Mẫu báo cáo đánh giá nội bộ

Mẫu báo cáo đánh giá nội bộ

Hoạt động đánh giá nội bộ sẽ được các đơn vị, doanh nghiệp tổ chức định kỳ. Tùy theo mục đích chính của mỗi cuộc đánh giá sẽ có sự khác nhau giữa kế hoạch đánh giá, thành phần tham gia hay tiêu chuẩn đánh giá.

Đối với các đơn vị, doanh nghiệp chưa đạt tiêu chuẩn ISO thì hoạt động đánh giá nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp tự đánh giá mức độ áp dụng hệ thống quản lý chất lượng. Xem xét tình hình hiện tại, doanh nghiệp, đơn vị đã có thể đề xuất cấp chứng nhận áp dụng thành công các tiêu chuẩn quản lý, sản xuất,… được chưa.

Đối với các đơn vị, doanh nghiệp đã đạt được các chứng nhận từ tổ chức chứng nhận, hoạt động đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp xem xét thực trạng duy trì các tiêu chuẩn như thế nào. Đánh giá nội bộ còn có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hệ thống quản lý chất lượng, đề nghị cấp xét các chứng nhận cao hơn khi doanh nghiệp nhận thấy đã thực hiện đúng và đủ.

Thông qua việc đánh giá nội bộ, doanh nghiệp sẽ cải tiến và dần tối ưu hóa hệ thống quản lý

Nhìn chung, quá trình đánh giá nội bộ giúp mọi đơn vị, doanh nghiệp bám sát tình hình hoạt động, kịp thời phát hiện các lỗ hổng và nhanh chóng tiến hành sửa chữa, cải tiến. Nhờ đó, đơn vị, doanh nghiệp rút ngắn được thời gian hoàn thiện bộ máy quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ, đáp ứng tốt nhu cầu của khác hàng, đồng thời nâng cao lợi nhuận cho đơn vị, doanh nghiệp.

ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ LÀ GÌ?

Đo lường hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng là cơ sở cho các hoạt động duy trì và cải tiến nâng cao hiệu quả hệ thống quản lý doanh nghiệp. ISO 9001:2015 yêu cầu các Doanh nghiệp phải thực hiện đánh giá nội bộ hệ thống đã được xây dựng (bao gồm cả các doanh nghiệp đã được chứng nhận hoặc chưa chứng nhận). Bên cạnh đó, hoạt động đánh giá còn cung cấp cho Ban Lãnh đạo các bằng chứng khách quan về hệ thống để phục vụ cho các hoạt động quản lý, điều hành.

Đánh giá nội bộ là một hoạt động tổng hợp đòi hỏi nhiều kỹ năng và kỹ thuật: Từ việc lập kế hoạch đánh giá, đánh giá tại chỗ, viết các báo cáo đánh giá, tìm kiếm các bằng chứng đánh giá thông qua tra cứu hồ sơ, phỏng vấn, thấu hiểu các chuẩn mực đánh giá…  vì vậy, Doanh nghiệp cần có đội ngũ đánh giá viên có đủ năng lực và được đào tạo.

>>Xem thêm bài viết: Đào tạo chuyên gia đánh giá nội bộ

Như vậy, bài viết này sẽ hướng dẫn cho bạn thông tin để có thể viết một báo cáo đánh giá nội bộ

XÁC ĐỊNH PHẠM VI VÀ MỤC TIÊU CỦA ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ:

Việc xác định phạm vi cuộc đánh giá nội bộ và mục tiêu của đánh giá nội bộ là điều đầu tiên nhưng vô cùng quan trọng. 

>>Xem thêm bài viết: Mẫu kế hoạch đánh giá nội bộ ISO 9001:2015 

Nếu tổ chức áp dụng hệ thống quản lý đề cập đến nhiều tiêu chuẩn hệ thống quản lý với các yêu cầu tương tự, thì có thể hữu ích khi tiến hành các cuộc đánh giá kết hợp (ví dụ đối với hệ thống quản lý tích hợp hay kết hợp) để giảm sự dư thừa. 

Ví dụ:

  • Phạm vi đánh giá: Đánh giá nội bộ hoạt động Thu mua, Xuất nhập kho, Sản xuất, Kiểm tra chất lượng Nhà máy số 1 công ty XYZ (Sản xuất Màng bọc chất liệu PE, chai PET, dụng cụ bằng nhựa PE)
  • Mục tiêu đánh giá: Xem xét sự áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng và Hệ thống quản lý môi trường.

Trên cơ sở đó, đoàn chuyên gia đánh giá nội bộ phân công nhiệm vụ làm việc với các phòng ban, bộ phận cụ thể có liên quan đến phạm vi đánh giá xem xét các bằng chứng đánh giá bao gồm Hồ sơ, việc trình bày thông qua phỏng vấn về sự kiện hay thông tin khác liên quan tới các hoạt động, chuẩn mực đánh giá. 

CÂU HỎI MẪU QUÁ TRÌNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Điều khoản theo tiêu chuẩn

Câu hỏi

Bằng chứng đánh giá

Đánh giá

Hoạt động thu mua, xuất nhập kho

8.4.2

Tổ chức có thủ tục lựa chọn, đánh giá, phê duyệt và quản lý nhà cung cấp không?

   

8.4.2

Có hệ thống định kỳ chấm điểm nhà cung cấp (xếp hạng) thông qua các tiêu chí về chất lượng, giao hàng đúng hạn, năng lực cung ứng (mỗi tháng, mỗi quí hoặc mỗi năm) không?

   

8.4.3

Tổ chức có lập danh sách các nhà cung cấp đã được duyệt không?

   

8.4.3

Có phải Tổ chức chỉ mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp đã đủ tiêu chuẩn không?

   

8.4.3

Tổ chức có lập các tiêu chuẩn kỹ thuật/tiêu chuẩn chất lượng đối với nguyên vật liệu không? Có hệ thống thông tin cho nhà cung cấp các yêu cầu kỹ thuật/chất lượng này khi đặt hàng hoặc khi có sự thay đổi không? Các yêu cầu về kiểm tra độ tin cậy có được xác định trong tiêu chuẩn không?

   

8.5.1

Tổ chức có thực hiện kiểm tra chất lượng nguyên liệu đầu vào thông qua việc kiểm tra nội bộ hoặc thông qua các phòng thí nghiệm bên ngoài nhằm đảm bảo nguyên liệu đạt các tiêu chuẩn đã đề ra không? Có hướng dẫn kiểm tra và kế hoạch lấy mẫu cho tất cả các nguyên vật liệu hay không?

   

8.5.1

Các hồ sơ kiểm tra đầu vào có được lưu giữ đầy đủ không?

   

8.5.1

Ánh sáng/độ ẩm/nhiệt độ… có được kiểm soát trong kho lưu giữ đối với các vật liệu nhạy cảm với môi trường không?

   

8.5.1

Hệ thống FIFO cho nguyên vật liệu hay không?

   

8.5.2

Hệ thống tem nhãn đối với hàng tồn kho có hợp lý không? (được văn bản hóa, có thông tin truy vết, có barcode,…)

   

8.5.4

Các hồ sơ xuất nhập nguyên vật liệu, thành phẩm có được ghi chép và lưu trữ cho việc truy vết không?

   

Hoạt động sản xuất

8.5.1

Tổ chức có qui trình đảm bảo các tiêu chuẩn của khách hàng và yêu cầu kỹ thuật luôn luôn sẵn sàng cho nhân viên sản xuất sử dụng không?

   

8.5.1

Nhân viên sản xuất có được đào tạo/chứng nhận để thực hiện tốt các công việc được giao hay không? Hồ sơ đào tạo có được lưu giữ làm bằng chứng không?

   

8.5.1

Có qui trình đánh giá thực tế chất lượng công việc của các công nhân đã qua đào tạo nhằm đảm bảo họ thực hiện đúng như hướng dẫn không?

   

8.5.1

Các thiết bị sản xuất, theo dõi, đo lường, và hệ thống kiểm nghiệm phù hợp có được xác định và sử dụng cho các quá trình không?

   

8.5.1

Tình trạng linh kiện/ vật liệu/ bán thánh phẩm/thành phẩm có được nhận diện/ kiểm soát một cách rõ ràng xuyên suốt qui trình sản xuất nhằm ngăn ngừa lẫn lộn không?

   

8.5.1

Có thủ tục ngừng máy/ngừng sản xuất và thủ tục có xác định người có thẩm quyền quyết định ngừng sản xuất không? Có thực hiện kiểm tra mẫu đầu tiên trước khi khởi động lại máy/dây chuyền sản xuất không?

   

8.5.1

Hướng dẫn đóng gói có sẵn sàng ở khu vực đóng gói không? Các tiêu chí đóng gói có đạt yêu cầu của khách hàng không?

   

Hoạt động kiểm tra chất lượng

9.1.1

Có hệ thống kiểm soát chất lượng bằng thống kê (SPC) cho các qui trình sản xuất quan trọng không? Có bất kỳ hành động được thực hiện nếu quá trình ngoài tầm kiểm soát không?

   

9.1.1

Công đoạn kiểm tra thành phẩm có được thực hiện hoặc được giám sát  bởi bộ phận QA không?

   

9.1.1

Tiêu chuẩn ngoại quan/cách phân định có được kiểm soát dưới dạng văn bản, mẫu đối chứng (thẻ màu) và/hoặc mẫu thực tế không?

   

9.1.1

Nhà máy có và sử dụng các thiết bị/công cụ phù hợp để kiểm tra thành phẩm/OQC không? Việc sử dụng các thiết bị/công cụ này có được thực hiên đúng cách không?

   

9.1.1

Hồ sơ kiểm tra OQC có xác định được việc kiểm tra đã đủ căn cứ/bằng chứng/quyền để phê duyệt (phát hành) thành phẩm không?

   

GHI CHÉP BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

Sau khi ghi nhận các phát hiện, trưởng đoàn đánh giá tổng hợp các báo cáo của từng thành viên đoàn đánh giá và ghi chép vào báo cáo đánh giá nội bộ. Trưởng đoàn đánh giá có thể chấp nhận hoàn toàn các báo cáo phát hiện của các đánh giá viên. Hoặc, trưởng đoàn đánh giá cũng có thể loại bỏ các sự không phù hợp hoặc xếp loại mức độ sự không phù hợp của các thành viên. Đây là biên bản có tính chất xác nhận cuối cùng để xem xét thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa hoặc cải tiến

BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ

  1. Mục đích:

Xem xét sự áp dụng và duy trì Hệ thống quản lý chất lượng và Hệ thống quản lý môi trường

  1. Phạm vi:

Đánh giá nội bộ hoạt động Thu mua, Xuất nhập kho, Sản xuất, Kiểm tra chất lượng Nhà máy số 1 công ty XYZ (Sản xuất Màng bọc chất liệu PE, chai PET, dụng cụ bằng nhựa PE)

  1. Tài liệu sử dụng để đánh giá
  • Tiêu chuẩn ISO 9001:2015
  • Tiêu chuẩn ISO 14001:2015
  • Toàn bộ quy trình hệ thống
  1. Những đơn vị được đánh giá
  • Bộ phận mua hàng, bộ phận kho, bộ phận sản xuất, bộ phận kiểm tra chất lượng
  1. Đoàn đánh giá
  • Nguyễn Văn A Trưởng đoàn
  • Lê Thị B Thành viên
  • Trần Công C Thành viên
  1. Kết quả đánh giá
  • Số điểm không phù hợp: 02
  • Số điểm khuyến nghị cải tiến: 02
 

STT

Mô tả

Người phát hiện

Chuẩn mực

Mức độ KPH

1

Bộ phận mua hàng mua hạt nhựa PE và hạt màu từ 03 nhà cung cấp chưa được đánh giá nhà cung cấp và không có trong danh sách nhà cung cấp được phê duyệt

Lê Thị B

Quy trình mua hàng và đánh giá nhà cung cấp SOP-PA-05

Sự KPH nhẹ

2

Máy kéo màng mã hiệu PN02031 không có hồ sơ bảo dưỡng bảo trì, sửa chữa

Nguyễn Văn A

Quy trình quản lý máy móc thiết bị

Sự KPH nhẹ

3

Bổ sung thêm các bảng thông số vận hành máy cho sản phẩm muỗng, nĩa nhựa vào bảng thông số kỹ thuật vận hành máy ép mã hiệu KQL99521

Nguyễn Văn A

Bảng thông số kỹ thuật vận hành máy ép

Khuyến nghị cải tiến

4

Bổ sung thêm bảng hướng dẫn kiểm tra đối với hàng mẫu sản phẩm mới muỗng, nĩa nhựa vào bảng tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng thành phẩm

Trần Công C

Bảng tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng thành phẩm

Khuyến nghị cải tiến

  1. Kết luận:
  • Hệ thống quản lý chất lượng và môi trường đã vận hành theo các yêu cầu trong Sổ tay chất lượng và môi trường, đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015 và ISO 14001:2015
  • Các bộ phận đã tiếp cận được với các yêu cầu của tiêu chuẩn như quản lý rủi ro, cơ hội, xác định khía cạnh môi trường, đánh giá tuân thủ yêu cầu pháp luật…
  • Các quy trình của Công ty đang tiếp tục sửa đổi, cải tiến và hoàn thiện để phù hợp với bối cảnh hiện tại.

TỔNG KẾT

Trên đây là hướng dẫn sơ bộ cách thức tổ chức đánh giá nội bộ và ghi chép báo cáo nội bộ làm cơ sở đưa ra hành động khắc phục, cải tiến hệ thống đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Với đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm chuyên môn, kiến thức chuyên sâu, luôn làm việc với phong cách chuyên nghiệp hướng đến lợi ích của khách hàng, ISOCERT tự tin mang đến cho các doanh nghiệp khoá đào tạo nhận thức và chuyên gia đánh giá nội bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015 chất lượng hàng đầu Việt Nam.

> > Tham khảo thêm Khoá đào tạo nhận thức và đánh giá nội bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2015

 

Bài viết liên quan

icon messenger icon zalo icon phone
ajax-loader