Các Yếu Tố Cốt Lõi Trong Quản Lý HSE

Bất kể dù chuyên ngành của bạn là gì, quy mô hay tính chất của tổ chức của bạn, thì chìa khóa để quản lý hiệu quả sức khỏe và an toàn lao động là:

•  lãnh đạo và quản lý (bao gồm các quy trình kinh doanh thích hợp);
•  lực lượng lao động được đào tạo / có kỹ năng;
•  một môi trường nơi mọi người được tin cậy và tham gia.

HSE ủng hộ rằng tất cả các yếu tố này, được củng cố bởi sự hiểu biết về hồ sơ rủi ro mà tổ chức tạo ra hoặc phải đối mặt, là cần thiết. Điều này liên kết trở lại với việc quản lý rủi ro rộng hơn và có thể được minh họa trong sơ đồ sau.

Việc chuyển hóa thành công hiếm khi có thể đạt được bằng các biện pháp can thiệp một lần. Một cách tiếp cận có hệ thống và bền vững là cần thiết. Điều này có thể không yêu cầu một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe chính thức nhưng, dù sử dụng cách tiếp cận nào, nó có thể bao gồm các bước Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động. Tuy nhiên, sự thành công của bất kỳ quy trình hay hệ thống nào đều phụ thuộc vào thái độ và hành vi của mọi người trong tổ chức.

Nghĩa vụ pháp lý

Tất cả các tổ chức đều có quy trình quản lý hoặc sắp xếp để giải quyết các vấn đề về biên chế, nhân sự, tài chính và kiểm soát chất lượng - quản lý sức khỏe và an toàn không có gì khác biệt.
Quy chế Quản lý Sức khỏe và An toàn tại Nơi làm việc 1999 yêu cầu người sử dụng lao động phải thực hiện các thỏa thuận để kiểm soát các rủi ro về sức khỏe và an toàn. Tối thiểu, bạn phải có các quy trình và thủ tục cần thiết để đáp ứng các yêu cầu pháp lý, bao gồm:

■ chính sách an toàn và sức khỏe bằng văn bản (nếu bạn thuê năm người trở lên);
■ đánh giá rủi ro đối với nhân viên, nhà thầu, khách hàng, đối tác và bất kỳ người nào khác có thể bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của bạn - và ghi lại những phát hiện quan trọng bằng văn bản (nếu bạn tuyển dụng từ năm người trở lên). Bất kỳ đánh giá rủi ro nào cũng phải ‘phù hợp và đủ’;
■ sắp xếp để lập kế hoạch, tổ chức, kiểm soát, giám sát và xem xét hiệu quả các biện pháp phòng ngừa và bảo vệ có được từ việc đánh giá rủi ro;
■ tiếp cận với các lời khuyên về sức khỏe và an toàn có thẩm quyền;
■ cung cấp cho nhân viên thông tin về những rủi ro tại nơi làm việc của bạn và cách họ được bảo vệ;
■ hướng dẫn và đào tạo cho nhân viên cách đối phó với rủi ro;
■ đảm bảo có sự giám sát thích hợp và đầy đủ tại chỗ;
■ tư vấn với nhân viên về các rủi ro của họ trong công việc và các biện pháp phòng ngừa và bảo vệ hiện tại.

Lập hồ sơ rủi ro

Các nhà lãnh đạo và quản lý hiệu quả luôn biết những rủi ro mà tổ chức của họ phải đối mặt, xếp hạng chúng theo mức độ quan trọng và thực hiện hành động để kiểm soát chúng. Phạm vi rủi ro vượt ra ngoài rủi ro về sức khỏe và an toàn để bao gồm thiệt hại về chất lượng, môi trường và tài sản, nhưng các vấn đề trong lĩnh vực này có thể ảnh hưởng đến lĩnh vực khác.
Mặc dù bạn có thể không sử dụng các thuật ngữ chính xác này, nhưng rất có thể bạn đã xây dựng một hồ sơ rủi ro bao gồm:

■ bản chất và mức độ rủi ro mà tổ chức của bạn phải đối mặt;
■ khả năng xảy ra các tác động bất lợi và mức độ gián đoạn;
■ chi phí liên quan đến từng loại rủi ro;
■ tính hiệu quả của các biện pháp kiểm soát tại chỗ để quản lý những rủi ro đó.

Hệ thống quản lý sức khỏe và an toàn

Một hệ thống hoặc khuôn khổ quản lý chính thức có thể giúp bạn quản lý sức khỏe và an toàn; đó là quyết định của bạn có sử dụng hay không. Những ví dụ bao gồm:

■ tiêu chuẩn quốc gia và quốc tế như:
■ Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001;
■ BS EN ISO 9001 Hệ thống quản lý chất lượng;
■ các tiêu chuẩn, quy trình hoặc quy tắc nội bộ;
■ các khuôn khổ theo ngành cụ thể như:
■ Khung cấp cao của Viện Năng lượng về quản lý an toàn quy trình;
■ khuôn khổ về Chăm sóc có trách nhiệm của Hiệp hội Công nghiệp Hóa chất.

Mặc dù ngôn ngữ và phương pháp luận khác nhau, các hành động chính thường có thể được truy ngược trở lại Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động.

Tài liệu

Giữ cho các tài liệu về sức khỏe và an toàn có chức năng và ngắn gọn, với trọng tâm là tính hiệu quả của chúng hơn là khối lượng giấy tờ tuyệt đối.
Tập trung quá nhiều vào tài liệu chính thức của một hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe sẽ khiến bạn phân tâm trong việc giải quyết các yếu tố con người trong việc thực hiện nó - trọng tâm trở thành quá trình của chính hệ thống hơn là thực sự kiểm soát rủi ro.

Thái độ và hành vi

Quản lý hiệu quả về sức khỏe và an toàn không chỉ là việc có một hệ thống quản lý hoặc quản lý an toàn. Sự thành công của bất kỳ quy trình hoặc hệ thống nào vẫn phụ thuộc vào thái độ và hành vi của mọi người trong tổ chức (điều này đôi khi được gọi là 'văn hóa an toàn').

Phương pháp tiếp cận Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động

HSE đã chuyển từ sử dụng mô hình POPMAR (Chính sách, Tổ chức, Lập kế hoạch, Đo lường hiệu suất, Đánh giá và Xem xét) để quản lý sức khỏe và an toàn sang phương pháp tiếp cận 'Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động'.

Việc tiến tới Lập kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động đạt được sự cân bằng giữa các hệ thống và các khía cạnh hành vi của quản lý. Nó cũng coi quản lý an toàn và sức khỏe là một phần không thể thiếu của quản lý tốt nói chung, thay vì là một hệ thống độc lập.

Các mô tả cấp cao có thể khác nhau, tùy thuộc vào ngành hoặc lĩnh vực bạn đang làm việc, nhưng bản tóm tắt các hành động liên quan đến việc đưa ra các thỏa thuận hiệu quả và cách chúng thường được mô tả được đưa ra trong Bảng 1, dưới tiêu đề của Kế hoạch, Thực hiện Kiểm tra, Hành động.

Bảng 1. Sự thay đổi giữa Kế hoạch, Thực hiện, Kiểm tra, Hành động và các hệ thống quản lý khác

■ Hãy nghĩ xem hiện tại bạn đang ở đâu và bạn cần phải ở đâu.
■ Nói những gì bạn muốn đạt được, ai sẽ chịu trách nhiệm về những gì, bạn sẽ đạt được mục tiêu như thế nào và bạn sẽ đo lường thành công của mình như thế nào. Bạn có thể cần phải viết ra chính sách này và kế hoạch của bạn để thực hiện nó.
■ Quyết định cách bạn sẽ đo lường hiệu suất. Hãy suy nghĩ về những cách để thực hiện điều này ngoài việc nhìn vào các số liệu về tai nạn; tìm kiếm các chỉ số hàng đầu cũng như các chỉ số tụt hậu. Đây cũng được gọi là các chỉ báo hoạt động và phản ứng
■ Xem xét hỏa hoạn và các trường hợp khẩn cấp khác. Hợp tác với bất kỳ ai chia sẻ nơi làm việc của bạn và điều phối các kế hoạch với họ.
■ Hãy nhớ lập kế hoạch cho những thay đổi và xác định bất kỳ yêu cầu pháp lý cụ thể nào áp dụng cho bạn.

Thực hiện

■ Xác định hồ sơ rủi ro của bạn
■ Đánh giá rủi ro, xác định những gì có thể gây hại tại nơi làm việc, những người có thể gây hại và làm thế nào, và bạn sẽ làm gì để quản lý rủi ro.
■ Quyết định những ưu tiên là gì và xác định những rủi ro lớn nhất.
■ Tổ chức các hoạt động của bạn để thực hiện kế hoạch của bạn

Đặc biệt, hướng đến:

- Cho người lao động tham gia và giao tiếp, để mọi người đều hiểu rõ những gì cần thiết và có thể thảo luận các vấn đề - phát triển thái độ và hành vi tích cực.
- Cung cấp đầy đủ các nguồn lực, bao gồm cả lời khuyên có thẩm quyền khi cần thiết.

■ Thực hiện kế hoạch của bạn

- Quyết định các biện pháp phòng ngừa và bảo vệ cần thiết và đưa chúng vào vị trí.
- Cung cấp các công cụ và thiết bị phù hợp để thực hiện công việc và duy trì chúng.
- Huấn luyện và hướng dẫn, để đảm bảo mọi người đều có đủ năng lực để thực hiện công việc của mình.
- Giám sát để đảm bảo rằng các sắp xếp được tuân thủ.

Kiểm tra

■ Đo lường hiệu suất của bạn
■ Đảm bảo rằng kế hoạch của bạn đã được thực hiện - chỉ riêng "thủ tục giấy tờ" không phải là một thước đo hiệu suất tốt.
■ Đánh giá xem rủi ro đang được kiểm soát tốt như thế nào và liệu bạn có đang đạt được mục tiêu của mình không. Trong một số trường hợp, các cuộc đánh giá chính thức có thể hữu ích.
■ Điều tra nguyên nhân của tai nạn, sự cố hoặc suýt bỏ sót

Hành động

■ Xem lại hiệu suất của bạn
■ Học hỏi từ các tai nạn và sự cố, dữ liệu sức khỏe kém, lỗi và kinh nghiệm liên quan, kể cả từ các tổ chức khác.
■ Xem lại các kế hoạch, tài liệu chính sách và đánh giá rủi ro để xem chúng có cần cập nhật hay không.
■ Thực hiện hành động đối với các bài học kinh nghiệm, bao gồm từ các báo cáo kiểm toán và thanh tra