Quy trình tiếp cận ISO 9001:2015

Trần Thùy Linh 01/01/1970

Tầm quan trọng của Chứng nhận ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng ngày càng được minh chứng rõ ràng. Từ đó, ISOCERT trình bày cách tiếp cận quy trình ISO 9001:2015 một cách đơn giản mà hiệu quả để các doanh nghiệp dễ dàng áp dụng và nâng cao hiệu suất trong hệ thống vận hành của doanh nghiệp mình.

Phương pháp tiếp cận quy trình là gì?

Tất cả các tổ chức sử dụng các quá trình để đạt được các mục tiêu của họ. Một tiến trình được hiểu là tập hợp các hoạt động có liên quan hoặc tương tác với nhau sử dụng các yếu tố đầu vào để mang lại kết quả dự kiến.

LƯU Ý: Đầu vào và đầu ra có thể hữu hình (ví dụ: vật liệu, linh kiện hoặc thiết bị) hoặc vô hình (ví dụ: dữ liệu, thông tin hoặc kiến thức).

Quy trình tiếp cận ISO 9001:2015

Cách tiếp cận theo quy trình bao gồm việc thiết lập các quy trình của tổ chức để hoạt động như một hệ thống tích hợp và hoàn chỉnh.

Hệ thống quản lý tích hợp các quá trình và biện pháp để đáp ứng các mục tiêu
Các quy trình xác định các hoạt động và kiểm tra có liên quan lẫn nhau, để cung cấp các đầu ra dự kiến
Việc lập kế hoạch và kiểm soát chi tiết có thể được xác định và lập thành văn bản khi cần, tùy thuộc vào bối cảnh của tổ chức.

Tư duy dựa trên rủi ro, PDCA và cách tiếp cận quy trình

Cách tiếp cận quy trình ISO 9001:2015

Ba khái niệm này cùng nhau tạo thành một phần không thể tách rời của tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Hệ thống quản lý phải giải quyết các rủi ro có thể ảnh hưởng đến mục tiêu và kết quả. Suy nghĩ dựa trên rủi ro được sử dụng trong suốt quá trình tiếp cận để:

Quyết định cách giải quyết rủi ro (tích cực hay tiêu cực) trong việc thiết lập các quy trình để cải thiện kết quả đầu ra của quy trình và ngăn ngừa các kết quả không mong muốn
Xác định mức độ cần thiết của việc lập kế hoạch quy trình và các biện pháp kiểm soát (dựa trên rủi ro)
Nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng
Duy trì và quản lý một hệ thống vốn có khả năng giải quyết rủi ro và đáp ứng các mục tiêu PDCA là một công cụ có thể được sử dụng để quản lý các quá trình và hệ thống. PDCA là viết tắt của:

P (Plan) - Kế hoạch: thiết lập các mục tiêu của hệ thống và các quy trình để mang lại kết quả (“Phải làm gì” và “làm như thế nào”)

D (Do) - Thực hiện và kiểm soát những gì đã được lên kế hoạch

C (Check) - Kiểm tra: giám sát và đo lường các quá trình và kết quả so với các chính sách, mục tiêu và yêu cầu và báo cáo kết quả

A (Act) - Hành động: thực hiện các hành động để cải thiện hiệu suất của các quy trình

PDCA hoạt động như một chu kỳ cải tiến liên tục, với tư duy dựa trên rủi ro ở mỗi giai đoạn.

Những lợi ích có thể có là gì?

Chính Xác Đánh Dấu Màu Xanh Lá Cây - Ảnh miễn phí trên Pixabay Tập trung vào các quy trình quan trọng hơn (“rủi ro cao”) và đầu ra của chúng
cải thiện sự hiểu biết, định nghĩa và tích hợp các quy trình phụ thuộc lẫn nhau
quản lý có hệ thống việc lập kế hoạch, thực hiện, kiểm tra và cải tiến các quá trình và toàn bộ hệ thống quản lý.
Chính Xác Đánh Dấu Màu Xanh Lá Cây - Ảnh miễn phí trên Pixabay sử dụng tốt hơn các nguồn lực và tăng cường trách nhiệm
đạt được các chính sách và mục tiêu nhất quán hơn, kết quả dự kiến và hiệu suất tổng thể
cách tiếp cận theo quy trình có thể tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện bất kỳ hệ thống quản lý
Chính Xác Đánh Dấu Màu Xanh Lá Cây - Ảnh miễn phí trên Pixabay nâng cao sự hài lòng của khách hàng bằng cách đáp ứng các yêu cầu của khách hàng
nâng cao niềm tin vào tổ chức.

Các bước thực hành trong việc sử dụng phương pháp tiếp cận theo trong quy trình làm ISO 9001:2015 được giải thích dưới đây trong Phụ lục A.

Quy trình làm ISO 9001:2015

Phù hợp với các yêu cầu của ISO 9001, chuỗi các hành động sau đây cung cấp các ví dụ về cách một tổ chức có thể lựa chọn để xây dựng và kiểm soát các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng của mình. Có thể quản lý và cải thiện hiệu suất bằng cách áp dụng chu trình Hành động Kế hoạch ‐ Làm ‐ Kiểm tra (PDCA). Bằng việc đăng ký Chứng nhận ISO 9001, doanh nghiệp có thể áp dụng tiêu chuẩn ISO như nhau cho toàn bộ hệ thống, cho các quá trình riêng lẻ và cho các hoạt động vận hành.

Các bước trong quy trình tiếp cận	Mục đích	Hướng dẫn
Xác định bối cảnh của tổ chức	Tổ chức cần xác định trách nhiệm của mình, các bên quan tâm có liên quan và các yêu cầu, nhu cầu và mong đợi liên quan của họ để xác định mục đích dự kiến của tổ chức.	Hoạch định Tập hợp, phân tích và xác định trách nhiệm bên ngoài và bên trong của tổ chức để thỏa mãn các yêu cầu, nhu cầu và mong đợi liên quan của các bên quan tâm có liên quan. Theo dõi hoặc liên lạc thường xuyên với các bên quan tâm này để đảm bảo sự hiểu biết liên tục về các yêu cầu, nhu cầu và mong đợi của họ.
Xác định phạm vi, mục tiêu và chính sách của tổ chức	Trên cơ sở phân tích các yêu cầu, nhu cầu và mong đợi thiết lập phạm vi, mục tiêu và chính sách phù hợp với hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.	Tổ chức phải xác định phạm vi, ranh giới và khả năng áp dụng hệ thống quản lý của mình có xem xét đến bối cảnh bên trong và bên ngoài và các yêu cầu của bên quan tâm. Quyết định những thị trường mà tổ chức nên giải quyết. Sau đó, lãnh đạo cao nhất cần thiết lập các mục tiêu và chính sách cho các kết quả mong muốn.
Xác định các quá trình trong tổ chức	Xác định các quá trình cần thiết để đáp ứng các mục tiêu và chính sách và để tạo ra các đầu ra dự kiến.	Ban Giám đốc phải xác định các quá trình cần thiết để đạt được các đầu ra dự kiến. Các quá trình này bao gồm quản lý, nguồn lực, hoạt động, đo lường, phân tích và cải tiến.
Xác định trình tự của các quá trình	Xác định cách thức các quá trình diễn ra theo trình tự và tương tác.	Xác định và mô tả mạng lưới các quá trình và sự tương tác của chúng. Hãy xem xét những điều sau: • Các đầu vào và đầu ra của mỗi quá trình (có thể là nội bộ hoặc bên ngoài). • Tương tác quy trình và các giao diện mà quy trình phụ thuộc hoặc cho phép. • Hiệu quả và hiệu quả tối ưu của trình tự. • Rủi ro đối với hiệu quả của quá trình tương tác. Lưu ý: Ví dụ: các quy trình hiện thực hóa (chẳng hạn như những quy trình cần thiết để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ được giao cho khách hàng) sẽ tương tác với các quy trình khác (chẳng hạn như quản lý, đo lường, mua sắm trong việc cung cấp các nguồn lực). Trình tự quy trình và các tương tác của chúng có thể được phát triển bằng cách sử dụng các công cụ như mô hình hóa, sơ đồ, ma trận và lưu đồ.
Xác định những người hoặc người chuyển tiền có quyền sở hữu quy trình và trách nhiệm giải trình	Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho từng quy trình.	Lãnh đạo cao nhất nên tổ chức và xác định quyền sở hữu, trách nhiệm giải trình, vai trò cá nhân, trách nhiệm, làm việc nhóm, chuyển giao, thẩm quyền và đảm bảo năng lực cần thiết cho việc xác định, thực hiện, duy trì và cải tiến hiệu quả của mỗi quá trình và các tương tác của nó. Những cá nhân hoặc khoản chuyển tiền như vậy thường được gọi là Chủ sở hữu quy trình. Để quản lý các tương tác của quá trình, cũng có thể hữu ích khi thành lập một nhóm quản lý hệ thống có cái nhìn tổng quan về hệ thống trên tất cả các quá trình và có thể bao gồm các đại diện từ các quá trình và chức năng tương tác.
Xác định nhu cầu về thông tin dạng văn bản	Xác định những quy trình cần được xác định chính thức và cách chúng được lập thành văn bản.	Các quy trình tồn tại trong tổ chức. Chúng có thể chính thức hoặc không chính thức. Không có danh mục hoặc danh sách các quy trình phải được xác định chính thức. Tổ chức cần xác định các quá trình nào cần được lập thành văn bản trên cơ sở tư duy dựa trên rủi ro, bao gồm, ví dụ: • Quy mô của tổ chức và loại hình hoạt động của nó. • Sự phức tạp của các quy trình và tương tác của chúng. • Mức độ quan trọng của các quá trình. • Sự cần thiết phải có trách nhiệm chính thức về việc thực hiện. Các quy trình có thể được lập thành văn bản chính thức bằng một số phương pháp như biểu diễn đồ họa, câu chuyện của người dùng, hướng dẫn bằng văn bản, danh sách kiểm tra, lưu đồ, phương tiện trực quan hoặc phương pháp điện tử bao gồm đồ họa và hệ thống hóa. Tuy nhiên, phương pháp hoặc công nghệ được chọn không phải là mục tiêu. Chúng có thể được sử dụng để mô tả các quá trình, là phương tiện để đạt được các mục tiêu. Sau đó, các quy trình có tổ chức và hiệu quả có thể cung cấp các hoạt động nhất quán và có trách nhiệm cũng như các mục tiêu và kết quả mong muốn mà sau đó có thể được cải thiện. Lưu ý: Để biết thêm về dịch vụ làm Giấy chứng nhận ISO 9001, hãy xem Hướng dẫn mô-đun Gói giới thiệu và hỗ trợ ISO 9000 về Yêu cầu thông tin dạng văn bản của ISO 9001: 2015
Xác định các giao diện, rủi ro và hoạt động trong quy trình	Xác định các hoạt động cần thiết để đạt được các kết quả đầu ra dự kiến của quá trình và rủi ro của các kết quả đầu ra không mong muốn.	Xác định các đầu ra và đầu vào cần thiết của quá trình. Xác định rủi ro đối với sự phù hợp của sản phẩm, dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng nếu đầu ra không mong muốn được phân phối. Xác định các hoạt động, các biện pháp và các biện pháp kiểm soát vốn có cần thiết để chuyển đổi các yếu tố đầu vào thành các hoạt động mong muốn. Xác định và xác định trình tự và sự tương tác của các hoạt động trong quy trình. Xác định mỗi hoạt động sẽ được thực hiện như thế nào. Đảm bảo rằng toàn bộ hệ thống quản lý có tài khoản của tất cả các rủi ro trọng yếu đối với tổ chức và người sử dụng. Lưu ý: Trong một số trường hợp, khách hàng có thể chỉ định các yêu cầu không chỉ đối với đầu ra mà còn đối với việc thực hiện một quy trình.
Xác định các yêu cầu giám sát và đo lường	Xác định vị trí và cách thức giám sát và đo lường nên được áp dụng. Điều này phải vừa để kiểm soát và cải tiến các quá trình cũng như đầu ra của quá trình dự kiến. Xác định nhu cầu ghi kết quả.	Xác định sự xác nhận cần thiết để đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của các quá trình và hệ thống. Tính đến các yếu tố như: • Các tiêu chí giám sát và đo lường. • Đánh giá hiệu suất • Sự hài lòng của các bên quan tâm. • Hiệu suất nhà cung cấp. • Đúng thời gian giao hàng và thời gian dẫn. • Tỷ lệ thất bại và lãng phí. • Quy trình chi phí. • Tần suất sự cố. • Các biện pháp khác về sự phù hợp với các yêu cầu.
Triển khai thực hiện	Thực hiện các hành động cần thiết để đạt được các hoạt động và kết quả theo kế hoạch.	Thực hiện Tổ chức phải thực hiện các hoạt động, giám sát, các biện pháp và kiểm soát các quá trình và thủ tục đã xác định (có thể được tự động hóa), thuê ngoài và các phương pháp khác cần thiết để đạt được kết quả theo kế hoạch.
Xác định các nguồn lực cần thiết	Xác định các nguồn lực cần thiết cho hoạt động hiệu quả của mỗi quá trình.	Ví dụ về các nguồn bao gồm: • Nguồn nhân lực. • Cơ sở hạ tầng. • Môi trường. • Thông tin. • Tài nguyên thiên nhiên (bao gồm cả tri thức). • Nguyên vật liệu. • Nguồn tài chính.
Xác minh quá trình so với các mục tiêu kế hoạch của nó	Xác nhận rằng quá trình có hiệu quả và các đặc điểm của quá trình phù hợp với mục đích của tổ chức.	Kiểm tra Tổ chức nên so sánh kết quả đầu ra với các mục tiêu để xác minh rằng tất cả các yêu cầu đều được thỏa mãn. Các quy trình là cần thiết để thu thập dữ liệu. Ví dụ bao gồm đo lường, giám sát, đánh giá, đánh giá và phân tích hiệu suất
Cải tiến	Thay đổi các quy trình để đảm bảo rằng chúng tiếp tục cung cấp các đầu ra dự kiến	Hành động Hành động dựa trên những phát hiện để đảm bảo nâng cao hiệu quả của quy trình. (LƯU Ý: Các tổ chức cũng có thể muốn cải thiện hiệu quả của quá trình, mặc dù tiêu chuẩn ISO 9001 không bắt buộc phải làm như vậy). Hành động khắc phục do quá trình thất bại nên bao gồm việc xác định và loại bỏ các nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề. ‘Tư duy Hệ thống’ nhận ra rằng một sự kiện trong một quá trình có thể có nguyên nhân hoặc kết quả trong một quá trình phụ thuộc. Nguyên nhân và ảnh hưởng có thể không trong cùng một quá trình. Giải quyết vấn đề và cải tiến thường tuân theo các bước thiết yếu sau: • xác định các vấn đề hoặc mục tiêu • thu thập và phân tích dữ liệu về vấn đề và các quy trình liên quan • chọn và thực hiện các giải pháp ưu tiên • đánh giá hiệu quả của các giải pháp. • kết hợp các giải pháp vào quy trình Ngay cả khi đạt được các kết quả đầu ra của quá trình theo kế hoạch và đáp ứng các yêu cầu, tổ chức vẫn nên tìm cách cải thiện hiệu suất của quá trình, sự hài lòng của khách hàng và danh tiếng. Ví dụ, có thể đạt được điều này bằng cách cải tiến liên tục từng bước nhỏ (“Kaizen”), cải tiến đột phá và / hoặc bằng cách đổi mới.

Trên đây chính là quy trình cách tiếp cận ISO 9001:2015 một cách đơn giản mà lại hiệu quả các cá nhân, tổ chức có thể tham khảo để áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp mình.

Clip: Quy trình tiếp cận ISO 9001:2015

Bài viết liên quan

Cách đơn giản để gia tăng chất lượng sản phẩm

Nâng cao chất lượng sản phẩm là một trong những điều quan trọng nhất để đạt được tăng trưởng doanh số bán hàng và lợi nhuận trong dài hạn nhờ vào việc đạt được sự hài lòng của khách hàng và người tiêu dùng.

Lợi ích đích thực từ việc chứng nhận ISO

Những lợi ích mà chứng nhận hệ thống quản lý ISO (chứng nhận ISO) đem lại là gì? Và liệu nó có thật sự hữu ích cho công ty/doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài dưới đây.

Công bố hợp quy vật liệu xây dựng - Đưa vật liệu xây dựng sản xuất, nhập khẩu vào thị trường Việt Nam

Như thông tin đã biết, sản phẩm, hàng hóa trước khi đưa ra thị trường cần phải đạt yêu cầu về tiêu chuẩn (công bố hợp chuẩn/ công bố hợp quy sản phẩm) theo quy định của pháp luật. Điều này cũng là bắt buộc đối với loại hàng hóa vật liệu xây dựng.

Công bố hợp chuẩn: Hồ sơ và thủ tục chi tiết

Đứng trước những yêu cầu ngàng càng gắt gao của nền kinh tế thị trường, nền kinh tế hàng hóa bắt buộc phải có những bước chuyển mình để đáp ứng được nhu cầu, mong đợi của người tiêu dùng. Trong đó, Chất lượng sản phẩm, hàng hóa lưu thông trên thị trường hiện nay là vấn đề cốt lõi. Sản phẩm, hàng hóa trước khi được đưa ra lưu thông trên thị trường, bên cạnh các quy định pháp luật về quy trình sản xuất, chất lượng sản phẩm, nhãn mác hàng hóa,... thì việc thực hiện công bố cũng nằm trong các yêu cầu về đảm bảo chất lượng. Việc thực hiện công bố phù hợp tiêu chuẩn áp dụng (công bố hợp chuẩn) đem lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh, cho người tiêu dùng và cả các cơ quan quản lý, chức năng. Cùng ISOCERT tìm hiểu thêm về Công bố hợp chuẩn và các bước thực hiện để giúp doanh nghiệp công bố dễ dàng, nhanh chóng hơn.

Hiệu lực của bản tự công bố sản phẩm là bao lâu?

Trong xã hội hiện đại, việc đa dạng hóa các sản phẩm nhằm mở rộng thị trường kinh doanh là điều mà mọi doanh nghiệp hướng tới để phát triển và phát triển bền vững. Số lượng hàng hóa, sản phẩm tăng nhanh chóng mặt cũng đồng thời phải song hành với chất lượng của chúng được đảm bảo và cải tiến không ngừng nghỉ. Bởi lẽ người tiêu dùng là trung tâm cốt lõi của môi trường kinh doanh. Và thực tế là tất cả chúng ta đều mong muốn được trải nghiệm và sử dụng những sản phẩm tốt nhất và hơn thế nữa.

Tin tức và Sự kiện liên quan

Tổng Kết Chương Trình Đào Tạo Năng Lực Quản Lý Trong Ngành Sản Xuất

Chương trình đào tạo năng lực quản lý trong ngành sản xuất do ISOCERT tổ chức đã diễn ra thành công tốt đẹp, với sự tham gia và hưởng ứng của hơn 100 anh/chị quản lý của các doanh nghiệp

ISOCERT Đánh Giá ISO 9001:2015 Tại Công Ty Cổ Phần Phụ Gia PVC Xanh

Buổi đánh giá giúp Công ty CP Phụ Gia PVC Xanh thiết lập hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, xây dựng nền tảng cho việc đạt chứng nhận sau này

ISOCERT Đánh Giá ISO 9001 Tại Công Ty Cổ Phần Starpoly

Thực hiện đánh giá ISO 9001 là bước tiến quan trọng, giúp Công ty Cổ phần Starpoly thành công hơn trong tương lai

Thông báo chuyển đổi ISO 22003-1:2022, thay thế ISO/TS 22003:2013

Chuyển đổi từ tiêu chuẩn ISO/TS 22003:2013 sang ISO 22003-1:2023 sẽ có tác động đến khách hàng làm chứng nhận ISO 22000, HACCP

Những điều cần lưu ý đối với khách hàng được chứng nhận ISO của ISOCERT

Thông báo về hướng dẫn sử dụng dấu chứng nhận trong văn bản tài liệu, quảng bá, bao bì sản phẩm; Đánh giá giám sát và duy trì hiệu lực của Giấy chứng nhận.