Những nội dung cần biết về biên bản họp đánh giá nội bộ trong tổ chức

Sơ lược về đánh giá nội bộ

Theo ISO 9000:2015, đánh giá nội bộ là cuộc đánh giá của bên thứ nhất - do chính tổ chức, doanh nghiệp bạn tự thực hiện đánh giá nhằm xem xét các thủ tục và tài liệu có tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001 hay không và đánh giá quá trình, bao gồm việc kiểm tra các hoạt động kinh doanh thực tế so với tài liệu và tìm kiếm sự khác biệt.

Việc tiến hành đánh giá nội bộ có thể diễn ra đột xuất hoăc theo định kỳ phụ thuộc vào yêu cầu của ban lãnh đạo hoặc khi xảy ra sự không phù hợp, cần thực hiện đánh giá nội bộ để tìm ra nguyên nhân của việc phát sinh sự không phù hợp đó. Trong quá trình đánh giá nội bộ, chuyên gia đánh giá cần thực hiện một số thủ tục, hồ sơ, và biên bản họp đánh giá nội bộ chính là một phần không thể thiếu trong hồ sơ đánh giá nội bộ của doanh nghiệp.

Mẫu biên bản họp đánh giá nội bộ 

Hiện tại, biên bản họp đánh giá nội bộ chưa được quy định một form mẫu cụ thể tại bất kỳ văn bản nào. Do đó, khi đứng trên phương diện là người lập biên bản họp đánh giá nội bộ, bạn cần tham khảo nội dung sơ bộ ở các trang thông tin điện tử hoặc của một số tổ chức khác nhau sẽ thấy mỗi tổ chức sẽ có hình thức lập loại biên bản này khác nhau. 

Mẫu ví dụ biên bản họp đánh giá nội bộ

Nội dung biên bản họp đánh giá nội bộ

Tại sao cần lập biên bản họp đánh giá nội bộ? Và cách lập biên bản này như thế nào? Sau đây, chúng tôi xin chia sẻ đến quý bạn đọc nội dung và cách lập biên bản họp đánh giá nội bộ trong tổ chức.

Lập biên bản đánh giá nội bộ

Thứ nhất, bạn cần hiểu được tại sao cần lập biên bản họp đánh giá nội bộ? Biên bản họp đánh giá nội bộ chính là nhật ký ghi lại kết quả của toàn bộ quá trình đánh giá nội bộ, khi đọc biên bản này bạn sẽ nắm bắt được nội dung của quá trình đánh giá nội bộ đã được diễn ra như thế nào, mặc dù bạn không phải là người trực tiếp tham gia vào hoạt động đánh giá nội bộ đó.

Trong biên bản họp đánh giá nội bộ bao gồm các nội dung chính như sau

• Mục đích của cuộc đánh giá nội bộ,
• Phạm vi của cuộc đánh giá,
• Chuyên gia đánh giá nội bộ là những ai,
• Trong quá trình đánh giá nội bộ chuyên gia đã sử dụng những tài liệu nào,
• Những bộ phận nào được đánh giá,
• Kết quả của cuộc đánh giá là gì và kết luận chung của chuyên gia trưởng đoàn đánh giá đối với quá trình đánh giá nội bộ đã diễn ra.

Trong nội dung biên bản họp đánh giá nội bộ, phần mục đích phải được nêu đầu tiên, bởi vì nội dung này thể hiện được lý do tại sao lại diễn ra quá trình đánh giá nội bộ trước đó. Ví dụ với mục đích là để xem xét sự phù hợp của hệ thống quản lý chất lượng sau khi áp dụng ISO 9001:2015 hoặc đánh giá định kỳ hay để làm gì,v.v…

Sau khi đã nêu rõ được mục đích của chương trình đánh giá nội bộ, biên bản họp đánh giá nội bộ cũng cần chỉ rõ phạm vi cụ thể của chương trình đánh giá nội bộ. Phạm vi ở đây có thể là đánh giá nội bộ phòng quản lý chất lượng, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng và môi trường của công ty,…

Trong biên bản nhất định phải nêu được rõ ràng cụ thể đoàn chuyên gia đánh giá nội bộ gồm thành viên nào, ai là người giữ vai trò trưởng đoàn. Tiếp đó, trong biên bản này cũng cần thể hiện những bộ phận, phòng ban nào trong tổ chức sẽ được đánh giá, và đoàn chuyên gia đánh giá sẽ sử dụng tài liệu nào làm căn cứ đánh giá. Ví dụ như Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 về Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu hoặc Sổ tay doanh nghiệp,…

Một trong những phần không thể thiếu của biên bản họp đánh giá nội bộ chính là kết quả của cuộc đánh giá nội bộ đó. Đối với phần này cần nêu cụ thể từng bộ phận, phòng ban được đánh giá có những điểm nào chưa phù hợp, điểm nào chuyên gia khuyến cáo, và chuyên gia nào là người đưa ra những điểm không phù hợp và khuyến cáo đó. Kết quả của quá trình đánh giá nội bộ sẽ được nêu chi tiết và đầy đủ nhất ở phần này để làm căn cứ cho cuộc họp xem xét lãnh đạo tiếp theo, sau khi chương trình đánh giá nội bộ kết thúc.

Cuối cùng là đi đến phần kết luận của biên bản họp đánh giá nội bộ. Trong phần này, từ quá trình đánh giá nội bộ đã diễn ra, trưởng đoàn đánh giá sẽ đưa ra nhận xét và kết luận chung nhất đối với những bằng chứng mà chuyên gia đã thu thập được, ứng với đúng mục đích và phạm vi của buổi đánh giá đã nêu ra lúc đầu để các bộ phận, phòng ban nắm được sự không phù hợp của chính phòng ban mình, xem xét tìm ra nguyên nhân và từ đó thực hiện khắc phục, sữa lỗi, đề xuất các biện pháp cải tiến.

Trên đây là những nội dung cần biết về biên bản họp đánh giá nội bộ trong tổ chức, ISOCERT hy vọng chia sẻ này sẽ hữu ích với quý bạn đọc. Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hay thắc mắc gì cần giải đáp, hãy để lại bình luận phía dưới bài viết này hoặc có thể liên lạc với chúng tôi qua hotline 0976389199.