Làm thế nào để công bố hợp chuẩn cho sản phẩm?

Hiện nay, nhà nước ta chú trọng rất nhiều về vấn đề kiểm soát chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ. Theo đó, doanh nghiệp muốn tung sản phẩm, hàng hóa ra thị trường thì cần tiến hành công bố hợp chuẩn. Vậy làm thế nào để công bố hợp chuẩn cho sản phẩm là điều mà rất nhiều doanh nghiệp quan tâm.

Công bố hợp chuẩn là gì?

Công bố hợp chuẩn được hiểu là việc doanh nghiệp, cá nhân, tổ chức tự công bố dịch vụ, sản phẩm, hàng hóa, quá trình phù hợp với tiêu chuẩn tương ứng dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận sự phù hợp tiến hành hoặc dựa trên kết quả đánh giá sự phù hợp của mình.

Các phương thức đánh giá sản phẩm phù hợp tiêu chuẩn

Theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật, có 8 phương thức đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với tiêu chuẩn. Cụ thể:

Phương thức 1

Phương thức 1 là việc lấy mẫu điển hình làm thử nghiệm.

Phương thức 2

Đánh giá sự phù hợp của sản phẩm theo phương thức 2 là việc lấy mẫu điển hình thử nghiệm và đánh giá quá trình sản xuất. Ngoài ra, có thể giám sát qua việc lấy mẫu trên thị trường làm thử nghiệm.

Phương thức 3

Lấy mẫu thử nghiệm và đánh giá quá trình sản xuất. Thử nghiệm mẫu lấy tại nơi sản xuất và đánh giá quá trình sản xuất.

Phương thức 4

Đánh giá sự phù hợp của sản phẩm theo phương thức 4 có nghĩa là thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất. Hoặc có thể tiến hành thử nghiệm mẫu lấy trên thị trường và lấy tại nơi sản xuất kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất. 

Phương thức 5

Phương thức 5 là một trong những phương thức được sử dụng rất phổ biến để đánh giá sự phù hợp của sản phẩm. Đó là thử nghiệm mẫu điển hình và đánh giá quá trình sản xuất. Giám sát thông qua thử nghiệm mẫu lấy trên thị trường hoặc lấy tại nơi sản xuất kết hợp với đánh giá quá trình sản xuất.

Phương thức 6

Đánh giá và giám sát hệ thống quản lý theo phương thức 6.

Phương thức 7

Phương thức 7 dùng để thử nghiệm, đánh giá lô sản phẩm, hàng hóa. Thông thường nếu doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo lô thì sẽ chọn cách này.

Phương thức 8

Kiểm định hoặc thử nghiệm toàn bộ sản phẩm, hàng hóa được sản xuất trong đơn vị thuộc phương thức 8.

Các nguyên tắc công bố hợp chuẩn

Việc công bố hợp chuẩn cho sản phẩm, hàng hóa dựa trên:

• Kết quả tự đánh giá sự phù hợp của tổ chức, đơn vị, cá nhân công bố hợp chuẩn.
• Kết quả chứng nhận hợp chuẩn được tiến hành bởi bên thứ 3 (tổ chức chứng nhận) đã đăng ký.

Việc công bố hợp chuẩn cho hàng hóa, sản phẩm là hoạt động tự nguyện. Đối tượng của công bố hợp chuẩn bao gồm các dịch vụ, quá trình, hàng hóa, sản phẩm hoặc môi trường được quy định trong tiêu chuẩn tương ứng.

Trình tự công bố hợp chuẩn

Trình tự công bố sản phẩm hợp chuẩn bao gồm các bước cơ bản sau:

Đánh giá hợp chuẩn theo phương thức đánh giá sự phù hợp

a) Xác định đối tượng cần công bố phù hợp tiêu chuẩn. Việc đánh giá hợp chuẩn do doanh nghiệp (bên thứ nhất) công bố thực hiện hoặc do bên thứ 3 (tổ chức chứng nhận) đã đăng ký thực hiện.

Việc đánh giá hợp chuẩn được tiến hành dựa trên các phương thức đánh giá sự phù hợp của sản phẩm với tiêu chuẩn kỹ thuật.

b) Sau khi làm xong thủ tục chứng nhận hợp chuẩn và có kết quả đánh giá hợp chuẩn thì đây chính là căn cứ để cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp công bố sản phẩm hợp chuẩn.

Đăng ký hồ sơ công bố hợp chuẩn

Đăng ký hồ sơ công bố sản phẩm hợp chuẩn là một trong những yêu cầu của quy trình hợp chuẩn. Doanh nghiệp công bố hợp chuẩn cần tiến hành đăng ký hồ sơ công bố hợp chuẩn tại Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức, cá nhân sản xuất đăng ký doanh nghiệp hoặc đăng ký hộ kinh doanh (sau đây viết tắt là Chi cục).

Hồ sơ đăng ký công bố hợp chuẩn

Trường hợp 1: Dựa trên kết quả tự đánh giá

Nếu tổ chức, cá nhân tự đánh giá chứng nhận hợp chuẩn thì hồ sơ gồm có:

• Bản sao công chứng giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy đăng ký kinh doanh, đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập;
• Bản công bố hợp chuẩn;
• Bản sao công chứng tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;
• Nếu tổ chức, đơn vị, cá nhân đã được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý thì hồ sơ cần có bản sao công chứng giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý còn hiệu lực.
• Nếu tổ chức, đơn vị, cá nhân chưa được tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn về hệ thống quản lý thì hồ sơ cần có quy trình sản xuất cùng với kế hoạch kiểm soát chất lượng được triển khai, áp dụng và kế hoạch giám sát hệ thống quản lý.
• Báo cáo đánh giá hợp chuẩn kèm theo bản sao công chứng Phiếu kết quả thử nghiệm mẫu trong vòng 12 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ công bố hợp chuẩn của tổ chức thử nghiệm đã đăng ký.

Trường hợp 2: Dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn của bên thứ ba

Hồ sơ để đăng ký công bố hợp chuẩn cho sản phẩm dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn của bên thứ 3 bao gồm:

• Bản sao công chứng giấy đăng ký doanh nghiệp, giấy đăng ký kinh doanh, đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đầu tư hoặc quyết định thành lập;
• Bản công bố hợp chuẩn;
• Bản sao công chứng Giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp kèm theo mẫu dấu hợp chuẩn.
• Bản sao công chứng tiêu chuẩn sử dụng làm căn cứ để công bố;

Xử lý hồ sơ công bố hợp chuẩn

Hồ sơ công bố để hợp chuẩn sản phẩm gửi tới Chi cục được xử lý như sau:

Trường hợp 1: Hồ sơ công bố sản phẩm hợp chuẩn đầy đủ

- Trong thời gian 5 ngày kể từ ngày Chi cục nhận được hồ sơ của cá nhân, tổ chức, Chi cục sẽ phải tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ công bố hợp chuẩn để xử lý như sau:

+ Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Chi cục ban hành Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn cho doanh nghiệp công bố hợp chuẩn. Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn có giá trị 03 năm kể từ ngày doanh nghiệp, tổ chức xác nhận báo cáo đánh giá hợp chuẩn hoặc theo giá trị của giấy chứng nhận hợp chuẩn do tổ chức chứng nhận đã đăng ký cấp.

+ Nếu hồ sơ công bố hợp chuẩn đầy đủ nhưng không hợp lệ: Chi cục thông báo bằng văn bản cho doanh nghiệp công bố hợp chuẩn về lý do không tiếp nhận hồ sơ.

Trường hợp 2: Hồ sơ công bố sản phẩm hợp chuẩn không đầy đủ

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Chi cục sẽ tiến hành thông báo bằng văn bản đề nghị doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân bổ sung các loại giấy tờ còn thiếu. Nếu trong vòng 15 ngày mà hồ sơ không được bổ sung đầy đủ thì Chi cục có quyền hủy bỏ việc xử lý đối với hồ sơ này.

Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn

• Doanh nghiệp lựa chọn 1 trong 8 phương thức đánh giá sự phù hợp đã nêu ở bên trên nhằm đảm bảo tính tin cậy của kết quả đánh giá.
• Tổ chức, cá nhân công bố hợp chuẩn phải có trách nhiệm duy trì và cải tiến liên tục sự phù hợp của các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, môi trường, quá trình đã đăng ký công bố hợp chuẩn; duy trì việc kiểm soát, thử nghiệm chất lượng cũng như giám sát định kỳ tại cơ sở kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp.

Trong trường hợp phát hiện sự không phù hợp của sản phẩm, tổ chức phải:

• Thu hồi ngay lập tức các sản phẩm đang lưu hành trên thị trường với những sản phẩm có nguy cơ rủi ro cao gây mất an toàn cho người sử dụng; ngừng khai thác hoặc vận hành các dịch vụ, quá trình liên quan khi cần thiết; tạm ngừng việc xuất xưởng.
• Tiến hành các biện pháp khắc phục với những sản phẩm không phù hợp;
• Doanh nghiệp cần thông báo kết quả khắc phục sự không phù hợp bằng văn bản cho Chi cục trước khi tiếp tục đưa sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ vào sử dụng, lưu thông, kinh doanh hoặc khai thác.
• Xây dựng và lưu trữ hồ sơ công bố hợp chuẩn như sau:

a) Trường hợp dựa trên kết quả tự đánh giá: lưu trữ hồ sơ công bố hợp chuẩn bao gồm các bản chính, bản sao các giấy tờ cũng như hồ sơ tự đánh giá giám sát của doanh nghiệp theo kế hoạch giám sát.

b) Trường hợp dựa trên kết quả chứng nhận hợp chuẩn của bên thứ ba: lưu giữ hồ sơ công bố hợp chuẩn bao gồm bản chính, bản sao các giấy tờ và Hồ sơ đánh giá giám sát của tổ chức chứng nhận đã đăng ký;

c) Khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, tổ chức, cá nhân cần cung cấp các hồ sơ, tài liệu chứng minh việc đảm bảo sự phù hợp của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ với tiêu chuẩn tương ứng khi có yêu cầu.

d) Cung cấp bản sao công chứng Thông báo tiếp nhận hồ sơ công bố hợp chuẩn cho doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa, dịch vụ, sản phẩm, môi trường, quá trình.

đ) Khi có bất kỳ sự thay đổi nào về tính năng, công dụng, đặc điểm của sản phẩm, hàng hóa hoặc có sự thay đổi về nội dung hồ sơ công bố hợp chuẩn đăng ký thì cần làm công bố lại.

Trên đây, ISOCERT đã giúp giải đáp thắc mắc cho các doanh nghiệp vấn đề làm thế nào để công bố hợp chuẩn. Hy vọng với những thông tin trên, các tổ chức, cá nhân sẽ hiểu rõ hơn về các nguyên tắc, hồ sơ cần có để tiến hành công bố hợp chuẩn cho sản phẩm, hàng hóa.

Quý khách hàng có nhu cầu hỗ trợ về công bố hợp chuẩn, xin vui lòng liên hệ: 0976389199 (hoàn toàn miễn phí) để được các chuyên gia của ISOCERT hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.