Tư duy dựa trên rủi ro trong ISO 9001:2015

Tư duy dựa trên rủi ro trong ISO 9001:2015

Mục đích của bài viết này: • giải thích tư duy dựa trên rủi ro trong ISO 9001 • để giải quyết các nhận thức và lo ngại rằng tư duy dựa trên rủi ro thay thế phương pháp tiếp cận quy trình • để giải quyết mối quan tâm rằng hành động phòng ngừa đã bị loại bỏ khỏi ISO 9001 • giải thích một cách đơn giản từng thành phần của tư duy dựa trên rủi ro

Tư duy dựa trên rủi ro là gì?

ISO 9001:2015 - How to apply Risk-based Thinking to Quality Processes [Part  VII]

Một trong những thay đổi quan trọng trong bản sửa đổi năm 2015 của ISO 9001 là thiết lập một cách tiếp cận có hệ thống để xem xét rủi ro, thay vì coi “phòng ngừa” như một thành phần riêng biệt của hệ thống quản lý chất lượng.

Rủi ro là vốn có trong tất cả các khía cạnh của hệ thống quản lý chất lượng. Có rủi ro trong tất cả các hệ thống, quy trình và chức năng. Tư duy dựa trên rủi ro đảm bảo những rủi ro này được xác định, xem xét và kiểm soát trong suốt quá trình thiết kế và sử dụng hệ thống quản lý chất lượng.

Trong các phiên bản trước của ISO 9001, một điều khoản về hành động phòng ngừa đã được tách ra khỏi toàn bộ. Bằng cách sử dụng tư duy dựa trên rủi ro, việc xem xét rủi ro là không thể thiếu. Nó trở nên chủ động hơn là phản ứng trong việc ngăn chặn hoặc giảm bớt các tác động không mong muốn thông qua việc xác định và hành động sớm. Hành động phòng ngừa được tích hợp sẵn khi hệ thống quản lý dựa trên rủi ro.

Suy nghĩ dựa trên rủi ro là điều mà tất cả chúng ta đều tự động làm trong cuộc sống hàng ngày.

Ví dụ: Nếu tôi muốn băng qua một con đường, tôi sẽ tìm phương tiện giao thông trước khi bắt đầu. Tôi sẽ không bước trước một chiếc xe đang di chuyển.

Tư duy dựa trên rủi ro luôn có trong ISO 9001 - bản sửa đổi này xây dựng nó vào toàn bộ hệ thống quản lý.

Trong ISO 9001: 2015, tư duy dựa trên rủi ro cần được xem xét ngay từ đầu và trong toàn hệ thống, làm cho hành động phòng ngừa vốn có đối với các hoạt động lập kế hoạch, vận hành, phân tích và đánh giá.

Tư duy dựa trên rủi ro đã là một phần của phương pháp tiếp cận quy trình.

Không phải tất cả các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng đều thể hiện cùng một mức độ rủi ro về khả năng đáp ứng các mục tiêu của tổ chức. Một số cần lập kế hoạch và kiểm soát cẩn thận và chính thức hơn những người khác.

Ví dụ: Để sang đường, tôi có thể đi trực tiếp hoặc tôi có thể sử dụng một cây cầu đi bộ gần đó. Tôi chọn quy trình nào sẽ được xác định bằng cách xem xét các rủi ro.

Rủi ro thường được hiểu là chỉ những hậu quả tiêu cực; tuy nhiên ảnh hưởng của rủi ro có thể là tiêu cực hoặc tích cực.

Trong ISO 9001:2015, rủi ro và cơ hội thường được trích dẫn cùng nhau. Cơ hội không phải là mặt tích cực của rủi ro. Cơ hội là một tập hợp các hoàn cảnh giúp bạn có thể làm được điều gì đó. Việc nắm bắt hoặc không nắm bắt cơ hội sẽ dẫn đến các mức độ rủi ro khác nhau.

Ví dụ: Việc băng qua đường trực tiếp giúp tôi có cơ hội sang đường bên kia nhanh chóng, nhưng nếu tôi nhân cơ hội đó, thì nguy cơ bị thương do ô tô đang di chuyển sẽ tăng lên.

Tư duy dựa trên rủi ro xem xét cả tình hình hiện tại và các khả năng thay đổi.

Phân tích tình hình này cho thấy các cơ hội để cải thiện:

  • tàu điện ngầm dẫn ngay dưới đường
  • đèn giao thông dành cho người đi bộ, hoặc
  • chuyển hướng đường để khu vực này không có xe cộ qua lại

Rủi ro được giải quyết ở đâu trong ISO 9001:2015?

Khái niệm tư duy dựa trên rủi ro được giải thích trong phần giới thiệu của ISO 9001:2015 như một phần không thể thiếu của phương pháp tiếp cận quy trình.

ISO 9001: 2015 sử dụng tư duy dựa trên rủi ro theo cách sau:

Giới thiệu - khái niệm tư duy dựa trên rủi ro được giải thích

Điều khoản 4 - tổ chức được yêu cầu xác định các quy trình QMS của mình và giải quyết các rủi ro và cơ hội của tổ chức

Điều khoản 5 - quản lý cao nhất được yêu cầu

  • Thúc đẩy nhận thức về tư duy dựa trên rủi ro
  • Xác định và giải quyết các rủi ro và cơ hội có thể ảnh hưởng đến sự phù hợp của sản phẩm / dịch vụ

Điều khoản 6 - tổ chức được yêu cầu xác định các rủi ro và cơ hội liên quan đến việc thực hiện QMS và thực hiện các hành động thích hợp để giải quyết chúng

Điều khoản 7 - tổ chức được yêu cầu xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết (rủi ro tiềm ẩn bất cứ khi nào “phù hợp” hoặc “phù hợp” được đề cập)

Điều khoản 8 - tổ chức được yêu cầu quản lý các quá trình hoạt động của mình (rủi ro tiềm ẩn bất cứ khi nào “phù hợp” hoặc “phù hợp” được đề cập)

Điều khoản 9 - tổ chức được yêu cầu theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá hiệu quả của các hành động được thực hiện để giải quyết các rủi ro và cơ hội

Điều khoản 10 - tổ chức được yêu cầu sửa chữa, ngăn ngừa hoặc giảm bớt các tác động không mong muốn và cải thiện hệ thống quản lý chất lượng cũng như cập nhật các rủi ro và cơ hội

ADOPTING A RISK-BASED APPROACH TO GDPR COMPLIANCE | Accenture


Tại sao phải sử dụng tư duy dựa trên rủi ro?

Bằng cách xem xét rủi ro trong toàn bộ hệ thống và tất cả các quá trình, khả năng đạt được các mục tiêu đã nêu sẽ được cải thiện, đầu ra nhất quán hơn và khách hàng có thể tin tưởng rằng họ sẽ nhận được sản phẩm hoặc dịch vụ mong đợi.

Tư duy dựa trên rủi ro:

  • Cải thiện quản trị
  • Thiết lập văn hóa cải tiến chủ động
  • Hỗ trợ tuân thủ luật định và quy định
  • Đảm bảo tính nhất quán về chất lượng của sản phẩm và dịch vụ
  • Cải thiện niềm tin và sự hài lòng của khách hàng

Các công ty thành công thường kết hợp tư duy dựa trên rủi ro một cách trực giác.

Bắt đầu như thế nào?

Sử dụng tư duy dựa trên rủi ro trong việc xây dựng hệ thống và quy trình quản lý của bạn.

Xác định rủi ro của bạn là gì - nó phụ thuộc vào ngữ cảnh

Ví dụ:

Nếu tôi băng qua một con đường đông đúc với nhiều xe ô tô chạy nhanh, rủi ro không giống như khi con đường nhỏ với rất ít ô tô di chuyển. Cũng cần phải xem xét những điều như thời tiết, tầm nhìn, khả năng di chuyển cá nhân và các mục tiêu cá nhân cụ thể.

Hiểu rủi ro của bạn

Điều gì có thể chấp nhận được, điều gì là không thể chấp nhận được? Quy trình này có những ưu điểm hay nhược điểm gì so với quy trình khác?

Ví dụ:

Mục tiêu: Tôi cần băng qua đường một cách an toàn để đến một cuộc họp vào một thời điểm nhất định.
• KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN bị thương.
• KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN được việc đến muộn.

Việc đạt được mục tiêu của tôi nhanh hơn phải được cân bằng với khả năng chấn thương. Điều quan trọng hơn là tôi đến cuộc họp mà không bị thương hơn là tôi đến cuộc họp đúng giờ.

Có thể CHẤP NHẬN việc trì hoãn sang bên kia đường bằng cách sử dụng cầu đi bộ nếu khả năng bị thương do băng qua đường trực tiếp là cao.

Tôi phân tích tình hình. Cầu đi bộ cách đó 200 m và sẽ thêm thời gian cho hành trình của tôi. Thời tiết tốt, tầm nhìn tốt và tôi có thể thấy đường không có nhiều xe vào thời điểm này.

Tôi quyết định rằng việc đi bộ trực tiếp qua đường có mức rủi ro chấn thương thấp có thể chấp nhận được và sẽ giúp tôi đến buổi họp đúng giờ.


Lập kế hoạch hành động để giải quyết các rủi ro

Tôi có thể tránh hoặc loại bỏ rủi ro bằng cách nào? Làm cách nào để giảm thiểu rủi ro?

Ví dụ: Tôi có thể loại trừ nguy cơ bị thương do bị xe đâm nếu tôi sử dụng xe chòi chân nhưng tôi đã quyết định rằng rủi ro khi băng qua đường là có thể chấp nhận được.
Bây giờ tôi lên kế hoạch làm thế nào để giảm thiểu khả năng xảy ra hoặc tác động của chấn thương. Tôi không thể mong đợi một cách hợp lý để kiểm soát tác động của một chiếc ô tô đâm vào tôi. Tôi có thể giảm xác suất bị ô tô đâm.
Tôi dự định băng qua vào thời điểm không có xe nào di chuyển gần mình để giảm khả năng xảy ra tai nạn. Tôi cũng định sang đường ở nơi có tầm nhìn tốt.

Thực hiện kế hoạch - hành động
Ví dụ:
 Tôi di chuyển sang một bên đường, kiểm tra xem không có rào cản nào để băng qua. Tôi kiểm tra không có xe nào tới. Tôi tiếp tục tìm kiếm những chiếc xe trong khi băng qua đường.

Kiểm tra tính hiệu quả của hành động - nó có hoạt động không?
Ví dụ:
 Tôi đến bên kia đường mà không hề hấn gì và đúng giờ: kế hoạch này đã hiệu quả và tránh được những ảnh hưởng không mong muốn.

Rút kinh nghiệm - cải tiến

Ví dụ:
Tôi lặp lại kế hoạch trong nhiều ngày, vào các thời điểm khác nhau và trong các điều kiện thời tiết khác nhau.
Điều này cung cấp cho tôi dữ liệu để hiểu rằng bối cảnh thay đổi (thời gian, thời tiết, số lượng xe) ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của kế hoạch và làm tăng khả năng tôi không đạt được mục tiêu của mình (đến đúng giờ và tránh bị thương).
Kinh nghiệm cho tôi biết rằng sang đường vào những thời điểm nhất định trong ngày là rất khó vì có quá nhiều xe. Để hạn chế rủi ro, tôi sửa đổi và cải thiện quy trình của mình bằng cách sử dụng xe chòi chân vào những thời điểm này.
Tôi tiếp tục phân tích hiệu quả của các quy trình và sửa đổi chúng khi bối cảnh thay đổi.

Tôi cũng tiếp tục xem xét các cơ hội đổi mới:
• tôi có thể di chuyển địa điểm họp để khỏi phải băng qua đường không?
• Tôi có thể thay đổi thời gian của cuộc họp để tôi băng qua đường khi nó yên tĩnh không?
• chúng ta có thể gặp nhau qua điện tử không?


Các tài liệu hữu ích khác

  • ISO 31000: 2009 Quản lý rủi ro - Nguyên tắc và hướng dẫn
  • PD ISO / TR 31004: 2013 Quản lý rủi ro - Hướng dẫn thực hiện ISO 31000
  • ISO 9001: 2015 Tư duy dựa trên rủi ro - trình bày điểm mạnh
  • ISO 31010: 2010 Quản lý rủi ro - Kỹ thuật đánh giá rủi ro

Bài viết liên quan

icon messenger icon zalo icon phone
ajax-loader