Điều chỉnh các mục tiêu chất lượng của QMS với định hướng chiến lược của công ty

Một trong những khái niệm mới đã được đưa vào phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001:2015 là Hệ thống quản lý chất lượng (QMS) của một công ty cần bao gồm sự hiểu biết và phù hợp với định hướng chiến lược của công ty. Định hướng chiến lược của công ty được đưa ra bốn lần trong các yêu cầu của ISO 9001:2015 liên quan đến việc hiểu bối cảnh của tổ chức, đảm bảo chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng phù hợp với định hướng chiến lược, xác minh rằng chính sách chất lượng hỗ trợ cho định hướng chiến lược, và xác nhận rằng việc xem xét của lãnh đạo sẽ kiểm tra rằng Hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với định hướng chiến lược hay không. Đối với bài viết này, chúng tôi tập trung vào việc làm thế nào để các mục tiêu chất lượng phù hợp với định hướng chiến lược, nhưng điều quan trọng cần lưu ý là có những sự phù hợp khác cần thiết trong các yêu cầu của ISO 9001:2015.

Vì vậy, điều này có ý nghĩa gì đối với bạn và công ty của bạn?

Ảnh minh họa

Định hướng chiến lược là gì?

"Định hướng chiến lược" đề cập đến các hành động bạn đang thực hiện để đạt được các mục tiêu của chiến lược tổ chức của bạn. Định hướng chiến lược của bạn bao gồm các kế hoạch và hành động bạn đã thực hiện để hướng tới tầm nhìn tương lai này cho công ty của bạn.

Bạn có biết định hướng chiến lược của mình không?

Đây có vẻ là một câu hỏi không cần thiết, nhưng bạn đã biết định hướng chiến lược của công ty mình chưa? Nếu vậy, có phải tất cả những người đang tạo ra các mục tiêu chất lượng đều biết được định hướng chiến lược không? Bạn đã ghi lại định hướng chiến lược như thế nào để có thể hiểu và sử dụng nó? Có thể ngạc nhiên là nhiều công ty đã không suy nghĩ thấu đáo về định hướng chiến lược của mình, ít ghi lại nó theo cách có thể sử dụng được. Vậy, định hướng chiến lược là gì?

"Định hướng chiến lược" đề cập đến các hành động bạn đang thực hiện để đạt được các mục tiêu của chiến lược tổ chức của bạn. Một số công ty sử dụng “tuyên bố tầm nhìn” hoặc “tuyên bố sứ mệnh” để xác định vị trí mà công ty muốn trở thành, nhưng tóm lại, tuyên bố này là một cách để công ty đặt ra định hướng mà công ty muốn đi và xác định những gì công ty muốn trong tương lai. Định hướng chiến lược của bạn bao gồm các kế hoạch và hành động bạn đã thực hiện để hướng tới tầm nhìn tương lai này cho công ty của bạn.

Toàn bộ các bài báo có thể được viết bằng cách sử dụng các tuyên bố tầm nhìn và tuyên bố sứ mệnh, cũng như thực hiện các chiến lược của công ty, nhưng rõ ràng rằng có một tuyên bố chỉ là bước đầu tiên trong định hướng chiến lược của bạn. Làm thế nào để các mục tiêu chất lượng hoạt động với chiến lược công ty của bạn để đưa công ty bạn đi theo định hướng chiến lược?

Bạn sử dụng các mục tiêu chất lượng như thế nào để hướng tới định hướng chiến lược của mình?

Vì vậy, nếu định hướng chiến lược của bạn là tập hợp các kế hoạch và hành động mà bạn đang thực hiện để đạt được tầm nhìn tổng thể, tại sao bạn không sử dụng các mục tiêu chất lượng như một trong những cách bạn thực hiện định hướng chiến lược trong công ty? Vì mục tiêu chất lượng của bạn là những tuyên bố mục tiêu được sử dụng để cải tiến liên tục và sẽ có những kế hoạch được tạo ra để đạt được chúng, chúng vốn được thiết kế để tương thích với những cải tiến bạn cần thực hiện để đạt được tầm nhìn tổng thể của công ty.

Ví dụ về cách điều này có thể hoạt động như sau:

• Tuyên bố sứ mệnh: Công ty XYZ sẽ giúp các nhà sản xuất phụ tùng cải tiến thiết bị đo lường cơ khí và dịch vụ hiệu chuẩn phụ tùng.
• Mục tiêu Chất lượng: Công ty XYZ sẽ giảm lỗi hiệu chuẩn trên thiết bị của khách hàng từ 6% đến 4% trong vòng 8 tháng tới.

Sau đó, bạn sẽ có một kế hoạch để giảm các lỗi hiệu chuẩn và làm cho mục tiêu chất lượng này xảy ra và làm như vậy, công việc của bạn để đạt được mục tiêu chất lượng cũng sẽ là công việc theo định hướng chiến lược của bạn đối với tầm nhìn công ty của bạn về việc giúp đỡ các nhà sản xuất phụ tùng trong quá trình hiệu chuẩn của bạn các dịch vụ. Các cải tiến chất lượng của bạn, được thúc đẩy bởi các mục tiêu chất lượng, phù hợp với định hướng chiến lược của bạn để đáp ứng tầm nhìn tổng thể của công ty.

Nếu công ty chúng ta không có định hướng chiến lược thì sao?

Nếu bạn là một trong những công ty vẫn chưa lo lắng về việc xác định và ghi lại tầm nhìn và định hướng chiến lược của công ty mình, thì bây giờ là lúc để làm điều đó. Khi bạn đang triển khai ISO 9001:2015 hoặc nếu bạn đang chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015, việc có một sứ mệnh hoặc tầm nhìn tổng thể cho công ty của bạn là rất quan trọng để thực hiện thành công các yêu cầu QMS mới. Nếu không có tầm nhìn tổng thể, bạn sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh rằng chính sách chất lượng, mục tiêu chất lượng và đánh giá của ban quản lý có phù hợp với định hướng chiến lược của bạn.

Để biết thêm thông tin về việc thực hiện chuyển đổi từ ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015, hãy xem bài viết này về Cách thực hiện chuyển đổi từ bản sửa đổi ISO 9001:2008 sang bản sửa đổi năm 2015.

>> Xem thêm bài viết: Chứng nhận ISO 9001 - Hệ thống quản lý chất lượng 

Trên thực tế, bắt đầu từ việc xác định tầm nhìn của bạn có thể là một cách nữa để đảm bảo rằng Hệ thống quản lý chất lượng mang lại lợi tức đầu tư tốt nhất, vì nó sẽ giúp bạn tập trung tất cả các yếu tố của Hệ thống quản lý chất lượng để bạn có được sự cải tiến liên tục tốt nhất công ty của bạn có thể nhận được. Điều này thậm chí có thể giúp bạn tìm ra những cách mới để cải thiện sự hài lòng của khách hàng và phát triển doanh nghiệp của bạn, đó là lý do tại sao bạn muốn thực hiện ISO 9001 ngay từ đầu.

Sử dụng Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 làm Mô hình Hoạch định Chiến lược

Ảnh minh họa

Có một số yêu cầu trong ISO 9001: 2015 có thể được coi là tài liệu tham khảo để lập kế hoạch tốt, chẳng hạn như Bối cảnh của Tổ chức. Các công cụ nguồn lực như phân tích SWOT thường được sử dụng để đánh giá kịch bản, bao gồm xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong, là các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001.

Chiến lược tổ chức cũng đạt được thông qua việc xác định các bên liên quan của bạn; một yêu cầu khác của tiêu chuẩn. Xác định họ và hiểu họ là ai cũng như các yêu cầu và kỳ vọng tương ứng của họ là chìa khóa.

Hơn nữa, bản thân chính sách chất lượng có một sức mạnh tổng hợp đáng kể với định hướng chiến lược của tổ chức, nó là một văn bản mà lãnh đạo cao nhất xác định cơ sở của công ty có tính đến bối cảnh của tổ chức đã được thành lập trước đó.

Ngoài các yêu cầu nêu trên, ISO 9001: 2015 đã mang lại công cụ tốt nhất để thực hiện các quy trình chiến lược: quản lý rủi ro. Thông qua quá trình quản lý rủi ro, cần phải đánh giá và xử lý rủi ro trong phạm vi chiến lược, chiến thuật và hoạt động, nghĩa là các quá trình chiến lược được thiết lập trong bối cảnh của tổ chức, cũng như trong phạm vi chiến thuật với hệ thống quản lý. tổng thể, cũng như rủi ro của các quá trình trong các hoạt động tác nghiệp.

Một thuật ngữ khác của ISO 9001: 2015 làm nổi bật sức mạnh tổng hợp của nó khi lập kế hoạch chiến lược là quản lý sự thay đổi. Các yêu cầu của Tiêu chuẩn mô tả việc lập kế hoạch thay đổi và việc thực hiện các thay đổi trong các quá trình hoạt động. Nó là một chủ thể có thể liên quan trực tiếp đến quá trình và kế hoạch tổ chức trong tổ chức.

Bất kể các thuật ngữ khác được sử dụng trong ISO 9001:2015, thuật ngữ Định hướng chiến lược vẫn chưa được định nghĩa trong Hệ thống quản lý chất lượng - Nguyên tắc cơ bản và từ vựng của ISO 9000:2015. Tuy nhiên, ISO 9001:2015 có các mối liên hệ chặt chẽ sau đây với định hướng chiến lược của tổ chức:

• Khoản 4.1 - Các vấn đề bên ngoài và nội bộ phải phù hợp với Định hướng Chiến lược của tổ chức.
• Điều khoản 5.1 - Chính sách Chất lượng và Mục tiêu Chất lượng phải phù hợp với Định hướng Chiến lược của tổ chức.
• Điều khoản 5.2 - Chính sách Chất lượng phải hỗ trợ Định hướng Chiến lược của tổ chức.
• Điều khoản 9.3 - Quá trình xem xét của lãnh đạo phải đảm bảo tính phù hợp, hiệu lực đầy đủ và sự phù hợp của Hệ thống quản lý chất lượng với Định hướng chiến lược của tổ chức.

Định hướng chiến lược như chúng tôi tin tưởng là tầm nhìn của tổ chức về nơi mà tổ chức muốn đạt được trong tương lai và sự phát triển của một Kế hoạch chiến lược tổng thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên trong và bên ngoài khác nhau. Tham khảo điều khoản 4.0 của ISO 9001:2015 Bối cảnh của Tổ chức nêu rõ rằng tổ chức phải xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong liên quan đến mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức và những vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả dự kiến ​​của Hệ thống quản lý chất lượng. ISO 9001:2015 giải thích thêm trong Chú giải (1 - 3) của khoản 4.1 rằng các vấn đề có thể bao gồm các yếu tố hoặc điều kiện tích cực và tiêu cực để xem xét - Việc hiểu bối cảnh bên ngoài có thể được tạo thuận lợi bằng cách xem xét các vấn đề phát sinh từ luật pháp, công nghệ, cạnh tranh, thị trường, văn hóa, xã hội và môi trường kinh tế quốc tế, quốc gia hoặc khu vực. Hiểu biết về bối cảnh nội bộ có thể được tạo điều kiện thuận lợi bằng cách xem xét các vấn đề liên quan đến giá trị, văn hóa, kiến ​​thức và hiệu suất của tổ chức.

Quá trình lập kế hoạch chiến lược là một quá trình liên tục và nếu chúng ta nhìn vào quá trình lập kế hoạch chiến lược truyền thống, nó rất giống với Chu trình Kế hoạch-Thực hiện-Kiểm tra-Hành động (PDCA) trong đó ISO 9001:2015 là một khuyến khích lớn để áp dụng chu trình này cho tất cả các quá trình của tổ chức và Hệ thống quản lý chất lượng nói chung để thực hiện các kế hoạch nhằm đạt được các mục tiêu bao gồm cả chiến lược. Ngoài ra, các chức năng khác nhau trong tổ chức có các chiến lược riêng có thể được liên kết chặt chẽ và tích hợp trong Bối cảnh của Tổ chức, về cơ bản là kế hoạch chiến lược tổng thể của tổ chức nêu bật tất cả các yếu tố bên trong và bên ngoài tác động của chúng lên tổ chức cùng với các phương pháp tiếp cận quản lý (các) rủi ro ở cấp độ chức năng và cấp toàn công ty để đạt được sứ mệnh lớn hơn của tổ chức.

Nói như vậy, chúng ta có thể nói rằng khuôn khổ do ISO 9001:2015 cung cấp có thể được các tổ chức sử dụng để lập kế hoạch chiến lược nhưng khi ban lãnh đạo từ chối QMS là mô hình hoạch định chiến lược và đưa ra các quyết định trực quan thì ISO 9001:2015 không thể giải quyết hoặc đóng góp trong tổng thể quy trình hoạch định chiến lược.

Biết định hướng chiến lược của bạn

Biết được định hướng chiến lược cho một tổ chức có vẻ như là một nhiệm vụ đơn giản để thực hiện, nhưng nó còn nhiều điều hơn cả việc nhìn thấy được.

Định hướng chiến lược đề cập đến con đường hành động mà bạn đang sử dụng để đạt được các mục tiêu mà bạn và công ty của bạn đã đề ra trong những điều cơ bản của chiến lược tổ chức.

Việc tạo ra các thành tựu và mục tiêu là bước phổ biến mà một công ty thực hiện trong quá trình xây dựng. Hãy xem xét Tuyên bố về Sứ mệnh và Tầm nhìn của công ty, điều mà tôi chắc rằng bạn đã nhận thấy được viết trên tường của tổ chức để tất cả mọi người cùng xem. Những tuyên bố này nêu rõ chương trình nghị sự của công ty họ về nơi họ nhìn thấy công ty đang đứng đầu, cũng như đưa ra một kế hoạch để đảm bảo rằng họ đi đúng hướng. Điều này sẽ định hướng cho quá trình hoạt động của công ty qua nhiều năm phát triển và tiến bộ.

Sử dụng các Mục tiêu Chất lượng theo Định hướng Chiến lược

Mục tiêu chất lượng là các tuyên bố mục tiêu sẽ được xem xét khi xem xét sự phát triển và tiến bộ trong một tổ chức. Các mục tiêu này cung cấp các tiêu điểm cho sự cải tiến nhất quán và liên tục xung quanh tổ chức, và mỗi mục tiêu có một bố cục hoặc kế hoạch cụ thể để đảm bảo rằng các động cơ phù hợp với phạm vi tầm nhìn của công ty.

Hãy xem xét tuyên bố sứ mệnh của một tổ chức liên quan đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm của họ trong khi vẫn duy trì lợi thế cạnh tranh về số lượng và sự sáng tạo - mục tiêu chất lượng sẽ liên quan đến tỷ lệ tăng trưởng có mục tiêu cụ thể trong một khung thời gian xác định trước. Điều này sẽ cung cấp một phác thảo và hướng dẫn về các tiêu chuẩn cát mang tính bước ngoặt để đạt được thành công của sứ mệnh.

Mục tiêu chất lượng phải thực tế - đủ để thấy trước một số rào cản và điều chỉnh cho phù hợp. Đảm bảo sử dụng cách tiếp cận mục tiêu có căn cứ. Điều này đặc biệt quan trọng khi cố gắng đáp ứng các tiêu chuẩn đặt ra trong thời gian ước tính.

Ảnh minh họa

Tác hại của việc thiếu định hướng chiến lược

Trong các giai đoạn phát triển trước đó, một công ty có thể; do có nhiều tình tiết giảm nhẹ; trì hoãn việc tạo ra các tuyên bố về sứ mệnh và tầm nhìn. Điều này là không thể tránh khỏi, vì nó thường dẫn đến một định hướng chiến lược mơ hồ cho toàn bộ quá trình.

Nếu bạn đang áp dụng ISO 9001:2015 hoặc đang thực hiện quá trình chuyển đổi từ sử dụng ISO 9001:2008 sang 2015, thì sứ mệnh và tầm nhìn tổng thể là điều tối quan trọng đối với sự phát triển ban đầu của công ty. Các mục tiêu này tạo ra một vai trò và khía cạnh quan trọng trong việc thực hiện thành công các yêu cầu do Hệ thống quản lý chất lượng cung cấp.

Việc thiếu tầm nhìn tổng thể có thể dẫn đến: giảm sự tập trung vào các tiêu chuẩn cụ thể; một minh chứng kém hơn về các chính sách chất lượng, mục tiêu và đánh giá của ban quản lý.

Cách tốt nhất để bắt đầu trong quá trình này là tạo ra một tầm nhìn thống nhất và cụ thể, đảm bảo rằng tất cả các yếu tố liên quan đều có định hướng và trọng tâm chung. Điều này cuối cùng dẫn đến thời gian dễ dàng hơn trong việc tạo và duy trì các tiêu chuẩn do QMS đặt ra.

Những yếu tố này sẽ tạo ra một hình thức phát triển và cải tiến ổn định cho công ty và thậm chí có thể cung cấp các cách để cải thiện mối quan hệ với khách hàng, xây dựng mối quan hệ, tất cả trong khi phát triển doanh nghiệp của bạn.

Clip: Điều chỉnh các mục tiêu chất lượng của QMS với định hướng chiến lược của công ty