Quy định đánh giá chứng nhận từ xa (QP-08.01)

File: Quy định đánh giá chứng nhận sự phù hợp từ xa (QP-08.01)

1. PHẠM VI ÁP DỤNG

Trong bối cảnh dịch bệnh thực hiện cách ly toàn xã hội, hạn chế di chuyển, để đảm bảo duy trì hệ thống quản lý của doanh nghiệp được hoạt động có hiệu lực, ISOCERT ban hành quy định này áp dụng cho các chương trình chứng nhận hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO.

2. TÀI LIỆU THAM KHẢO

- Tài liệu IAF MD4:2018 về việc sử dụng công nghệ thông tin và truyền thông (ICT) cho các mục đích đánh giá.

- Tiêu chuẩn TCVN 19011: 2018: Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý

- ISO/IEC 17021-1: Đánh giá sự phù hợp – Yêu cầu đối với tổ chức cung cấp dịch vụ đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý.

3. ĐỊNH NGHĨA VÀ CÁC VÍ DỤ

3.1. Định nghĩa

- Đánh giá từ xa (trực tuyến): là một hình thức thông qua việc sử dụng các công nghệ thích hợp để thực hiện đánh giá, đảm bảo tất cả các nội dung thực hiện được thực hiện như đánh giá trực tiếp tại đơn vị khách hàng.

- ICT: là việc sử dụng công nghệ để thu thập, lưu trữ, truy xuất, xử lý, phân tích và truyền tải thông tin. Nó bao gồm phần mềm và phần cứng như điện thoại thông minh, thiết bị cầm tay, máy tính xách tay (laptop), máy tính để bàn, máy bay không người lái, máy quay video, công nghệ có thể đeo, trí tuệ nhận tạo và những thứ khác. Việc sử dụng Công nghệ thông tin truyền thông có thể thích hợp cho việc kiểm tra, đánh giá ở cả địa phương và từ xa.

3.2. Các ví dụ

Các ví dụ về việc sử dụng công nghệ thông tin trong quá trình đánh giá có thể bao gồm nhưng không giới hạn ở:

- Các cuộc họp bằng các phương tiện hội nghị từ xa như chia sẻ âm thanh, video và dữ liệu;

- Kiểm tra, đánh giá tài liệu và hồ sơ bằng cách truy cập từ xa, đồng bộ (trong thời gian thực) hoặc không đồng bộ (khi có thể).

- Ghi lại thông tin và bằng chứng bằng các bản ghi video tĩnh hoặc video âm thanh.

- Cung cấp quyền truy cập bằng hình ảnh/âm thanh đến các vị trí từ xa hoặc tiềm ẩn nguy cơ.

4. QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ TỪ XA

Hình 1: Quy trình đánh giá từ xa

4.1.Tiếp nhận yêu cầu của Khách hàng.

Cán bộ Marketing có trách nhiệm tìm kiếm khách hàng, triển khai hợp đồng chứng nhận. Hồ sơ đăng ký chứng nhận bao gồm: Nhận đăng ký chứng nhận Xem xét tính khả thi Lập chương trình đánh giá từ xa Lập kế hoạch đánh giá từ xa Đánh giá từ xa Yêu cầu thực hiện HĐKP Thẩm xét hồ sơ, báo cáo Không cấp chứng chỉ Bổ sung phạm vi/thông tin/ từ chối cung cấp dịch vụ Cấp chứng chỉ Công bố website Yes No Đánh giá giám sát; Đánh giá chứng nhận lại theo đúng quy định

- Đăng ký chứng nhận bao gồm các thông tin: địa điểm đăng ký đánh giá, chứng nhận; hoạt động, số lượng nhân viên.

- Giấy đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp;

- Sơ đồ tổ chức;

- Đối với chứng nhận hệ thống quản lý: quy trình sản xuất/dịch vụ; quy trình đánh giá nội bộ, xem xét lãnh đạo; quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp; quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ.

4.2. Chuẩn bị đánh giá

4.2.1. Xem xét tính khả thi về việc thực hiện đánh giá từ xa

Điều phối viên – phòng BA xem xét đến tính khả thi để thực hiện một cuộc đánh giá từ xa sử dụng công nghệ ICT để quyết định xem có nên thực hiện đánh giá từ xa và xây dựng kế hoạch, chương trình đánh giá từ xa hay không, điều phối viên cần xem xét các khía cạnh sau:

a.Doanh nghiệp đăng ký chứng nhận đồng ý thực hiện việc đánh giá từ xa hoặc đề xuất phương pháp thực hiện nó.

b. Xem xét cơ sở kỹ thuật phù hợp có sẵn sàng để chia sẻ hệ thống văn bản tài liệu theo yêu cầu và có thể kết nối trực tiếp với cán bộ nhân viên hoặc các thành viên liên quan theo yêu cầu của đoàn đánh giá không?

c. Xem xét đến khả năng kết nối, băng thông internet có phù hợp không?

d.Phải đảm bảo tính bảo mật, an toàn và bảo vệ thông tin số liệu được chia sẻ trong suốt quá trình đánh giá. ISOCERT có thể kí thỏa thuận cụ thể với doanh nghiệp về việc bảo mật các loại hồ sơ tài liệu liên quan.

d. Xem đã tiến hành đánh giá rủi ro để xác định các lĩnh vực (con người, hoạt động và địa điểm đăng ký).

4.2.2 Lập chương trình đánh giá từ xa

Điều phối viên – phòng BA thực hiện lập chương trình đánh giá từ xa bao gồm các nội dung: chuẩn mực chứng nhận, chuẩn mực đánh giá, phạm vi đăng ký chứng nhận, thời gian đánh giá và các thành viên đoàn đánh giá .

Điều phối viên – phòng BA lập chương trình đánh giá cho chu kỳ chứng nhận 3 năm.

4.2.3. Kế hoạch đánh giá

- Không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký hợp lệ (đáp ứng các yêu cầu tính khả thi khi xem xét tại mục 4.1), điều phối viên thực hiện gửi hồ sơ, đăng ký chứng nhận cho trưởng đoàn đánh giá, đề nghị trưởng đoàn gửi kế hoạch đánh giá từ xa cho khách hàng và cc phòng kế hoạch ISOCERT.

- Kế hoạch đánh giá bao gồm đầy đủ các nội dung liên quan tới thời gian, nội dung và các hoạt động đánh giá từ xa cần thiết.

4.3. Tiến hành đánh giá

4.3.1. Đánh giá từ xa

Việc đánh giá từ xa cũng sẽ được thực hiện đúng quy trình chuẩn của một cuộc đánh giá thông thường, chỉ khác biệt là việc sử dụng các trang thiết bị công nghệ để đánh giá các bằng chứng cần thiết.

1.Tổ chức họp khai mạc (giới thiệu) qua việc kết nối video với doanh nghiệp đăng ký chứng nhận. Trình bày chi tiết về kế hoạch đánh giá sẽ được thực hiện như thế nào và tất cả các phần nội dung công việc của các tiêu chuẩn chứng nhận, các nội dung ISOCERT sẽ đánh giá. Đoàn đánh giá ghi lại thành phần cán bộ tham gia, và bất kì nội dung điều chỉnh kế hoạch đánh giá được nêu ra tại cuộc họp giới thiệu này theo như cách thông thường trước đây.

2. Cuộc đánh giá từ xa sẽ được thực hiện có kết hợp với việc rà soát hồ sơ tài liệu và các cuộc họp, phỏng vấn trực tuyến. Các cuộc phỏng vấn sẽ được chọn mẫu một cách phù hợp các đại diện của bộ phận quản lý và các đại diện thành viên.

3. Bằng chứng khách quan của cuộc đánh giá từ xa chính là các kết luận từ các cuộc phỏng vấn, xem xét tài liệu, hồ sơ, quan sát trực quan từ xa. Bằng chứng đánh giá việc thực hiện và tính hiệu lực của hệ thống quản lý của khách hàng; bao gồm ít nhất các yếu tố dưới đây:

- Thông tin và bằng chứng về sự phù hợp đối với tất cả các yêu cầu trong việc áp dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý và các tài liệu có tính quy chuẩn khác;

- Tiến hành việc giám sát, đo lường các mục tiêu chính như thế nào;

- Việc tuân thủ hệ thống quản lý và các yếu tố luật định, cũng như các yêu cầu của khách hàng;

- Trách nhiệm của lãnh đạo đối với các chính sách (chất lượng; môi trường; an toàn thực phẩm; an toàn sức khỏe nghề nghiệp) của tổ chức.

- Hiệu lực của các cuộc đánh giá nội bộ;

- Có bằng chứng về việc xem xét hệ thống quản lý của lãnh đạo;

- Có bằng chứng khách quan về tính hiệu lực của việc thực hiện các quy trình;

4.Đoàn đánh giá tổ chức cuộc họp kết thúc với Doanh nghiệp theo như quy trình của cuộc đánh giá thông thường và nhấn mạnh vào những phát hiện.

4.3.2.Thực hiện hành động khắc phục

- Nếu trong quá trình đánh giá, đoàn đánh giá ghi nhận các điểm không phù hợp, thì doanh nghiệp cần thực hiện hành động khắc phục.

- Doanh nghiệp phải thực hiện việc khắc phục trong vòng 2 tháng và gửi bằng chứng về cho ISOCERT.

4.3.3.Thẩm tra hành động khắc phục.

- Đoàn đánh giá có trách nhiệm thẩm tra hành động khắc phục.

- Nếu hành động khắc phục không đạt, thì yêu cầu doanh nghiệp bổ sung hành động khắc phục.

4.4 Thẩm xét hồ sơ và Cấp Giấy chứng nhận, Duy trì chứng nhận

4.4.1 Thẩm xét hồ sơ chứng nhận

- Trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, thẩm xét viên - phòng BA phải thực hiện việc thẩm xét tính hợp lệ của báo cáo đánh giá.

- Sau đó Ban BA ra dự thảo Giấy chứng nhận và gửi cho khách hàng để khách hàng xác nhận.

- Sau khi khách hàng xác nhận và đồng ý với Dự thảo, Bộ phận in Chứng chỉ thực hiện việc in và cấp cho khách hàng.

- Giấy chứng nhận có giá trị trong 3 năm. Tần suất thực hiện việc đánh giá giám sát không quá 12 tháng/lần.

4.4.2 Thẩm xét hồ sơ giám sát

- Trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được đủ hồ sơ hợp lệ, thẩm xét viên - phòng BA phải thực hiện việc thẩm xét tính hợp lệ của báo cáo đánh giá giám sát.

- Sau khi thẩm xét thẩm xét viên - phòng BA phê duyệt Báo cáo thẩm xét hồ sơ giám sát và kiến nghị Lãnh đạo thông báo Duy trì Giấy chứng nhận nếu kết quả thẩm xét đạt yêu cầu.

4.5 Đình chỉ/hủy bỏ giấy chứng nhận

Ban BA có trách nhiệm xem xét hoạt động liên quan đến việc đình/chỉ hủy bỏ giấy chứng nhận hợp quy đã cấp. Giấy chứng nhận bị đình chỉ một trong trường hợp sau:

+ Công ty không duy trì hoạt động sản xuất quá 12 tháng.

+ Các điểm không phù hợp trong đánh giá quá trình sản xuất không được doanh nghiệp khắc phục hoặc việc khắc phục không được đoàn đánh giá chấp nhận.

+ Hoạt động đánh giá giám sát định kỳ không được thực hiện

+ Theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Thời hạn đình chỉ không quá 03 tháng, trong thời hạn định chỉ, nếu doanh nghiệp không có biện pháp để khắc phục thích hợp, Ban BA có trách nhiệm xem xét kiến nghị lãnh đạo có quyết định hủy bỏ giấy chứng nhận.

Quyết định đình chỉ/hủy bỏ giấy chứng nhận phải được gửi cho cơ quan liên quan tại địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký hoạt động hoặc các cơ quan quản lý nhà nước khác (khi có yêu cầu)

5. BIỂU MẪU

Sử dụng các biểu mẫu theo Quy trình chứng nhận – QP 08.01 bao gồm:

1. Đăng ký chứng nhận (QF 08-01a);

2. Chương trình đánh giá từ xa (QF 08-07);

3. Kế hoạch đánh giá từ xa (QF 08-16);

4. Quyết định thành lập đoàn đánh giá (QF 08-06c);

5. Thông báo đánh giá (QF 08-06a);

6. Danh sách tham dự (QF 08-11);

7. Checklist đánh giá theo từng chương trình (QF 08-08);

8. Các điểm lưu ý, khuyến nghị (nếu có) (QF 08-10);

9. Yêu cầu hành động khắc phục (QF 08-09);

10. Báo cáo đánh giá (QF 08-08b);

11. Chú ý sử dụng dấu cho khách hàng (QF 08-19);

12. Audit log (QF 08-20).

Xem chi tiết quy định đánh giá chứng nhận từ xa (QP-08.01)

Tại sao nên làm việc với ISOCERT?

Tìm hiểu thêm về ISOCERT >