Quyết định chất lượng nâng cao giá trị từ việc phân bổ vốn

Bạn có đang lãng phí nguồn vốn?

Phần lớn các nhà điều hành tài chính “không tự tin vào khả năng tổ chức của họ trong việc tối ưu hóa danh mục các cơ hội đầu tư dự án của họ.”  Một số thách thức hàng đầu được trích dẫn bao gồm: khó đo lường lợi ích và so sánh các dự án khác nhau, liên kết quyết định tài trợ với chiến lược doanh nghiệp, không hiệu quả và thời gian - tính toán các quy trình, chính trị hóa hoặc “chơi trò chơi” quy trình và định lượng rủi ro.

Cách phân bổ vốn là một trong những quyết định chiến lược quan trọng nhất liên quan đến sự thành công và bền vững của một tổ chức. Quyết định đầu tư - còn được gọi là quyết định phân bổ vốn - nhằm tạo ra giá trị cho các bên liên quan và tác động đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Các quyết định này bao gồm đầu tư của các công ty dược phẩm vào nghiên cứu và phát triển, đầu tư của các công ty tài nguyên thiên nhiên vào thăm dò và khai thác và đầu tư của các công ty viễn thông vào cơ sở hạ tầng mạng thế hệ tiếp theo.

Những quyết định này có thể vô cùng phức tạp. Thông tin và giả định về các giải pháp thay thế đầu tư vốn được phân tán trong mọi người và hệ thống của tổ chức. Hơn nữa, khó có thể so sánh các dự án dựa trên sự khác biệt của chúng về các yếu tố như lợi ích chiến lược, lợi ích của các bên liên quan, mức độ rủi ro, sự phụ thuộc lẫn nhau, tính cấp thiết, thời gian thu hồi vốn và loại hình đầu tư. Nếu không có các hệ thống và quy trình quyết định được phát triển tốt để giải quyết sự phức tạp này, các tổ chức thường có ít lựa chọn ngoài việc quay lại “Kế hoạch B” —các cuộc tranh luận kéo dài, kéo dài; chính trị và chơi trò chơi hệ thống; hoặc bản năng gan dạ của một nhà điều hành dũng cảm và nhân viên tuân thủ các quy trình hiện có, mặc dù với sự ngờ vực và hoài nghi. Nó có thể có nghĩa là trì hoãn chỉ phân tích định lượng, để các con số thực hiện cuộc gọi.

Cải thiện chất lượng của các quyết định phân bổ vốn — cho dù đó là quyết định đầu tư “một lần” hay việc xem xét theo chu kỳ (ví dụ, hàng năm) đối với một hoặc nhiều khoản đầu tư trong một thiết lập danh mục đầu tư — thường mang lại những cơ hội lớn để nâng cao giá trị của cổ đông và tạo ra lợi thế chiến lược . Bài học có thể được rút ra từ những cải tiến lớn về chất lượng quy trình được thực hiện trong vài thập kỷ qua: Với cách tiếp cận có cấu trúc đối với chất lượng quyết định, “chi phí giảm xuống và năng suất tăng lên khi cải thiện chất lượng được thực hiện bằng cách quản lý tốt hơn thiết kế, kỹ thuật, thử nghiệm và bằng cách cải tiến các quy trình. ”

Việc áp dụng các khái niệm chất lượng quản lý vào việc ra quyết định phân bổ vốn có thể cải thiện giá trị và sự liên kết chiến lược đồng thời giảm chi phí và sự kém hiệu quả. Ở đây, chúng tôi tập trung vào kiến trúc hai hướng được thiết kế để cải thiện chất lượng quyết định:

• Chất lượng quy trình: Khuôn khổ và quy trình cho một thiết kế chất lượng cao để ra quyết định về vốn là gì?
• Phẩm chất con người: Quy trình quản trị, trình độ kỹ năng và học tập cần thiết để cải thiện quy trình quyết định là gì?

Kiến trúc được đề xuất của chúng tôi có các yếu tố sau: khung quyết định, quản lý dữ liệu, phân tích, ra quyết định và học tập lặp đi lặp lại. Khi chúng tôi xác định các yếu tố này, chúng tôi cũng sẽ xác định một loạt các khả năng được liên kết với từng yếu tố và đề xuất một số bước để phát triển các khả năng này trong tổ chức. Lợi tức đầu tư cho việc xây dựng một kiến trúc ra quyết định mạnh mẽ để phân bổ vốn có thể là đáng kể và có thể mang lại lợi ích bổ sung.

Cấu trúc quyết định chất lượng

Đóng khung

Lên khung quyết định đầu tư vốn, hay danh mục các quyết định, có lẽ là bước quan trọng nhất trong quá trình quyết định, vì nó đặt nền tảng cho các bước sau này. Cấu trúc và lập khung quyết định đầu tư cũng là một môn nghệ thuật cũng giống như một môn khoa học. Khuyến nghị quy trình đa bên với các mục tiêu và ưu tiên được trình bày rõ ràng cũng như việc sử dụng các kỹ thuật tạo thuận lợi sáng tạo để xác định các lựa chọn thay thế, rủi ro và cơ hội.

Các bên liên quan trong tổ chức có thể được nhóm lại thành một cơ cấu quản trị ba cấp: 1) những người ra quyết định đặt ra định hướng chiến lược và quyết định những gì được tài trợ; 2) cố vấn quyết định thực hiện các trường hợp kinh doanh dự án vốn và phân tích danh mục đầu tư để cung cấp thông tin chi tiết cho những người ra quyết định; và 3) những người đề xuất dự án và các thành viên trong nhóm cũng như các chuyên gia về chủ đề trong toàn tổ chức. Những người ra quyết định thường dựa vào thông tin từ nhiều nhóm và chuyên gia. Quy trình khung được khuyến nghị được thông báo theo hướng và tiêu chí được xác định từ trên xuống bởi những người ra quyết định, được quản lý bởi các cố vấn quyết định và là một quy trình sử dụng kiến thức của nhiều thành viên trong nhóm và các chuyên gia.

Đối với các quyết định đầu tư chiến lược lớn, kết quả của quá trình định khung có cấu trúc có thể bao gồm một bản đồ nhân tố, một công cụ đồ họa hiển thị các động lực chính của sự không chắc chắn và giá trị, đóng vai trò như một bản thiết kế cho dữ liệu và phân tích và thể hiện sự tổng hợp mạnh mẽ các quan điểm của nhiều cổ đông về quyết định đầu tư. Đối với các quyết định ưu tiên danh mục đầu tư, yêu cầu chọn lọc từ hàng chục, hàng trăm hoặc hàng nghìn dự án, một bước quan trọng trong việc cấu trúc các quyết định là phát triển một khung định giá dựa trên nhiều mục tiêu tài chính và chiến lược của tổ chức để tạo ra một cách so sánh nhất quán các dự án khác nhau và lợi ích của chúng.

Tuy nhiên, khung quyết định thường bị giảm thiểu hoặc bị bỏ qua. Trong các trường hợp kinh doanh dự án vốn đang phát triển, mọi người có xu hướng bắt đầu thu thập đầu vào ngay lập tức và điền vào bảng tính quá sớm. Khi chúng ta bắt đầu xây dựng một mô hình tài chính và thu thập dữ liệu mà không đưa ra quyết định trước, chúng ta có nguy cơ trở thành con mồi của việc thu thập dữ liệu sai và những thành kiến ​​chung về nhận thức. Lĩnh vực kinh tế học hành vi đã xem xét hiện tượng thiên lệch nhận thức trong việc ra quyết định trong vài thập kỷ, và một số sách và bài báo gần đây đã áp dụng lý thuyết này, được phát triển bởi các học giả, vào quản lý kinh doanh.

Các khuyến nghị để cải thiện khung quyết định đầu tư bao gồm:

• Các bên liên quan: Theo đuổi sự tham gia rộng rãi nhất vào quá trình lập khung có tính khả thi trên thực tế.
• Môi trường: Tập trung vào việc tạo ra một môi trường cho các bên liên quan có lợi cho tư duy không bị gò bó.
• Câu hỏi: Hãy chuẩn bị để hỏi những câu hỏi hóc búa hơn là củng cố những gì đã biết và cảm thấy thoải mái.

Sự tham gia rộng rãi của các bên liên quan trong quá trình đóng khung dường như là lẽ thường, nhưng thật quá dễ dàng để bỏ qua cấu trúc này, do tần suất các tổ chức kết thúc với cấu trúc trong các hầm chứa. Nhóm các bên liên quan cần thiết để lập khung tốt thường bao gồm những người bên ngoài bộ phận trực tiếp hoặc đơn vị kinh doanh của bạn. Ví dụ, việc kết hợp nhóm dự án vốn với nhóm điều hành trong các phiên lập khung sẽ góp phần chuyển đổi suôn sẻ hơn từ việc thực hiện dự án sang trạng thái sẵn sàng hoạt động. Xây dựng nguyên tắc về sự tham gia rộng rãi của các bên liên quan vào kiến trúc quyết định của bạn trong quá trình lập khung có thể cải thiện chất lượng quyết định bằng cách giúp phát triển một trường hợp kinh doanh mạnh mẽ hơn, quy trình thu thập dữ liệu hiệu quả hơn, vai trò và trách nhiệm rõ ràng hơn và nó có thể tạo điều kiện xây dựng sự đồng thuận xung quanh các quyết định cuối cùng do phân tích tình huống kinh doanh.

Dữ liệu

Dữ liệu và các giả định là trung tâm của quá trình quyết định và thường được coi là một trong những liên kết yếu nhất của nó. Những thách thức phổ biến bao gồm quá tải dữ liệu (số lượng lớn dữ liệu khiến bạn khó biết bắt đầu từ đâu), dữ liệu không liên quan hoặc thiếu dữ liệu. Bắt đầu với một quá trình đóng khung để xác định các câu hỏi quan trọng cho phép sử dụng dữ liệu có mục đích và có mục tiêu. Dữ liệu có thể được chia thành ba loại:

• Dữ liệu thị trường: Dữ liệu có các giao dịch thị trường có thể quan sát được, ví dụ: giá cổ phiếu, giá hàng hóa, tỷ giá hối đoái.
• Dữ liệu thực nghiệm: Đây là nơi xu hướng mới nổi của phân tích dữ liệu phù hợp với quy trình, sử dụng dữ liệu lịch sử để dự đoán kết quả trong tương lai bằng cách sử dụng các kỹ thuật từ phân tích xu hướng cơ bản, ví dụ: thống kê mô tả và các mối tương quan, đến các cách tiếp cận phức tạp hơn, ví dụ: phân tích hồi quy và dự đoán các mô hình.
• Đánh giá chủ quan: Sử dụng khi dữ liệu thị trường không có sẵn và dữ liệu thực nghiệm không đủ và không phù hợp, tuy nhiên vẫn cần phải đưa ra các giả định.

Các tổ chức có thể sử dụng cả ba loại dữ liệu để xác định mức độ hấp dẫn của các quyết định đầu tư; bài viết này tập trung vào các đánh giá dữ liệu chủ quan, thường được coi là vừa không đáng tin cậy vừa là thách thức nhất để xây dựng công thức.

Cần có một cách tiếp cận chu đáo để nắm bắt các đánh giá chủ quan từ các chuyên gia về chủ đề và để giảm thiểu sự thiên lệch về nhận thức. Đánh giá chủ quan có thể bao gồm các giả định về mô hình tài chính, chẳng hạn như điểm dữ liệu và phạm vi xác suất, và có thể bao gồm câu trả lời cho câu hỏi khảo sát và thang điểm. Khi đối mặt với những câu hỏi phức tạp, các nghiên cứu đã chỉ ra rằng chúng ta có xu hướng đơn giản hóa quá mức và sa đà vào các quy tắc ngón tay cái, được gọi là phương pháp heuristics, có thể thiên vị và đánh giá thấp rủi ro. Một cách tiếp cận là thông báo cho chuyên gia về các thành kiến ​​nhận thức và giải cấu trúc câu hỏi thành các đánh giá “cỡ nhỏ” nhỏ hơn mà ít có khả năng bị suy đoán và thành kiến ​​hơn. Việc thực hiện các đánh giá chủ quan có thể bảo vệ được đối với dữ liệu phụ thuộc vào việc sử dụng các kỹ thuật và câu hỏi “giảm giá trị”. Để làm ví dụ về cách điều này có thể cải thiện thông tin chi tiết, một công ty điện lực đã đánh giá chiến lược và các dự án vốn của mình cho một công ty con nước ngoài và ban đầu đã đánh giá rằng sự cải thiện giá trị lớn nhất sẽ đến từ các khoản đầu tư vào hiệu quả hoạt động. Sau khi đánh giá cẩn thận các yếu tố đầu vào trong một phân tích trường hợp kinh doanh có xác suất, rõ ràng là có nhiều cơ hội giá trị lớn hơn bằng cách đầu tư vào các nỗ lực vận động hành lang của họ để yêu cầu chính phủ tăng thuế.

Một bước quy trình hữu ích khác trong việc cải thiện chất lượng của các đánh giá chủ quan là cơ quan đánh giá đầu tư tổ chức các buổi đánh giá chất lượng dữ liệu. Sử dụng nguyên tắc tương tự như trên để giải cấu trúc quy trình, nhóm có thể tập trung vào một yếu tố dữ liệu tại một thời điểm (ví dụ: tỷ lệ tăng trưởng doanh thu, giả định lợi nhuận hoặc đánh giá thang điểm) và sắp xếp các dự án theo thứ tự xếp hạng dựa trên một yếu tố đó. Điều quan trọng là tập trung vào các dự án có vẻ không theo thứ tự so với các dự án khác cho một yếu tố đó. Lặp lại quy trình cho từng phần tử dữ liệu, từng phần tử dữ liệu một. Điều này có xu hướng dẫn đến bước đánh giá chất lượng dữ liệu đáng tin cậy hơn là xem xét từng trường hợp nghiệp vụ hoàn chỉnh để xác định yếu tố dữ liệu nào có thể bị sai lệch.

Phân tích

Phân tích đang được chấp nhận như một thành phần trung tâm của việc ra quyết định tốt hơn và là một nguồn tiềm năng của lợi thế cạnh tranh. Nhưng việc phát triển các năng lực tổ chức này đòi hỏi phải có lộ trình và các khoản đầu tư. Một số tổ chức có hiệu quả trong việc đánh giá các dự án lớn nhưng ít kỹ năng hơn trong việc đưa ra quyết định về một lượng lớn các khoản đầu tư nhỏ hơn. Các tổ chức khác có tập hợp các khả năng ngược lại. Hiếm khi chúng ta thấy các tổ chức mạnh cả hai.

Học lặp đi lặp lại

Học tập lặp đi lặp lại và cải tiến liên tục là một phần của việc thúc đẩy quá trình quyết định đầu tư vốn của tổ chức. Một số câu hỏi cần xem xét để học tổ chức hiệu quả hơn là:

• Chúng ta đã tạo ra một môi trường làm việc và tập hợp các thước đo hiệu suất và khuyến khích mà trong đó các nhóm dự án có thể khám phá và học hỏi từ những kinh nghiệm trong quá khứ, tích cực và tiêu cực?
• Nhóm dự án có được hướng dẫn và sẵn sàng thách thức các giả định của mình trong và sau quá trình phân tích không?
• Có đủ đào tạo và giao tiếp chiến lược để hỗ trợ các bước quy trình mới, kỹ thuật đóng khung, phương pháp tiếp cận đánh giá dữ liệu hoặc công cụ phân tích trong quá trình đầu tư vốn không?

Chúng tôi đã quan sát quá trình học tập lặp đi lặp lại tại một đại lý đã áp dụng một quy trình mới, có cấu trúc cho các trường hợp kinh doanh dự án vốn. Các công cụ mới nắm bắt được định hướng chiến lược của lãnh đạo và thông qua đào tạo, thời gian và thực hành kết hợp, tổ chức đã có thể cải thiện các đề xuất dự án của mình. Trong suốt ba chu kỳ tài trợ, nó đã thấy ROI trung bình của danh mục các dự án của mình tăng hơn gấp đôi.