ISO 14001:2015 - Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động

Điều khoản 9 của ISO 14001:2015 - Đánh giá kết quả hoạt động

Điều khoản 9 của ISO 14001:2015 Đánh giá kết quả hoạt động là tất cả về việc đo lường và đánh giá hệ thống quản lý môi trường của doanh nghiệp để đảm bảo rằng nó có hiệu quả và nó giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến. 

Doanh nghiệp sẽ cần phải xem xét những gì nên được đo lường, các phương pháp được sử dụng và khi nào dữ liệu nên được phân tích và báo cáo. Theo khuyến nghị chung, các tổ chức nên xác định thông tin họ cần để đánh giá hoạt động và hiệu quả môi trường. Sau khi  hệ thống quản lý môi trường được triển khai, ISO 14001 yêu cầu giám sát thường xuyên hệ thống cũng như đánh giá định kỳ.

Các cuộc đánh giá nội bộ sẽ cần được thực hiện và có một số “tiêu chí đánh giá” nhất định được xác định để đảm bảo rằng kết quả của các cuộc đánh giá này được báo cáo cho Ban Giám đốc có liên quan. Cuối cùng, các đánh giá của ban quản lý sẽ cần được thực hiện và “thông tin dạng văn bản” phải được lưu giữ làm bằng chứng.

9.1 Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

9.1.1 Tổng quan 

Tổ chức phải theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá kết quả hoạt động môi trường của mình. Tổ chức phải xác định những gì cần được giám sát và đo lường cũng như các phương pháp theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá để đảm bảo kết quả hợp lệ. Tổ chức phải xác định các tiêu chí dựa trên hoạt động của môi trường và các chỉ số thích hợp của nó sẽ được đánh giá.

Tổ chức cũng phải xác định khi nào việc giám sát và đo lường sẽ được thực hiện và khi nào các kết quả từ việc giám sát và đo lường sẽ được phân tích và đánh giá. Tổ chức phải đảm bảo rằng thiết bị giám sát và đo lường đã được hiệu chuẩn hoặc đã được kiểm định được sử dụng và bảo trì, nếu thích hợp.

Tổ chức cũng phải đánh giá kết quả hoạt động môi trường của mình và hiệu lực của hệ thống quản lý môi trường. Tổ chức phải truyền đạt thông tin về kết quả hoạt động môi trường có liên quan cả nội bộ và bên ngoài, như được xác định trong các quá trình truyền thông và theo yêu cầu của các nghĩa vụ tuân thủ. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về kết quả giám sát, phân tích đo lường và đánh giá.

Giải thích:

Giám sát theo nghĩa của ISO 14001 có nghĩa là tổ chức phải kiểm tra, xem xét, thanh tra và quan sát các hoạt động theo kế hoạch của mình để đảm bảo rằng chúng đang diễn ra như dự kiến. Giám sát thường có nghĩa là các quy trình vận hành có thể kiểm tra xem điều gì đó đang diễn ra như dự kiến ​​hoặc kế hoạch.

Ở một số khía cạnh, các quy trình đánh giá giải quyết vấn đề này, nhưng các thủ tục kiểm soát hoạt động cũng sẽ được áp dụng. Do đó, nếu một cơ quan kiểm soát hoạt động tuyên bố rằng các cuộc đánh giá vệ sinh sẽ diễn ra hai lần mỗi tuần thì đây là một quá trình giám sát, tức là địa điểm được kiểm tra hàng tuần để tìm "các phương pháp quản lý tốt". 

Đo lường có nghĩa là quy mô hoặc độ lớn của một sự kiện được đo lường, tính toán hoặc ước tính với một giá trị số được ấn định. Điều này có thể bao gồm các quy trình cân lượng chất thải; lượng khí đốt hoặc điện tiêu thụ mỗi tuần, đo mức độ tiếng ồn tại ranh giới khu vực, v.v. Ngoài ra, bất kỳ thiết bị nào được sử dụng để tính toán hoặc ước tính những con số đó phải được hiệu chỉnh phù hợp để đạt được mức độ tin cậy cao rằng những con số thực sự là đại diện đúng sự thật. Theo dõi và đo lường giúp bạn:

• Đánh giá kết quả hoạt động môi trường;
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề;
• Đánh giá sự tuân thủ các yêu cầu pháp lý;
• Xác định các khu vực cần hành động khắc phục;
• Cải thiện hiệu suất và tăng hiệu quả.

9.1.2 Đánh giá sự tuân thủ

Sau khi nghĩa vụ Tuân thủ đã được xác định, tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì các quá trình cần thiết để đánh giá việc thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của mình. Tổ chức phải xác định tần suất đánh giá sự tuân thủ, hành động được thực hiện từ việc đánh giá sự tuân thủ và duy trì kiến ​​thức và hiểu biết về tình trạng tuân thủ của mình. Tổ chức cần lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả đánh giá sự tuân thủ.

Giải thích:

Khi bạn đã xác định Nghĩa vụ Tuân thủ của mình, bây giờ bạn phải đánh giá việc Tuân thủ của mình. Tại đây, bạn phải lập kế hoạch và thực hiện một quy trình để đánh giá xem bạn có đáp ứng các yêu cầu pháp lý áp dụng cho bạn như đã xác định ở trên hay không. Quá trình này cần bao gồm:

• Tần suất đánh giá tuân thủ
• Đánh giá sự tuân thủ và thực hiện hành động
• Duy trì trạng thái tuân thủ của bạn

9.2 Đánh giá nội bộ

9.2.1 Yêu cầu chung

Tổ chức phải thực hiện đánh giá nội bộ theo định kỳ để cung cấp thông tin về việc liệu hệ thống quản lý môi trường có phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 14001, các yêu cầu riêng đối với hệ thống quản lý môi trường của mình hay không và cũng để kiểm tra xem hệ thống quản lý môi trường có được thực hiện hiệu quả hay không và được duy trì.

9.2.2 Chương trình đánh giá nội bộ

Tổ chức phải thiết lập, thực hiện và duy trì chương trình đánh giá nội bộ, bao gồm tần suất, phương pháp, trách nhiệm, các yêu cầu lập kế hoạch và báo cáo các cuộc đánh giá nội bộ của mình. Khi thiết lập chương trình kiểm toán nội bộ. tổ chức phải xem xét tầm quan trọng về môi trường của các quá trình liên quan, những thay đổi ảnh hưởng đến tổ chức và kết quả của các cuộc đánh giá trước đó.

Tổ chức phải xác định các tiêu chí đánh giá. và phạm vi cho mỗi cuộc kiểm toán. Tổ chức phải lựa chọn đánh giá viên và thực hiện đánh giá để đảm bảo tính khách quan và công bằng của quá trình đánh giá. Tổ chức phải đảm bảo rằng kết quả của các cuộc đánh giá được báo cáo cho ban lãnh đạo có liên quan. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về việc thực hiện chương trình đánh giá và kết quả đánh giá.

Giải thích:

Đánh giá nội bộ luôn là yếu tố quan trọng của ISO 14001 trong việc giúp đánh giá tính hiệu quả của hệ thống quản lý môi trường. Một chương trình đánh giá cần được thiết lập để đảm bảo rằng tất cả các quá trình đều được đánh giá ở tần suất cần thiết, trọng tâm là những quá trình quan trọng nhất đối với doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng các cuộc đánh giá nội bộ là nhất quán và xuyên suốt, cần xác định mục tiêu và phạm vi rõ ràng cho mỗi cuộc đánh giá. Điều này cũng sẽ hỗ trợ việc lựa chọn đánh giá viên để đảm bảo tính khách quan và công bằng. 

Để có được kết quả tốt nhất, đánh giá viên phải có kiến ​​thức chuyên môn về những gì sẽ được đánh giá, nhưng ban lãnh đạo phải hành động dựa trên kết quả đánh giá. Điều này thường được giới hạn ở hành động khắc phục liên quan đến bất kỳ sự không phù hợp nào được phát hiện, nhưng cũng cần phải xem xét các nguyên nhân cơ bản và các hành động rộng rãi hơn để giảm thiểu hoặc loại bỏ rủi ro. Các hoạt động tiếp theo cần được thực hiện để đảm bảo rằng hành động được thực hiện từ kết quả của cuộc đánh giá là có hiệu quả.

Đánh giá EMS có thể được định nghĩa là “Một quá trình xác minh có hệ thống và được lập thành văn bản nhằm thu thập và đánh giá các bằng chứng một cách khách quan để xác định xem liệu hệ thống quản lý môi trường của tổ chức có phù hợp với các tiêu chí đánh giá hệ thống quản lý môi trường do tổ chức đặt ra hay không và để thông báo kết quả của quá trình này cho ban quản lý.

Khi tổ chức của bạn đã thiết lập EMS, việc xác minh việc triển khai hệ thống sẽ rất quan trọng. Để xác định và giải quyết các thiếu sót EMS, bạn phải chủ động tìm kiếm chúng. Trong một tổ chức nhỏ, đánh giá có liên quan đặc biệt vì các nhà quản lý thường gần gũi với công việc đến mức họ có thể không nhìn thấy các vấn đề hoặc thói quen xấu đã phát triển. Đánh giá EMS định kỳ sẽ xác định xem tất cả các yêu cầu của EMS có được thực hiện theo cách thức cụ thể hay không.

Các kết quả kiểm tra EMS của bạn phải được liên kết với hệ thống hành động khắc phục. Mặc dù chúng có thể tốn nhiều thời gian, nhưng việc kiểm tra EMS rất quan trọng đối với hiệu quả của EMS. Việc xác định có hệ thống và báo cáo các thiếu sót EMS cho cấp quản lý mang lại cơ hội tuyệt vời để duy trì sự tập trung của quản lý vào môi trường, cải thiện EMS và đảm bảo hiệu quả về chi phí.

9.3 Xem xét của lãnh đạo 

Lãnh đạo cao nhất phải xem xét hệ thống quản lý môi trường của tổ chức, theo các khoảng thời gian đã được lên kế hoạch, để đảm bảo tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả liên tục của nó. Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm việc xem xét tình trạng của các hành động từ các lần xem xét trước của ban quản lý. 

Tổ chức cũng phải bao gồm những thay đổi về các vấn đề bên ngoài và bên trong có liên quan đến hệ thống quản lý môi trường, nhu cầu và mong đợi của các bên quan tâm, bao gồm cả các nghĩa vụ tuân thủ; các khía cạnh môi trường quan trọng của nó; rủi ro và cơ hội; mức độ đạt được các mục tiêu môi trường. Việc xem xét của ban lãnh đạo phải xem xét sự đầy đủ của các nguồn lực và thông tin liên lạc từ các bên quan tâm, bao gồm cả các khiếu nại. Việc xem xét của lãnh đạo phải bao gồm thông tin về kết quả hoạt động môi trường của tổ chức, bao gồm cả các xu hướng:

• Sự không phù hợp và các hành động khắc phục;
• Kết quả quan trắc và đo lường;
• Thực hiện các nghĩa vụ tuân thủ của mình;
• Kết quả đánh giá.

Tổ chức cũng phải xem xét để cải tiến liên tục. Tổ chức phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về kết quả xem xét của lãnh đạo.

Giải thích:

Việc xem xét của ban quản lý phải ở cấp cao và không cần phải là một đánh giá đầy đủ về thông tin chi tiết. Các chủ đề đánh giá quản lý không cần phải được giải quyết cùng một lúc. Việc xem xét có thể diễn ra trong một khoảng thời gian và có thể là một phần của các hoạt động quản lý được lên lịch thường xuyên, chẳng hạn như các cuộc họp hội đồng quản trị hoặc hoạt động; nó không cần phải là một hoạt động riêng biệt. 

Các khiếu nại liên quan nhận được từ các bên quan tâm được lãnh đạo cao nhất xem xét để xác định cơ hội cải tiến. “Tính phù hợp” là cách hệ thống quản lý môi trường phù hợp với tổ chức hoạt động, văn hóa và hệ thống kinh doanh của nó. “Tính đầy đủ” đề cập đến việc liệu nó có đáp ứng các yêu cầu của ISO 14001:2015 và được thực hiện một cách thích hợp hay không. “Hiệu quả” đề cập đến việc nó có đạt được kết quả mong muốn hay không.

Đánh giá của ban quản lý là chìa khóa để cải tiến liên tục và đảm bảo rằng EMS sẽ tiếp tục đáp ứng nhu cầu của tổ chức theo thời gian. Đánh giá của ban quản lý cũng mang lại cơ hội tuyệt vời để duy trì EMS của bạn hiệu quả và tiết kiệm chi phí. 

Tiêu chuẩn ISO 14001:2015 đưa ra những yêu cầu đối với tổ chức trong việc xem xét quản lý và những tiêu chí đầu vào và đầu ra nào cần được đáp ứng để thể hiện cam kết của tổ chức trong việc cải tiến liên tục. 

Trên đây là những điều cần biết về ISO 14001:2015 - Điều khoản 9: Đánh giá kết quả hoạt động giúp doanh nghiệp hiểu rõ và áp dụng thành công hệ thống quản lý môi trường.