Viết lại sổ tay tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 theo phiên bản mới 2015

Trong thông báo, hai tổ chức ISO và IAF nhấn mạnh từ ngày 15/09/2018, tất cả các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008  và môi trường ISO 14001:2004  phải được hoàn tất việc chuyển đổi sang phiên bản 2015.

Đây là hai tiêu chuẩn hàng đầu của tổ chức Tiêu chuẩn hoá quốc tế (ISO), mang lại lợi ích to lớn cho các tổ chức trong suốt 30 năm qua và hiện nay đã có hơn 1,3 triệu giấy chứng nhận đã được ban hành toàn cầu.

Phiên bản mới 2015 của cả hai tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 đều là những bước tiến lớn rất logic so với các phiên bản trước đây, đáp ứng yêu cầu cả hiện tại và tương lai của các tổ chức.

ISO 9001:2015 nhấn mạnh sự can dự của lãnh đạo vào hệ thống quản lý chất lượng, đưa vào nội dung tư duy dựa trên rủi ro và gắn chính sách, mục tiêu chất lượng vào các chiến lược của tổ chức.

Trong khi những thay đổi chính trong ISO 14001 về môi trường tập trung vào những vấn đề cốt lõi là bảo vệ môi trường, cải thiện kết quả hoạt động môi trường, tư duy về vòng đời sản phẩm và vai trò của lãnh đạo.

Thông báo nhấn mạnh rằng việc không hoàn thành việc chứng nhận chuyển đổi trong thời hạn đồng nghĩa với việc các giấy chứng nhận sẽ không còn hiệu lực. Điều này có thể ảnh hưởng tới việc cung cấp sản phẩm ra thị trường.

Thông báo của ISO và IAF về thời gian chuyển đổi Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 và ISO 14001:2004 sang phiên bản mới

Phiên bản mới có gì đặc biệt?

Cấu trúc phiên bản 2015 của hai tiêu chuẩn ISO 9001 và ISO 14001 đã hoàn toàn đổi mới để giống hệt nhau.

Cả hai tiêu chuẩn đều đặt trọng tâm vào tiếp cận quá trình như xưa, nhưng bây giờ nhấn mạnh thêm đến tiếp cận rủi ro và quy trình bánh xe Deming, còn được gọi là quy trình PDCA (Plan - Do - Check - Act: Quy hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động). Những điểm trọng tâm này thể hiện ở nội dung từ phần 4 đến phần 10 của hai tiêu chuẩn, sắp xếp để người sử dụng tiêu chuẩn có thể dễ dàng khai triển một cách có hệ thống bốn giai đoạn của bánh xe Deming.

Giai đoạn “Plan” được thể hiện bởi các phần:

+ 4 (Bối cảnh của tổ chức),

+ 5 (Lãnh đạo)

+ 6 (Quy hoạch).

Trong những phần tương ứng của Sổ tay chất lượng, doanh nghiệp mô tả hoạt động và mong đợi của các bên liên quan (stakeholder), chính sách, mục tiêu và quy cách đạt mục tiêu đó.

Giai đoạn “Do” được thể hiện ở những phần:

+ 7 (Phụ trợ)

+ 8 (Tác động)

Doanh nghiệp mô tả những gì sẽ làm để thực hiện những quy trình của mình.

Giai đoạn “Check” được thể hiện ở phần

+ 9 (Đánh giá hiệu năng).

Doanh nghiệp mô tả những việc phải làm để xác minh xem các mục tiêu mong đợi đã được đáp ứng đến đâu. Doanh nghiệp mô tả tổ chức của mình và quy trình để sản phẩm, dịch vụ, môi trường thiên nhiên và an toàn lao động liên tục được cải thiện.

Dù có hay không có chứng chỉ thích ứng với ISO thì các doanh nghiệp đã có Sổ tay chất lượng hay Sổ tay QSE (Quality, Safety and Environment: Chất lượng - An toàn và Môi trường), mà chúng tôi gọi tắt là sổ tay, đã quen điều hành theo quy trình PDCA rồi. Những doanh nghiệp khác cũng nên tập điều hành như vậy vì đây là quy trình rất hiệu nghiệm để kinh doanh có lãi bền vững.

Các doanh nghiệp dựa trên các tiêu chuẩn của ngành chuyên môn của mình thường được các cơ quan chứng nhận khuyến khích viết sổ tay theo cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001. Chúng tôi nghĩ đến doanh nghiệp trong nước thuộc các ngành hàng không (tiêu chuẩn ISO 9100), xe hơi (tiêu chuẩn ISO/TS 16946), thiết kế - xây dựng (tiêu chuẩn ISO 21500), công nghệ thông tin (tiêu chuẩn ISO 27001), giáo dục (tiêu chuẩn ISO 29990)...

Các doanh nghiệp này cũng nên nghĩ tới việc viết lại sổ tay theo cấu trúc của các tiêu chuẩn ISO 9001 hay ISO 14001, phiên bản 2015. Viết lại một sổ tay là dịp để các doanh nghiệp rà xét lại quy trình PDCA của mình. 

Các doanh nghiệp đã có chứng chỉ thích ứng với ISO hay được cấp chứng chỉ trước ngày công bố các phiên bản mới thì có thể tiếp tục dùng sổ tay theo phiên bản hiện hành cho tới ngày xin tái cấp chứng chỉ. Sau đó thì mọi doanh nghiệp đều phải thích ứng với các phiên bản mới.