Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 - ISOCERT

Trách nhiệm

Bước

Chi tiết

Biểu mẫu

Các phòng ban

Xác định các yêu cầu

Khi có các yêu cầu về việc soạn thảo, cung cấp, sửa đổi hoặc hủy bỏ tài liệu, phòng/ ban sẽ gửi Phiếu yêu cầu tài liệu đến Ban ISO để xem xét trước khi trình ký lên ban Giám đốc. Nếu có sự thay đổi của Giám đốc thì tài liệu sẽ được sửa đổi sao cho phù hợp.

Phiếu yêu cầu tài liệu

Người có thẩm quyền

Xem xét yêu cầu

Nếu phù hợp thì tiến hành xác nhận, thông báo cho đơn vị liên quan để bắt đầu soạn thảo, cung cấp, sửa đổi.

Nếu không phù hợp thì tiến hành trao đổi để bổ sung thêm thông tin hoặc kết thúc.

Phiếu yêu cầu tài liệu

Ban ISO

Trưởng phòng ban liên quan

Người được phân công soạn thảo

Soạn thảo/ sửa đổi

Ban ISO có trách nhiệm soạn thảo, bổ sung, sửa đổi tài liệu. Nếu tài liệu có liên quan đến nhiều phòng ban thì Giám đốc sẽ chỉ định một phòng ban soạn thảo, và các phòng ban khác tiến hành phối hợp cùng để cung cấp thông tin.

Người được phân công soạn thảo bắt đầu thu thập các thông tin và tiến hành phối hợp cùng các phòng ban liên quan để soạn thảo, bổ sung hoặc sửa đổi tài liệu.

Trưởng phòng có nhiệm vụ ký vào cột “Soạn thảo” trong phần trang bìa của tài liệu. Nếu có nhiều phòng ban thì nhân viên gửi các Trưởng phòng xem xét, sau đó ký xác nhận trước khi chuyển lên cho ban ISO.

Tài liệu được soạn thảo/sửa đổi

Ban ISO

Xem xét

Ban ISO bắt đầu tiến hành xem xét tính hệ thống, nếu:

Phù hợp: nếu phù hợp thì sẽ ký tên vào cột “xem xét” ở phần trang bìa của tài liệu, và sau đó thì chuyển lên ban Giám đốc xem xét và phê duyệt.

Chưa phù hợp: nếu hệ thống chưa phù hợp thì ban ISO tiến hành yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung lại.

Tài liệu được soạn thảo/sửa đổi

Giám đốc

Phê duyệt

Giám đốc sẽ tiến hành xem xét, nếu:

Phù hợp: Giám đốc sẽ ký tên vào cột “Phê duyệt” ở trang bìa của tài liệu, sau đó trả lại ban ISO.

Chưa phù hợp: Giám đốc trả lại, chỉnh sửa, bổ sung lại.

Tài liệu được soạn thảo/sửa đổi

Ban ISO

Phân phối- cập nhật

Nhân viên soạn thảo tài liệu có trách nhiệm gửi file mềm cho ban ISO.

Sau đó, ban ISO tiến hành cập nhật tài liệu mới lên mạng nội bộ của Công ty rồi thông báo bằng văn bản hoặc gửi mail cho các phòng ban để thực hiện.

Lưu ý, hạn chế gửi photo bản giấy cho các đơn vị và chỉ photo khi nào cần thiết. Ngoài ra, bản photo phải được ban ISO đóng dấu “KIỂM SOÁT” màu xanh lên trang bìa thì bản photo đó mới có hiệu lực để áp dụng.

Sau đó, cập nhật tài liệu mới soạn thảo/ sửa đổi vào Danh mục tài liệu nội bộ.

Danh mục tài liệu nội bộ

Các phòng ban

Nhận tài liệu

Sau khi các phòng ban nhận được thông báo ban hành tài liệu phải có trách nhiệm đọc kỹ và nội dung tài liệu mới ban hành. Sau đó, trưởng phòng ban có nhiệm vụ đảm bảo tất cả nhân viên trong bộ phận của mình áp dụng đúng tài liệu được ban hành.

Đối với tài liệu ban hành lại thì nhân viên có nhiệm vụ gửi bản cũ về cho ban ISO để hủy bỏ tất cả, và ban ISO này chỉ giữ lại 01 bản gốc tài liệu cũ.

Đối với các tài liệu nhận bằng bản photo thì các phòng ban phải cập nhật riêng vào file đựng tài liệu riêng.

Phiếu phân phối tài liệu

Các phòng ban

Kiểm soát tài liệu

Ban ISO phải đảm bảo rằng các tài liệu được cập nhật là các bộ mới nhất.

Các phòng ban có nhiệm vụ đọc và áp dụng đúng các tài liệu được lưu hành trong tổ chức.

Lưu ý, các phòng ban không được tự ý in ra, nếu muốn in ra phải báo cho ban ISO để tiến hành đóng dấu “kiểm soát” lên bản in để đảm bảo bản in được kiểm soát chặt chẽ.

Các phòng ban có nhiệm vụ lập “Danh mục tài liệu bên ngoài” đối với tài liệu bên ngoài. Sau đó, gửi về cho ban ISO kiểm soát.

Danh mục tài liệu nội bộ/ bên ngoài

Các phòng ban

Sử dụng tài liệu

Đối với tài liệu mới được ban hành thì ban ISO sẽ tiến hành hướng dẫn, phổ biến cho các phòng ban áp dụng. 

Trong quá trình áp dụng, nhân viên không được tự ý thay đổi, bổ sung thêm vào tài liệu để sử  dụng. Trường hợp nếu muốn góp ý để chỉnh sửa, bổ sung thì cần phải gửi Phiếu yêu cầu tài liệu về cho ban ISO để chỉnh sửa. 

Khi tài liệu mới được ban hành thì Ban ISO sẽ hướng dẫn, phố biến cho các phòng ban áp dụng, tùy vào một số tài liệu sẽ do Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn cho CBCNV trong phòng.

Phiếu yêu cầu tài liệu