Quy trình PDCA – hướng dẫn xây dựng biểu mẫu báo cáo cá nhân và doanh nghiệp

Vậy làm sao để bạn và doanh nghiệp của bạn có thể áp dụng tốt nhất PDCA và triệt để tận dụng công cụ này để phát triển bền vững? Hãy cùng ISOCERT tìm hiểu phương pháp áp dụng PDCA chi tiết theo từng biểu mẫu đi kèm.

Chúng ta đều biết chu trình PDCA cũng như tính ứng dụng của nó, cải tiến thích hợp để sau đó bắt đầu lại việc lập kế hoạch điều chỉnh này và thực hiện lại chu trình PDCA mới, tuy nhiên để soạn thảo ra các văn bản phù hợp với doanh nghiệp thì cần chú ý các vấn đề sau:

Bước 1: Lập kế hoạch (Plan)

Bản báo cáo kế hoạch cá nhân cần đầy đủ các nội như sau:

• Nội dung công việc của kế hoạch
• Mục tiêu của kế hoạch mà bạn mong muốn đạt được
• Đưa ra thứ tự ưu tiên xem việc nào cần làm xong trước, xong ở thời điểm nào, làm bằng cách nào, tạo ra kết quả ra sao
• Hãy luôn luôn tính đến các rủi ro có thể xảy ra
• Chuẩn bị cho phương án B cho mọi tình huống

Đối với cả báo cáo kế hoạch của tổ chức, bạn cần thêm nội dung quy định rõ “trách nhiệm, phân công nhiệm vụ” của từng người hoặc phòng, ban. 

Ví dụ việc triển khai một kế hoạch: 

(Mục đích)	(Hạng mục thực hiện)	(Phương pháp thực hiện)

Ví dụ: Biểu mẫu lên kế hoạch cho doanh nghiệp

Bước 2: Thực hiện (Do)

Lên kế hoạch sẽ là vô dụng nếu kế hoạch không được hoàn thành. Vì vậy cần có những thao tác để thực hiện công việc sao cho tốt nhất, một số phương pháp để làm tốt bước “thực hiện” như sau:

Tạo ra quy trình chắc chắn có thể đem lại hiệu quả

Dựa vào kinh nghiệm và việc sửa chữa thường xuyên, tạo ra các quy trình chi tiết cho từng bước thực hiện, ví dụ như quy trình gặp khách hàng dịch vụ sửa nhà như sau:

Ma trận về mức độ cần gấp và mức độ quan trọng

Sau khi đã lập kế hoạch và có danh sách các công việc cần làm, bạn có thể chia các công việc theo mức độ cần gấp và mức độ quan trọng của công việc đó. Công việc nào quan trọng hơn, có ít thời gian để thực hiện hãy để lên ô mức độ cao, những việc ít quan trọng và có nhiều thời gian thực hiện hãy sắp xếp ở ô mức độ thấp. Sau khi hoàn thiện ma trận này, bạn sẽ biết được thứ tự công việc cần thực hiện.

Bước 3: Kiểm tra (Check)

Việc đánh giá xem xét kết quả của hành động như thế nào, có rút ra được kinh nghiệm gì hay không sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới sự trưởng thành của bản thân và sự tiến triển của hoạt động kinh doanh. Để kiểm tra được kết quả có được thực hiện tốt hay không, bạn phải dựa vào “kế hoạch” và “mục tiêu” ban đầu và so sánh. Biểu mẫu của việc kiểm tra được thể hiện như sau:

Với những kết quả thực hiện không tốt, bạn có thể sử dụng công cụ 5W, tức là 5 mức câu hỏi “Tại sao?” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, ví dụ nếu kết quả của việc “Hiệu quả hóa quy trình” chưa thành công, bạn có thể đưa ra các câu hỏi như sau:

Câu hỏi “Tại sao” số 1: Tại sao quy trình không thể được hiệu quả hóa?

Trả lời: Do mọi người không làm việc theo quy trình.

Câu hỏi “Tại sao” số 2: Tại sao mọi người không làm việc theo quy trình?

Trả lời: Do không có hướng dẫn, đào tạo .

Câu hỏi “Tại sao” số 3: Tại sao không hướng dẫn, đào tạo?

Trả lời: Do không sắp xếp được thời gian đào tạo.

Câu hỏi “Tại sao” số 4: Tại sao không sắp xếp được thời gian đào tạo?

Trả lời: Do không sắp được kế hoạch công việc của mọi người.

Câu hỏi “Tại sao” số 5: Tại sao không sắp xếp được kế hoạch công việc?

Trả lời: Do không lên kế hoạch thực hiện công việc từng người, thường mọi người chỉ bắt tay vào làm việc luôn mà không lên kế hoạch trước đó.

Như vậy chúng ta sẽ biết được nguyên nhân gốc rễ của việc không đạt được mục tiêu đã đề ra.

Bước 4: Cải tiến (Action)

Sau một quá trình “thực hiện”, đối với các công việc đang làm tốt thì bạn nên quy chuẩn hóa nó và duy trì, với các việc làm không tốt thì cân nhắc xem có cải thiện rồi tiếp tục không hay dừng lại.

Bạn có thể tham khảo biểu mẫu sau:

Trên đây, chúng tôi đã giúp bạn hiểu rõ hơn và vận hành áp dụng PDCA. Nếu cần thêm sự hướng dẫn, hãy đăng ký tham gia khóa học của chúng tôi để được các chuyên gia chia sẻ nhiều hơn và hướng dẫn chi tiết hơn để phát triển doanh nghiệp của bạn.