Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2015

Những lợi ích gì đem lại?

Việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng sẽ giúp bạn:

 Đánh giá bối cảnh chung của tổ chức của bạn để xác định ai bị ảnh hưởng bởi công việc của bạn và những gì họ mong đợi ở bạn. Điều này sẽ cho phép bạn trình bày rõ ràng các mục tiêu của mình và xác định các cơ hội kinh doanh mới.

 Đặt khách hàng của bạn lên hàng đầu, đảm bảo bạn luôn đáp ứng nhu cầu của họ và vượt quá mong đợi của họ. Điều này có thể dẫn đến việc lặp lại các khách hàng tùy chỉnh, khách hàng mới và tăng cường kinh doanh cho tổ chức của bạn.

 Làm việc theo cách hiệu quả hơn vì tất cả các quy trình của bạn sẽ được phù hợp và được mọi người trong doanh nghiệp hoặc tổ chức hiểu rõ. Điều này làm tăng năng suất và hiệu quả, giảm chi phí nội bộ.

 Đáp ứng các yêu cầu luật định và quy định cần thiết.

 Mở rộng sang các thị trường mới, vì một số lĩnh vực và khách hàng yêu cầu ISO 9001 trước khi kinh doanh.

 Xác định và giải quyết các rủi ro liên quan đến tổ chức của bạn.

Quản lý chất lượng là gì?

ISO 9001 được xây dựng dựa trên bảy nguyên tắc quản lý chất lượng. Việc tuân theo các nguyên tắc này sẽ đảm bảo tổ chức hoặc doanh nghiệp của bạn được thiết lập để luôn tạo ra giá trị cho khách hàng. Với bảy trụ cột này, việc triển khai hệ thống quản lý chất lượng sẽ dễ dàng hơn nhiều. Bảy nguyên tắc quản lý chất lượng là:

1. Tập trung vào khách hàng. Đáp ứng - và vượt quá - nhu cầu của khách hàng là trọng tâm hàng đầu của quản lý chất lượng và sẽ góp phần vào sự thành công lâu dài của doanh nghiệp bạn. Điều quan trọng là không chỉ thu hút mà còn giữ được niềm tin của khách hàng, do đó, thích ứng với nhu cầu tương lai của họ là chìa khóa.
2. Khả năng lãnh đạo. Có một phương hướng hoặc sứ mệnh thống nhất đến từ sự lãnh đạo mạnh mẽ là điều cần thiết để đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức hiểu được những gì bạn đang cố gắng đạt được.
3. Sự gắn kết của mọi người. Việc tạo ra giá trị cho khách hàng của bạn sẽ dễ dàng hơn nếu bạn có những người có năng lực, được trao quyền và gắn bó ở tất cả các cấp của doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn.
4. Phương pháp tiếp cận theo quy trình: Hiểu các hoạt động là các quá trình liên kết với nhau và hoạt động như một hệ thống giúp đạt được các kết quả nhất quán và dễ dự đoán hơn. Con người, nhóm và quy trình không tồn tại trong môi trường chân không và việc đảm bảo mọi người đều quen thuộc với các hoạt động của tổ chức và cách chúng kết hợp với nhau cuối cùng sẽ nâng cao hiệu quả.
5. Cải tiến. Các tổ chức thành công luôn tập trung vào việc cải tiến. Phản ứng với những thay đổi trong môi trường bên trong và bên ngoài là cần thiết nếu bạn muốn tiếp tục mang lại giá trị cho khách hàng của mình. Đây là điều tối quan trọng ngày nay khi các điều kiện phát triển quá nhanh.
6. Ra quyết định dựa trên bằng chứng. Việc đưa ra quyết định không bao giờ dễ dàng và đương nhiên là có mức độ không chắc chắn, nhưng việc đảm bảo các quyết định của bạn dựa trên phân tích và đánh giá dữ liệu có nhiều khả năng tạo ra kết quả mong muốn hơn.
7. Quản lý mối quan hệ. Các doanh nghiệp và tổ chức ngày nay không hoạt động trong môi trường chân không. Xác định các mối quan hệ quan trọng mà bạn có với các bên quan tâm như nhà cung cấp của bạn - và lập kế hoạch quản lý họ - sẽ thúc đẩy thành công bền vững.

Bắt đầu từ đâu?

Có nhiều cách tổ chức có thể thực hiện hệ thống quản lý chất lượng. Tư vấn chuyên sâu có sẵn từ một số tài nguyên khác nhau, bao gồm cả việc xuất bản  ISO 9001 cho các doanh nghiệp nhỏ - Phải làm gì, nhưng đây là một vài mẹo để bạn bắt đầu.

Mẹo 1 - Xác định mục tiêu của bạn. Tại sao bạn muốn thực hiện tiêu chuẩn?

Mẹo 2 - Đảm bảo quản lý cấp cao có mặt trên tàu. Điều quan trọng là tất cả mọi người - từ cấp trên xuống - đều ủng hộ sáng kiến và các mục tiêu của nó. Nếu bạn đang gặp khó khăn với điều này, các ấn phẩm như Đạt được lợi ích của ISO 9001 và ISO 9001: Bỏ qua những lầm tưởng có thể hữu ích.

Mẹo 3 - Xác định các quy trình chính của tổ chức để đáp ứng các mục tiêu cũng như nhu cầu của khách hàng. Trong mỗi quy trình này, hãy đảm bảo rằng bạn hiểu các yêu cầu của khách hàng và có thể đảm bảo rằng những yêu cầu này được đáp ứng - mọi lúc mọi nơi. Điều này sẽ tạo cơ sở cho hệ thống quản lý chất lượng của bạn.

Clip: Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2015

Cấu trúc của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

ISO 9001: 2015 (phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn) bao gồm một số phần khác nhau, mỗi phần tập trung vào các yêu cầu liên quan đến các khía cạnh khác nhau của hệ thống quản lý chất lượng.

• Điều khoản 0-3 - Giới thiệu và phạm vi của tiêu chuẩn
• Điều khoản 4 - Bối cảnh của tổ chức
• Điều khoản 5 - Lãnh đạo
• Khoản 6 - Lập kế hoạch
• Điều khoản 7 - Hỗ trợ
• Khoản 8 - Hoạt động
• Điều khoản 9 - Đánh giá hoạt động
• Điều khoản 10 - Cải tiến

Làm thế nào để đạt được chứng nhận theo tiêu chuẩn?

Không có nghĩa vụ phải được chứng nhận ISO 9001, vì vậy, bước đầu tiên tốt là đánh giá xem chứng nhận có ý nghĩa đối với tổ chức của bạn hay không. Mặc dù chứng nhận có thể trấn an khách hàng rằng sản phẩm và dịch vụ của bạn phù hợp với mong đợi của họ - và trong một số trường hợp có thể là điều kiện tiên quyết để làm việc với một số khách hàng nhất định - nhiều tổ chức được hưởng lợi từ việc sử dụng tiêu chuẩn mà không cần tìm kiếm chứng nhận. Nếu bạn chọn để được chứng nhận, bước đầu tiên là tìm một tổ chức chứng nhận vì ISO không thực hiện chứng nhận. Khi làm như vậy, bạn nên:

• Đánh giá một số tổ chức chứng nhận.
• Kiểm tra xem tổ chức chứng nhận có sử dụng tiêu chuẩn CASCO liên quan hay không. CASCO (Ủy ban đánh giá sự phù hợp của ISO) đã đưa ra một số tiêu chuẩn liên quan đến quá trình chứng nhận. ISO/ IEC TS 17021-3:2013 đưa ra các yêu cầu đối với các cơ quan cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng
• Kiểm tra xem tổ chức chứng nhận có được công nhận hay không. Việc công nhận là không bắt buộc. Mặc dù không được công nhận không nhất thiết có nghĩa là một tổ chức không có uy tín, nhưng việc được công nhận sẽ cung cấp sự xác nhận độc lập về năng lực của tổ chức đó.
  • Công nhận là sự công nhận chính thức của một bên độc lập (thường được gọi là “cơ quan công nhận”) rằng tổ chức chứng nhận hoạt động theo Tiêu chuẩn Quốc tế - một hình thức chứng nhận của cơ quan chứng nhận.
  • Để tìm tổ chức chứng nhận được công nhận, hãy liên hệ với cơ quan công nhận quốc gia ở quốc gia của bạn hoặc truy cập Diễn đàn công nhận quốc tế.

ISO 9001 được biết đến nhiều nhất trong số các tiêu chuẩn ISO về chất lượng, nhưng có nhiều tiêu chuẩn khác có thể giúp bạn gặt hái được những lợi ích đầy đủ của hệ thống quản lý chất lượng và đặt sự hài lòng của khách hàng làm trọng tâm của doanh nghiệp bạn.

Một số tài liệu được đề cập ở đây, nhưng thông tin bổ sung về họ tiêu chuẩn chất lượng đầy đủ có thể được tìm thấy trong tập tài liệu Lựa chọn và sử dụng họ tiêu chuẩn ISO 9000.

• ISO 9000 bao gồm các giải thích chi tiết về bảy nguyên tắc quản lý chất lượng cùng với nhiều lời khuyên hữu ích về cách đảm bảo những nguyên tắc này được phản ánh trong cách bạn làm việc. Nó cũng chứa nhiều thuật ngữ và định nghĩa được sử dụng trong ISO 9001 và tạo thành một tài liệu đồng hành hữu ích để giúp bạn xây dựng một hệ thống quản lý chất lượng thành công.
• ISO 9004 cung cấp hướng dẫn về cách đạt được thành công bền vững với hệ thống quản lý chất lượng của bạn.
• ISO 19011 đưa ra hướng dẫn thực hiện cả đánh giá nội bộ và đánh giá bên ngoài theo ISO 9001. Đánh giá nội bộ tốt sẽ giúp đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng của bạn thực hiện đúng lời hứa và sẽ giúp bạn sẵn sàng cho đánh giá bên ngoài, nếu bạn quyết định tìm kiếm chứng nhận của bên thứ ba.