Lợi ích của phân tích SWOT trong ISO 45001

SWOT là từ viết tắt của điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Phân tích SWOT là một cách tiếp cận có hệ thống để một tổ chức xác định những điểm mạnh và điểm yếu bên trong của tổ chức, cũng như những cơ hội và thách thức bên ngoài ảnh hưởng đến tổ chức. Là một cách tiếp cận lập kế hoạch chiến lược, công cụ này được sử dụng để nhận thức vị thế cạnh tranh của một công ty, cho phép bạn xác định các hạng mục có thể được giải quyết để khắc phục các vấn đề hiện tại và phát triển tiềm năng trong tương lai.

Thông thường, quy trình này được sử dụng như một phiên động não để lãnh đạo cấp cao nhất xem xét họ đang làm tốt ở đâu và họ có thể cải thiện ở đâu. Nói chung, nếu một vấn đề là nội bộ và hữu ích, nó là một điểm mạnh của tổ chức; tuy nhiên, nếu là vấn đề nội tại và gây hại thì đó là điểm yếu. Tương tự như vậy, nếu một vấn đề là bên ngoài và có khả năng hữu ích, thì đó là cơ hội; còn nếu vấn đề bên ngoài và có khả năng gây hại, thì đó là một thách thức. Sau đó, chúng được liệt kê trên một biểu đồ, chẳng hạn như biểu đồ được hiển thị bên dưới, để đánh giá.

Sau khi biết, các vấn đề được đánh giá. Đối với các điểm mạnh bên trong, có cách nào mà công ty có thể sử dụng điều này để làm lợi thế của mình không? Và đối với những điểm yếu, công ty có cần phải hành động để đảm bảo rằng những điểm yếu này không gây hại cho tổ chức hay không? Với các cơ hội bên ngoài, công ty có muốn hành động để cố gắng nắm bắt những cơ hội tích cực này, bao gồm cả việc chấp nhận một số rủi ro để nắm bắt chúng? Và đối với các thách thức, công ty có cần phải hành động để ngăn chặn những rủi ro tiêu cực này xảy hoặc hạn chế được hậu quả khi rủi ro xảy ra hay không?

Có ba điều khoản trong ISO 45001:2018 có thể được giải quyết bằng cách sử dụng kỹ thuật phân tích SWOT. Đầu tiên là điều khoản 4.1, Hiểu tổ chức và bối cảnh của nó, yêu cầu bạn xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài có liên quan đến OH&SMS. Thứ hai là điều khoản 6.1.2.2, Đánh giá rủi ro OH&SMS và các rủi ro khác đối với hệ thống quản lý OH&SMS, yêu cầu bạn đánh giá các rủi ro khác của hệ thống quản lý OH&SMS (được gọi là “thách thức” trong phân tích SWOT). Cuối cùng, điều khoản 6.1.2.3, Đánh giá các cơ hội OH&SMS và các cơ hội khác đối với hệ thống quản lý OH&SMS, yêu cầu bạn đánh giá những gì bạn sẽ làm đối với các cơ hội để cải thiện hiệu suất OH&SMS. Mặc dù phân tích SWOT không được sử dụng để đánh giá rủi ro và cơ hội, nhưng nó có thể được sử dụng để xác định các rủi ro và cơ hội cần được đánh giá.

Vì vậy, nếu bạn tiếp cận phân tích SWOT tập trung vào sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, bạn có thể xác định các vấn đề bên trong và bên ngoài ảnh hưởng đến OH&SMS của bạn và khả năng đáp ứng các mục tiêu thực hiện OH&SMS của bạn. Bạn cũng có thể xác định các rủi ro và cơ hội cần được xem xét cho tương lai của OH&SMS của bạn. Phân tích SWOT là một công cụ có thể được sử dụng để xác định và phân loại các cân nhắc khác nhau này cho OH&SMS của bạn.

Một ví dụ về phân tích SWOT được sử dụng cho OH&SMS có thể bao gồm các yếu tố được xác định sau:

Sau khi được xác định, bạn có thể xác định những hành động bạn sẽ thực hiện để giải quyết từng vấn đề, rủi ro hoặc cơ hội. Lưu ý rằng điều này không có nghĩa là cần phải thực hiện các hành động cho mọi thứ. Nếu bạn đánh giá một cơ hội và xác định rằng bạn không muốn theo đuổi nó, thì bạn không cần phải làm như vậy. Tương tự như vậy, nếu các hành động để giải quyết rủi ro vượt quá hậu quả tiềm tàng của rủi ro xảy ra, bạn cũng có thể chọn không làm gì đối với rủi ro. Phân tích SWOT là một công cụ để xác định, không phải là một nhiệm vụ để kiểm soát.

Một điều cần nhớ là các điều khoản này của tiêu chuẩn ISO 45001 là chung cho tất cả các tiêu chuẩn ISO, do đó, phân tích SWOT có thể được sử dụng để xác định các vấn đề, cơ hội và rủi ro bên trong và bên ngoài đối với tất cả các hệ thống quản lý khác nhau mà bạn chọn triển khai thực hiện. Nếu bạn cũng thực hiện ISO 9001:2015, phân tích SWOT có thể được sử dụng tập trung vào việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ. Nếu bạn có Hệ thống quản lý môi trường sử dụng ISO 14001:2015 , thì phân tích SWOT của bạn có thể tập trung vào hiệu suất môi trường.

Phân tích SWOT là một công cụ có thể rất hữu ích, nhưng tùy thuộc vào bạn để xác định xem nó có phải là công cụ phù hợp với tổ chức của bạn hay không. Các tiêu chuẩn ISO không cho bạn biết làm thế nào để đáp ứng các yêu cầu, vì vậy nếu phân tích SWOT giúp công ty của bạn cải thiện, hãy sử dụng nó với khả năng tốt nhất của bạn.