Hướng dẫn triển khai hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000:2018

Tổ chức Y tế Thế giới ước tính cứ mười người thì có một người đổ bệnh và 420.000 người chết vì thực phẩm bị ô nhiễm mỗi năm.

ISO 22000:2018 hoạt động một cách phòng ngừa để giảm thiểu điều này bằng cách giúp các tổ chức thực phẩm thực hiện các hệ thống quản lý an toàn thực phẩm nhằm bảo vệ khỏi các mối nguy tiềm ẩn và nguy cơ dẫn đến ô nhiễm. Từ sự bùng phát vi khuẩn listeria đến việc ghi nhãn không chính xác, các sản phẩm thực phẩm bị xâm nhập có thể tác động tiêu cực đến niềm tin của khách hàng và người tiêu dùng đối với doanh nghiệp và thương hiệu của bạn.

Các mối nguy về an toàn thực phẩm có thể xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào trong chuỗi thực phẩm nên việc kiểm soát đầy đủ trong toàn bộ chuỗi thực phẩm là điều cần thiết. Bằng cách kết hợp PDCA và tư duy dựa trên rủi ro để quản lý rủi ro kinh doanh với HACCP để xác định, ngăn ngừa và kiểm soát các mối nguy về an toàn thực phẩm, đạt chứng nhận ISO 22000 giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro và cải thiện an toàn.

Chứng nhận tiêu chuẩn cung cấp thêm lợi ích cho các tổ chức trong toàn bộ chuỗi thực phẩm

• Cải thiện kiểm soát các hoạt động an toàn thực phẩm
• Khách hàng, tuân thủ luật định và quy định
• Thị trường tăng trưởng thuận lợi
• Tăng niềm tin của khách hàng, các bên liên quan và người tiêu dùng vào sản phẩm
• Cải thiện quản lý rủi ro
• Tích hợp với các hệ thống quản lý ISO khác

Tại sao tiêu chuẩn được sửa đổi?

Kỳ vọng cung cấp thực phẩm an toàn, bền vững và có trách nhiệm với xã hội đã tăng lên đáng kể đối với lĩnh vực thực phẩm kể từ khi tiêu chuẩn được công bố lần đầu tiên vào năm 2005. Để giúp các tổ chức trong lĩnh vực thực phẩm quản lý những thách thức này, tiêu chuẩn đã cập nhật.

Ngoài ra, trong quá trình phát triển, tiêu chuẩn cũng đã thông qua Phụ lục SL. Cấu trúc cấp cao (HLS) được giới thiệu để điều chỉnh quá trình thực hiện hệ thống quản lý ISO để việc áp dụng nhiều hệ thống quản lý trong các tổ chức cá nhân trở nên dễ dàng hơn.

Những loại doanh nghiệp nào có thể được hưởng lợi từ tiêu chuẩn?

Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000 (FSMS) có thể được thực hiện trong các tổ chức thực phẩm quy mô nhỏ, vừa và lớn từ tất cả các khía cạnh của chuỗi thực phẩm:

• Nhà sản xuất thực phẩm và nguyên liệu
• Người bán lẻ
• Người bán buôn
• Người sản xuất nông nghiệp
• Các nhà cung cấp vận tải, hậu cần và lưu kho
• Người đóng gói
• Nhà sản xuất thiết bị và bao bì
• Người phục vụ ăn uống

Xem thêm: ISO 22000 và lĩnh vực thực phẩm >

ISO 22000 hoạt động như thế nào?

Một trong những điểm khác biệt chính giữa phiên bản 2005 và 2018 là cách cấu trúc nội dung quy định. Phụ lục SL được ISO phát triển như một khuôn khổ cho một hệ thống quản lý chung.

Đây là khuôn khổ cho một hệ thống quản lý chung và kế hoạch chi tiết cho tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý mới và sửa đổi trong tương lai.

Ngoài việc làm cho ISO 22000 và FSMS kết quả được tích hợp dễ dàng hơn với các hệ thống quản lý ISO khác, phiên bản mới của tiêu chuẩn còn dựa trên phương pháp tiếp cận theo quy trình. Bằng cách kết hợp chu trình PlanDo-Check-Act để quản lý rủi ro kinh doanh với HACCP để xác định, ngăn ngừa và kiểm soát các mối nguy về an toàn thực phẩm, ISO 22000 giúp các tổ chức giảm thiểu rủi ro và cải thiện an toàn.

Điều này kết hợp cả quản lý rủi ro tổ chức và hoạt động thành một hệ thống quản lý.

Về mặt tổ chức, cách tiếp cận này cung cấp cơ hội để xem xét tất cả những điều khác nhau có thể ảnh hưởng đến công ty của bạn, cả tốt và xấu.
Điều này cho phép bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu của FSMS để nó được triển khai theo cách có thể thích ứng với các tác động của những rủi ro này nếu chúng xảy ra. Về mặt hoạt động, tư duy dựa trên rủi ro và việc thực hiện dựa trên các nguyên tắc của HACCP truyền thống gắn liền với quản lý an toàn thực phẩm. Có thể thấy chúng liên quan với nhau như thế nào trong sơ đồ dưới đây. Sao chép từ ISO 22000:2018.

Những lợi ích tiềm năng của việc kết hợp tư duy dựa trên rủi ro, PDCA và cách tiếp cận theo quy trình bao gồm:

•   Tập trung FSMS và các hoạt động của bạn vào các quy trình có rủi ro cao hơn
•   Hiểu các quy trình trong tổ chức của bạn phụ thuộc lẫn nhau như thế nào
•   Sử dụng hiệu quả hơn các nguồn lực
•   Cải thiện sự nhanh nhạy trong việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng mới và / hoặc đáp ứng các yêu cầu mới do khách hàng hiện tại thiết lập.

Lập kế hoạch và kiểm soát tổ chức

Plan (FSMS)

4. Bối cảnh của tổ chức
5. Lãnh đạo
6. Lập kế hoạch
7. Hỗ trợ (bao gồm kiểm soát các quy trình được cung cấp bên ngoài, sản phẩm hoặc dịch vụ)

Do (FSMS)

8. Hoạt động

Kiểm tra (FSMS)

9. Hiệu suất đánh giá

Act (FSMS)

10. Cải tiến

• Khoản 1: Phạm vi

Điều khoản này nêu chi tiết về phạm vi của tiêu chuẩn quốc tế. Điều này bao gồm các yêu cầu về lập kế hoạch, thực hiện, duy trì và cập nhật FSMS cũng như thông tin liên lạc hiệu quả.

• Khoản 2: Tham chiếu quy phạm

Không có tài liệu tham khảo quy chuẩn nào trong tiêu chuẩn. Điều khoản này được giữ lại để duy trì sơ đồ đánh số giống như tất cả các tiêu chuẩn hệ thống quản lý ISO khác.

• Khoản 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Được liệt kê theo thứ tự bảng chữ cái, phần này cung cấp các định nghĩa chính thức về các thuật ngữ quan trọng được sử dụng xuyên suốt tiêu chuẩn.

• Khoản 4: Bối cảnh của tổ chức

Điều khoản này thiết lập bối cảnh của FSMS của bạn và làm cơ sở cho phần còn lại của tiêu chuẩn. Bạn sẽ cần xác định các vấn đề bên ngoài và bên trong cũng như nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan và quan tâm của bạn, các bên, cũng như cách thức giá trị được chuyển giao cho họ. Nó cũng giải quyết một phần khái niệm về việc tạo ra giá trị.

Trong trường hợp này, thuật ngữ 'vấn đề' không chỉ bao gồm các vấn đề hoặc các vấn đề tiềm ẩn mà còn bao gồm các chủ đề quan trọng để hệ thống giải quyết, chẳng hạn như hoàn cảnh thay đổi, yêu cầu pháp lý và các nghĩa vụ khác.

Điều khoản này cũng bao gồm việc xác định phạm vi của hệ thống quản lý an toàn thực phẩm. Phạm vi nhằm mục đích làm rõ các ranh giới mà hệ thống sẽ áp dụng. Ngoài ra, Điều khoản 4 yêu cầu bạn
thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn.

• Khoản 5: Lãnh đạo

Điều khoản này nói về vai trò của “lãnh đạo cao nhất” là người hoặc nhóm người chỉ đạo và kiểm soát tổ chức của bạn ở cấp cao nhất.

Mục đích là để thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết bằng cách tích hợp FSMS vào chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.

Lãnh đạo cao nhất phải thể hiện sự tham gia nhiều hơn vào hệ thống quản lý và cần thiết lập chính sách an toàn thực phẩm, có thể bao gồm các cam kết cụ thể cho bối cảnh của tổ chức của bạn ngoài những cam kết trực tiếp được yêu cầu.

Cũng cần tập trung hơn vào cam kết của lãnh đạo cao nhất trong việc cải tiến liên tục hệ thống quản lý. Thông tin liên lạc là chìa khóa và lãnh đạo cao nhất có trách nhiệm đảm bảo cấu trúc và chi tiết của nó được cung cấp, trao đổi, duy trì và hiểu bởi tất cả các bên.

Cuối cùng, lãnh đạo cao nhất cần phân công trách nhiệm và quyền hạn liên quan, cho trưởng nhóm an toàn thực phẩm, cũng như hỗ trợ những người có liên quan khi hệ thống được phát triển, thực hiện và nó phát triển. Tùy thuộc vào bộ kỹ năng của (các) nhóm thực hiện, duy trì và cải tiến đã chọn, ban giám đốc cũng phải đảm bảo rằng tất cả các thành viên trong nhóm đều có kinh nghiệm thích hợp hoặc được đào tạo để hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ mà họ được giao.

• Khoản 6: Lập kế hoạch

Điều khoản này tập trung vào cách một tổ chức lập kế hoạch hành động để giải quyết cả rủi ro và cơ hội được xác định trong Điều khoản 4. Nó tập trung vào việc phát triển và sử dụng quy trình lập kế hoạch, thay vì thủ tục để giải quyết cả một loạt các yếu tố và rủi ro liên quan đến các yếu tố đó.

Việc cân nhắc các rủi ro cần phải tương xứng với tác động tiềm tàng mà chúng có thể có. Một lĩnh vực quan trọng khác của điều khoản này là nhu cầu thiết lập các mục tiêu có thể đo lường được và sau đó truyền đạt và giám sát các mục tiêu đó. Cuối cùng, điều khoản này tuyên bố rằng "ai, cái gì, ở đâu và khi nào" liên quan đến việc đạt được các mục tiêu phải được xác định.

• Khoản 7: Hỗ trợ

Điều khoản này là tất cả về việc thực hiện các kế hoạch và quy trình sẽ cho phép tổ chức của bạn hoàn thành tốt các trách nhiệm FSMS của họ.

Đây là một yêu cầu rất mạnh mẽ bao gồm tất cả các nhu cầu tài nguyên của hệ thống quản lý. Các tổ chức sẽ cần xác định năng lực cần thiết của những người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức, ảnh hưởng đến hiệu suất của hệ thống quản lý, khả năng hoàn thành nghĩa vụ của hệ thống và đảm bảo họ được đào tạo thích hợp. Ngoài ra, các tổ chức cần đảm bảo rằng tất cả những người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức đều nhận thức được chính sách an toàn thực phẩm, công việc của họ có thể ảnh hưởng như thế nào đến điều này và các tác động của việc không tuân thủ FSMS. Ngoài ra còn có các yêu cầu về "thông tin dạng văn bản" liên quan đến việc tạo, cập nhật và kiểm soát dữ liệu cụ thể. Một kế hoạch quản lý mối quan hệ công ty nắm bắt được điều này cũng cần thiết. Nó phải xác định và liên kết với các quy trình và thủ tục quản lý và hoạt động khác của bạn.

• Khoản 8: Hoạt động

Điều khoản này nêu ra các yêu cầu mà FSMS của bạn phải đáp ứng để được chứng nhận thành công. Mặc dù chúng xuất hiện ở một số điều khoản khác nhau và đôi khi theo thứ tự khác nhau, nhiều khái niệm đã được đưa vào ISO 22000: 2005. 

Điều khoản này bao gồm:

•    Lập kế hoạch và kiểm soát hoạt động
•    Các chương trình tiên quyết (PRP)
•    Truy xuất nguồn gốc
•    Sự chuẩn bị sẵn sàng và phản hồi ngay lập tức
•    Kiểm soát mối nguy
•    PRP và bảo trì kiểm soát mối nguy
•    Kiểm soát giám sát và đo lường
•    PRP và xác minh kiểm soát mối nguy
•    Kiểm soát sự không phù hợp của sản phẩm và quy trình

• Điều khoản 9: Đánh giá hoạt động

Đây là tất cả về việc đo lường và đánh giá hệ thống quản lý an toàn thực phẩm của bạn để đảm bảo rằng hệ thống đó có hiệu quả và giúp bạn liên tục cải tiến. Bạn sẽ cần phải xem xét những gì nên được đo lường, các phương pháp được sử dụng và khi nào dữ liệu nên được phân tích và báo cáo về.

Theo khuyến nghị chung, các tổ chức nên xác định thông tin họ cần để đánh giá hoạt động và hiệu quả.

Các cuộc đánh giá nội bộ sẽ cần được thực hiện và có một số “tiêu chí đánh giá” nhất định được xác định để đảm bảo rằng kết quả của các cuộc đánh giá này được báo cáo cho Ban Giám đốc có liên quan. Cuối cùng, các đánh giá của ban quản lý sẽ cần được thực hiện và “thông tin dạng văn bản” phải được lưu giữ làm bằng chứng.

• Khoản 10: Cải tiến

Điều khoản này yêu cầu các tổ chức xác định và xác định các cơ hội để cải tiến liên tục hệ thống quản lý. Yêu cầu về cải tiến liên tục đã được mở rộng để đảm bảo rằng tính phù hợp và đầy đủ — cũng như tính hiệu quả — được xem xét dựa trên việc nâng cao hiệu quả an toàn thực phẩm.

Có một số hành động được yêu cầu bao gồm việc xử lý các hành động khắc phục. Các tổ chức cần phản ứng với sự không phù hợp và thực hiện hành động VÀ họ cần xác định liệu sự không phù hợp tương tự có tồn tại hoặc có khả năng xảy ra hay không. Điều khoản này yêu cầu bạn xác định và xác định các cơ hội để cải tiến liên tục FSMS.

Các mẹo hàng đầu tạo hệ thống quản lý an toàn thực phẩm ISO 22000 hiệu quả?

Hàng năm, chúng tôi có tương tác với hàng chục nghìn khách hàng. 

• Đề xuất để tối đa hóa việc thực hiện và chứng nhận Cam kết của ban lãnh đạo cao nhất là chìa khóa để làm cho FSMS của bạn hiệu quả và thành công.
• Nói chuyện với khách hàng và nhà cung cấp của bạn. Họ có thể đề xuất các cải tiến và đưa ra phản hồi về dịch vụ của bạn.
• Đào tạo nhân viên của bạn để thực hiện đánh giá nội bộ. Điều này có thể giúp họ hiểu rõ hơn, nhưng cũng có thể cung cấp phản hồi có giá trị về các vấn đề tiềm ẩn hoặc cơ hội để cải thiện.
• Thông báo cho nhân viên về những gì đang diễn ra, tạo đội hoặc chỉ định một nhà vô địch, vì điều này sẽ tăng động lực. Điều này có thể bao gồm một kế hoạch được truyền đạt tốt về các hoạt động và khoảng thời gian.
• Hãy suy nghĩ về cách các phòng ban khác nhau làm việc cùng nhau để tránh mắc kẹt. Đảm bảo tổ chức hoạt động như một nhóm vì lợi ích của khách hàng và tổ chức.
• Và cuối cùng, khi bạn đạt được chứng nhận, hãy ăn mừng thành tích của bạn và sử dụng Dấu đảm bảo ISOCERT trên tài liệu, trang web và tài liệu quảng cáo của bạn.
• Xem xét các hệ thống, chính sách, thủ tục và quy trình mà bạn đã áp dụng - bạn có thể đã làm được nhiều điều trong tiêu chuẩn và làm cho nó hoạt động cho doanh nghiệp của bạn.

> Các khóa đào tạo ISO 22000 >

Tại sao nên làm việc với ISOCERT?

Tìm hiểu thêm về ISOCERT >

Khi bạn hài lòng rằng doanh nghiệp của bạn đang làm việc theo các hướng dẫn của Hệ thống quản lý an toàn thực phẩm, đã đến lúc bạn nên gọi đến Tổ chức chứng nhận. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi một số Tổ chức chứng nhận khác nhau, tuy nhiên điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các tổ chức chứng nhận đều được Công nhận năng lực đánh giá chứng nhận ISO 22000.

Có thể bạn chưa biết?