Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 - ISOCERT

Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 là hành động chứng minh rằng các hoạt động về hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện theo yêu cầu của hệ thống và được áp dụng hiệu quả. Ngoài ra, việc kiểm soát hồ sơ giúp đảm bảo rằng những tài liệu này được xây dựng, đánh số, phê duyệt, kiểm tra, sao chép, sửa đổi và duy trì trước khi xuất bản.

quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015

Mục tiêu của quy trình kiểm soát tài liệu

Việc kiểm soát tài liệu hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 nhằm đảm bảo những mục đích sau:

a) Trao đổi thông tin

- Những phương tiện để truyền đạt và trao đổi thông tin

- Loại hình và quy mô phụ thuộc vào:

+ Mức độ chính thức của hệ thống trao đổi

+ Trình độ kỹ năng giao tiếp

+ Văn hóa của tổ chức

+ Bản chất của sản phẩm và quá trình

b) Bằng chứng của sự phù hợp

- Cung cấp bằng chứng về việc hoạch định và kết quả đạt được theo như hoạch định

c) Chia sẻ kiến thức

- Phổ biến và bảo tồn kiến thức, bí quyết của tổ chức:

+ Quy định kỹ thuật

+ Kỹ thuật sản xuất

Quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015

Việc kiểm soát tài liệu được thực hiện theo từng trách nhiệm của ban lãnh đạo, các phòng ban, và được thể hiện rất rõ ràng trong bảng dưới đây:

Trách nhiệm	Bước	Chi tiết	Biểu mẫu
Các phòng ban	Xác định các yêu cầu	Khi có các yêu cầu về việc soạn thảo, cung cấp, sửa đổi hoặc hủy bỏ tài liệu, phòng/ ban sẽ gửi Phiếu yêu cầu tài liệu đến Ban ISO để xem xét trước khi trình ký lên ban Giám đốc. Nếu có sự thay đổi của Giám đốc thì tài liệu sẽ được sửa đổi sao cho phù hợp.	Phiếu yêu cầu tài liệu
Người có thẩm quyền	Xem xét yêu cầu	Nếu phù hợp thì tiến hành xác nhận, thông báo cho đơn vị liên quan để bắt đầu soạn thảo, cung cấp, sửa đổi. Nếu không phù hợp thì tiến hành trao đổi để bổ sung thêm thông tin hoặc kết thúc.	Phiếu yêu cầu tài liệu
Ban ISO Trưởng phòng ban liên quan Người được phân công soạn thảo	Soạn thảo/ sửa đổi	Ban ISO có trách nhiệm soạn thảo, bổ sung, sửa đổi tài liệu. Nếu tài liệu có liên quan đến nhiều phòng ban thì Giám đốc sẽ chỉ định một phòng ban soạn thảo, và các phòng ban khác tiến hành phối hợp cùng để cung cấp thông tin. Người được phân công soạn thảo bắt đầu thu thập các thông tin và tiến hành phối hợp cùng các phòng ban liên quan để soạn thảo, bổ sung hoặc sửa đổi tài liệu. Trưởng phòng có nhiệm vụ ký vào cột “Soạn thảo” trong phần trang bìa của tài liệu. Nếu có nhiều phòng ban thì nhân viên gửi các Trưởng phòng xem xét, sau đó ký xác nhận trước khi chuyển lên cho ban ISO.	Tài liệu được soạn thảo/sửa đổi
Ban ISO	Xem xét	Ban ISO bắt đầu tiến hành xem xét tính hệ thống, nếu: Phù hợp: nếu phù hợp thì sẽ ký tên vào cột “xem xét” ở phần trang bìa của tài liệu, và sau đó thì chuyển lên ban Giám đốc xem xét và phê duyệt. Chưa phù hợp: nếu hệ thống chưa phù hợp thì ban ISO tiến hành yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung lại.	Tài liệu được soạn thảo/sửa đổi
Giám đốc	Phê duyệt	Giám đốc sẽ tiến hành xem xét, nếu: Phù hợp: Giám đốc sẽ ký tên vào cột “Phê duyệt” ở trang bìa của tài liệu, sau đó trả lại ban ISO. Chưa phù hợp: Giám đốc trả lại, chỉnh sửa, bổ sung lại.	Tài liệu được soạn thảo/sửa đổi
Ban ISO	Phân phối- cập nhật	Nhân viên soạn thảo tài liệu có trách nhiệm gửi file mềm cho ban ISO. Sau đó, ban ISO tiến hành cập nhật tài liệu mới lên mạng nội bộ của Công ty rồi thông báo bằng văn bản hoặc gửi mail cho các phòng ban để thực hiện. Lưu ý, hạn chế gửi photo bản giấy cho các đơn vị và chỉ photo khi nào cần thiết. Ngoài ra, bản photo phải được ban ISO đóng dấu “KIỂM SOÁT” màu xanh lên trang bìa thì bản photo đó mới có hiệu lực để áp dụng. Sau đó, cập nhật tài liệu mới soạn thảo/ sửa đổi vào Danh mục tài liệu nội bộ.	Danh mục tài liệu nội bộ
Các phòng ban	Nhận tài liệu	Sau khi các phòng ban nhận được thông báo ban hành tài liệu phải có trách nhiệm đọc kỹ và nội dung tài liệu mới ban hành. Sau đó, trưởng phòng ban có nhiệm vụ đảm bảo tất cả nhân viên trong bộ phận của mình áp dụng đúng tài liệu được ban hành. Đối với tài liệu ban hành lại thì nhân viên có nhiệm vụ gửi bản cũ về cho ban ISO để hủy bỏ tất cả, và ban ISO này chỉ giữ lại 01 bản gốc tài liệu cũ. Đối với các tài liệu nhận bằng bản photo thì các phòng ban phải cập nhật riêng vào file đựng tài liệu riêng.	Phiếu phân phối tài liệu
Các phòng ban	Kiểm soát tài liệu	Ban ISO phải đảm bảo rằng các tài liệu được cập nhật là các bộ mới nhất. Các phòng ban có nhiệm vụ đọc và áp dụng đúng các tài liệu được lưu hành trong tổ chức. Lưu ý, các phòng ban không được tự ý in ra, nếu muốn in ra phải báo cho ban ISO để tiến hành đóng dấu “kiểm soát” lên bản in để đảm bảo bản in được kiểm soát chặt chẽ. Các phòng ban có nhiệm vụ lập “Danh mục tài liệu bên ngoài” đối với tài liệu bên ngoài. Sau đó, gửi về cho ban ISO kiểm soát.	Danh mục tài liệu nội bộ/ bên ngoài
Các phòng ban	Sử dụng tài liệu	Đối với tài liệu mới được ban hành thì ban ISO sẽ tiến hành hướng dẫn, phổ biến cho các phòng ban áp dụng. Trong quá trình áp dụng, nhân viên không được tự ý thay đổi, bổ sung thêm vào tài liệu để sử dụng. Trường hợp nếu muốn góp ý để chỉnh sửa, bổ sung thì cần phải gửi Phiếu yêu cầu tài liệu về cho ban ISO để chỉnh sửa. Khi tài liệu mới được ban hành thì Ban ISO sẽ hướng dẫn, phố biến cho các phòng ban áp dụng, tùy vào một số tài liệu sẽ do Trưởng phòng ban chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn cho CBCNV trong phòng.	Phiếu yêu cầu tài liệu

chứng nhận ISO 9001

Hình ảnh: Mẫu giấy chứng nhận ISO 9001

chứng nhận ISO 9001

Trên đây là quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001:2015 để đảm bảo rằng hệ thống chất lượng được tiến hành theo quy trình và được thực hiện có hiệu quả, các mục tiêu chất lượng do quản lý cấp cao đặt ra.

Nếu doanh nghiệp có nhu cầu đăng ký chứng nhận ISO 9001 hoặc chứng nhận sản phẩm hãy liên hệ tới hotline: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.

Tin tức liên quan

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 50015:2016 ISO 50015:2014 Hệ thống quản lý năng lượng

TCVN ISO 50015:2016 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 50002:2015 | ISO 50002:2014 Kiểm toán nâng cao năng lượng - Các yêu cầu

Tiêu chuẩn này đưa ra hướng dẫn áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý năng lượng (EnMS) theo TCVN ISO 50001:2012 (ISO 50001:2011) và hướng dẫn tổ chức sử dụng cách tiếp cận hệ thống nhằm cải tiến liên tục việc quản lý năng lượng và hiệu quả năng lượng. Tiêu chuẩn này không mang tính bắt buộc và mỗi tổ chức có thể xác định cách tiếp cận tốt nhất để đáp ứng các yêu cầu của TCVN ISO 50001:2012 (ISO 50001:2011).

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 50003:2015 | ISO 50003:2014

Bên cạnh các yêu cầu của ISO/IEC 17021-1:2015, tiêu chuẩn này quy định xác định các yêu cầu phản ánh lĩnh vực kỹ thuật cụ thể của hệ thống quản lý năng lượng (EnMS) cần thiết để đảm bảo hiệu lực của đánh giá và chứng nhận. Cụ thể là, tiêu chuẩn này đề cập các yêu cầu bổ sung cần thiết cho quá trình lập kế hoạch đánh giá, đánh giá chứng nhận lần đầu, việc tiến hành đánh giá tại chỗ, năng lực của chuyên gia đánh giá, thời lượng đánh giá EnMS và việc lấy mẫu nhiều địa điểm.

Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 50002:2015 | ISO 50002:2014 Kiểm toán năng lượng - các yêu cầu

TCVN ISO 50002:2015 do Ban kỹ thuật Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN/TC 176 Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.