Câu hỏi phỏng vấn trong đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015

Câu hỏi phỏng vấn trong đánh giá nội bộ theo ISO 9001:2015

ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng (QMS) , do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) công bố. ISO 9001 cung cấp các tiêu chí mà hệ thống quản lý chất lượng phải đáp ứng để giúp các công ty cải thiện chất lượng của hệ thống, hoạt động, hàng hóa và dịch vụ của họ. Bất kỳ tổ chức nào cũng có thể sử dụng ISO 9001 (cụ thể là khuôn khổ ISO 9001:2015) và hơn 1 triệu tổ chức tại 170 quốc gia đã được chứng nhận là tuân thủ ISO 9001. Điều đó nói lên rằng, việc chứng nhận tuân thủ ISO 9001 không hề đơn giản. Trước khi thuê một đánh giá viên bên ngoài để xác định tính đủ điều kiện của tổ chức, bạn có thể muốn thực hiện một cuộc đánh giá nội bộ để tạo nền tảng cho một quy trình suôn sẻ. Đánh giá nội bộ có thể giúp duy trì tính toàn vẹn của QMS của bạn giữa các cuộc đánh giá bên ngoài. Sau đây sẽ là một số câu hỏi phỏng vấn trong đánh giá nội bộ mà các đánh giá viên có thể hỏi để đánh giá sự tuân thủ của tổ chức với ISO 9001:2015.

1. Bạn có thể cho tôi biết gì về bối cảnh của tổ chức của bạn?

Câu hỏi này là điểm khởi đầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015, xuất hiện trong điều 4.1. Tiêu chuẩn sử dụng thuật ngữ khó hiểu “bối cảnh”, nhưng điều này có thể dễ dàng thay thế bằng cách hỏi về các yếu tố thành công bên trong và bên ngoài của tổ chức. Các câu hỏi về bối cảnh thường hướng đến lãnh đạo cao nhất hoặc người lãnh đạo hệ thống quản lý chất lượng (QMS) –được gọi là đại diện quản lý. Là một đánh giá viên, bạn đang tìm kiếm sự kiểm tra rõ ràng về các lực lượng làm việc trong và xung quanh tổ chức. Điều này nghe có vẻ rộng và hơi mơ hồ? Rất may, tiêu chuẩn cung cấp một số hướng dẫn, nói rằng bối cảnh phải bao gồm các vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan đến mục đích, chiến lược và mục tiêu QMS của tổ chức bạn. Nhiều tổ chức có thể sẽ sử dụng SWOT (điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, và các mối đe dọa) phân tích để giúp họ nắm bắt được bối cảnh, nhưng đó không phải là một yêu cầu. Những gì tổ chức học được với điều này sẽ là đầu vào quan trọng để phân tích rủi ro. (Lưu ý: Không phải ai cũng hiểu thuật ngữ “ngữ cảnh”. Hãy chuẩn bị để thảo luận về khái niệm và mô tả những gì ISO 9001:2015 đang yêu cầu.)

2. Các bên quan tâm của tổ chức bạn là ai và yêu cầu của họ là gì?

Việc theo sát ngữ cảnh tự nhiên là các bên quan tâm, được nêu trong điều 4.2. Cũng giống như bối cảnh, các bên quan tâm là đầu vào chính cho rủi ro. Thuật ngữ “các bên quan tâm” có một vòng tròn kỳ lạ, giống như kẻ theo dõi, vì vậy các kiểm toán viên thông minh có thể muốn thay thế nó bằng “các bên liên quan”. Hãy nhớ rằng, các chuyên gia đánh giá hiệu quả cố gắng dịch ngôn ngữ phức tạp của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015 thành các thuật ngữ dễ hiểu mà bên được đánh giá có thể nắm được. Các bên quan tâm điển hình bao gồm nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, chủ doanh nghiệp, chủ nợ, hàng xóm và cơ quan quản lý.

Là một kiểm toán viên, bạn phải đảm bảo rằng đã xác định được phạm vi hợp lý của các bên quan tâm cùng với các yêu cầu tương ứng của họ. Cách tốt nhất để kiểm tra điều này là một cuộc thảo luận khám phá. Đặt câu hỏi về các bên quan tâm và thăm dò xem họ quan tâm đến điều gì. Nếu bạn đã thực hiện một số chuẩn bị trước cuộc đánh giá, bạn sẽ biết liệu việc kiểm tra các bên quan tâm của họ có đầy đủ hay không.

Điều này dẫn đến một vấn đề lập kế hoạch quan trọng: Bạn sẽ phải chuẩn bị nhiều hơn một chút trước khi đánh giá ISO 9001: 2015. Tại sao? Vì vậy, bạn sẽ nắm được bối cảnh và các bên quan tâm. Làm thế nào bạn có thể đánh giá câu trả lời của họ nếu bạn không biết câu trả lời phải là gì?

3. Những rủi ro và cơ hội nào đã được xác định, và tổ chức bạn đang làm gì với chúng?

Rủi ro và cơ hội có thể được gọi chính xác là nền tảng của ISO 9001:2015. Không ít hơn 13 điều khoản khác đề cập trực tiếp đến rủi ro và cơ hội, khiến chúng trở thành phần “kết nối” nhất của tiêu chuẩn. Nếu một tổ chức thực hiện không tốt công việc xác định rủi ro và cơ hội, thì QMS không thể có hiệu lực, theo thời gian.

Đánh giá viên nên xác minh rằng rủi ro và cơ hội bao gồm các vấn đề tập trung vào kết quả mong muốn, ngăn ngừa vấn đề và thúc đẩy cải tiến. Một khi các rủi ro và cơ hội được xác định, các hành động phải được lập kế hoạch để giải quyết chúng. ISO 9001:2015 không đề cập cụ thể đến việc ưu tiên các rủi ro và cơ hội, mặc dù các tổ chức sẽ thực hiện điều này một cách khôn ngoan. Rủi ro và cơ hội là vô hạn, nhưng nguồn lực thì không.

4. Những kế hoạch nào đã được đưa ra để đạt được các mục tiêu chất lượng?

Các mục tiêu chất lượng có thể đo lường từ lâu đã trở thành một phần của ISO 9001. Điểm mới là yêu cầu lập kế hoạch hành động để biến chúng thành hiện thực. Các kế hoạch này phải cụ thể và có thể hành động được, giải quyết các hành động, nguồn lực, trách nhiệm, khung thời gian và đánh giá kết quả. Đánh giá viên nên kiểm tra chặt chẽ cách thức các kế hoạch đã được thực hiện trong toàn tổ chức và những người có kiến ​​thức về chúng. Cũng như nhân viên cần nhận thức được cách họ đóng góp vào các mục tiêu, họ nên làm quen với các kế hoạch hành động.

5. QMS đã được tích hợp vào các quy trình kinh doanh của tổ chức như thế nào?

Nói cách khác, bạn đang sử dụng ISO 9001:2015 để giúp bạn điều hành công ty như thế nào? Điều này được hỏi trực tiếp từ lãnh đạo cao nhất (xem mục 5.1.1c) và là một câu hỏi rất lộ liễu. Vấn đề là ISO 9001 đang chuyển dần từ việc trở thành một tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng và trở thành một hệ thống quản lý chiến lược. Nó không chỉ là việc đảm bảo các sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng các yêu cầu nữa. Tiêu chuẩn này là về quản lý mọi khía cạnh của doanh nghiệp. Hãy nhớ điều khoản 4.1 và 4.2 của tiêu chuẩn ISO 9001: 2015? Họ xem xét các chủ đề chính của bối cảnh và các bên quan tâm. Những khái niệm này chạm đến mọi ngóc ngách của tổ chức và đây chính là cách ISO 9001: 2015 được dự định sử dụng. Lãnh đạo cao nhất phải có thể mô tả cách sử dụng QMS để điều hành công ty, chứ không chỉ vượt qua một cuộc đánh giá.

6. Bạn quản lý sự thay đổi như thế nào?

Chủ đề này xuất hiện nhiều lần trong ISO 9001:2015. Điều khoản đầu tiên và lớn nhất về chủ đề này là điều khoản 6.3, Lập kế hoạch thay đổi. Tại đây, chúng tôi xác định những thay đổi mà chúng tôi biết sắp tới và phát triển kế hoạch để thực hiện chúng. Những loại thay đổi? Gần như bất cứ điều gì, nhưng những thay đổi sau đây đều được chú ý đến với tư cách là ứng viên: sản phẩm, quy trình, thiết bị, công cụ, nhân viên, quy định mới hoặc sửa đổi. Danh sách là vô tận. Kiểm toán viên cần xem xét các thay đổi đã diễn ra và tìm kiếm bằng chứng cho thấy các thay đổi đã được xác định và lập kế hoạch một cách chủ động.

Thay đổi xảy ra theo cách ít được lên kế hoạch hơn được đề cập trong điều 8.5.6. Tại đây, đánh giá viên sẽ tìm kiếm hồ sơ rằng các thay đổi đã đáp ứng các yêu cầu, kết quả của việc xem xét các thay đổi, ai đã ủy quyền cho chúng và các hành động cần thiết tiếp theo.

7. Tổ chức bạn nắm bắt và sử dụng kiến ​​thức như thế nào?

ISO 9001:2015 muốn các tổ chức học hỏi kinh nghiệm của họ, cả tốt và xấu. Điều này có thể được xử lý bằng nhiều cách khác nhau: tóm tắt dự án, kết thúc công việc, cuộc họp nhân viên, đánh giá của khách hàng, kiểm tra dữ liệu và phản hồi của khách hàng. Việc tổ chức nắm bắt kiến ​​thức như thế nào là tùy thuộc vào nó, nhưng quy trình phải rõ ràng và có chức năng. Kiến thức cũng cần được duy trì và có thể truy cập được. Điều này gần như có vẻ như nó sẽ được "ghi lại" theo một cách nào đó, phải không? Điều đó hoàn toàn đúng. Một cách để kiểm tra điều này là hỏi về những thất bại hoặc thành công gần đây. Tổ chức đã học hỏi từ những sự kiện này như thế nào để giúp tổ chức thành công hơn? Đó là việc chuyển đổi thông tin thô thành kiến ​​thức thực sự và nó chỉ xảy ra là một trong những điều khó khăn nhất mà một tổ chức có thể đạt được.

Đây hoàn toàn không phải là những câu hỏi duy nhất các đánh giá viên nội bộ muốn hỏi. Chúng chỉ là điểm khởi đầu. Các câu hỏi phỏng vấn được thảo luận trên đây là những yêu cầu mới lớn nhất mà đánh giá viên cần kiểm tra. Hy vọng với những gì ISOCERT chia sẻ trên đây sẽ bổ ích cho quý bạn đọc. Bạn thấy câu hỏi đánh giá nào là quan trọng trong ISO 9001:2015? Hãy để lại ý kiến ​​của bạn dưới đây.

Ngày cập nhật: 2021-09-13 09:37:20

Bài viết liên quan

icon messenger icon zalo icon phone
ajax-loader