Xây dựng Văn hóa Chất lượng: Nhận thức về Tác động Tài chính của Chất lượng

Để các nhóm của bạn giúp giảm chi phí chất lượng (Cost of Quality - COQ), họ cần nhận thức được các thực hành tốt và những hành vi làm tăng hoặc giảm COQ, đồng thời phản ánh và học cách áp dụng những thực hành đó vào các tình huống trong tương lai. Tất cả nhân viên cần hiểu các yếu tố đóng góp vào COQ và các hành động hoặc việc không làm dẫn đến việc tăng hoặc giảm các chi phí đó. Một phương pháp mạnh mẽ để minh họa tác động của COQ đối với một tổ chức là xác định số lượng sản phẩm họ cần bán để bù đắp chi phí chất lượng, mà Hiệp hội Chất lượng Hoa Kỳ (ASQ) ước tính cao tới 20% doanh thu. Điều này có nghĩa là gần hai tháng rưỡi doanh thu của một năm được yêu cầu để tài trợ cho COQ. Một khi điều này được hoàn thành, tất cả nhân viên có thể trở thành đại sứ cho chất lượng, thách thức hiện trạng và xác định sự lãng phí và văn hóa có thể bắt đầu thay đổi.

Nhận thức Phòng ngừa

Sẽ không có gì ngạc nhiên khi nó bắt đầu với việc phòng ngừa. Đây là nơi chúng tôi có thể tạo ra tác động lớn nhất trong việc giảm chi phí. Hãy xem xét một số yếu tố chính mà nhân viên cần lưu ý.

Giới thiệu sản phẩm mới (NPI - New Product Introduction)

Đánh giá tính khả thi - Khi chúng ta xem xét một sản phẩm mới, chúng ta phải luôn xem xét tính khả thi của việc đáp ứng các yêu cầu về năng lực, khả năng và chất lượng. Nếu chúng ta không làm được điều này, chúng ta có thể nhanh chóng làm xói mòn mọi khả năng đạt được lợi nhuận của mình. Nếu chúng tôi không đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu, chúng tôi sẽ trả tiền vận chuyển gấp hoặc tệ hơn, chúng tôi có thể mất đơn hàng hoặc chất lượng sản phẩm của chúng tôi bị ảnh hưởng, điều này sẽ gây ra tất cả các loại hỗn loạn (chi phí) trong tổ chức của chúng tôi về vấn đề chất lượng.

Lập kế hoạch - Chúng ta cần lập kế hoạch từ ngày bắt đầu sản xuất (SOP). Điều này sẽ cho phép chúng tôi thiết lập đường dẫn quan trọng cho dự án để đáp ứng thời gian mong muốn. Việc không đáp ứng đúng thời gian trong giai đoạn đầu gần như đảm bảo dự án tổng thể sẽ bị trễ, dẫn đến chi phí cao hơn, các vấn đề về chất lượng và/hoặc có khả năng bị phạt đối với một số hợp đồng.

Thiết kế - Không tiết chế việc liên quan đến một nhóm đa chức năng gồm các chuyên gia về chủ đề (SME) khi thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất để ngăn ngừa các vấn đề về thiết kế sản phẩm hoặc chất lượng liên quan đến quy trình, điều này có thể dẫn đến chi phí liên quan đến phế liệu, làm lại, bỏ trốn, Vân vân.

Lập kế hoạch nguyên liệu trước khi sản xuất

Lập kế hoạch - Cho dù phát triển sản phẩm mới hay thay đổi sản phẩm hiện có, việc lập kế hoạch cho các thành phần/nguyên liệu phụ, đặc biệt là những thành phần sẽ mua, cần được xác định sớm để có thời gian lựa chọn đúng nhà cung cấp lý tưởng cho những mặt hàng đó. Nếu bạn không có đủ năng lực để tạo thành phần phụ, bạn nên thuê ngoài. Đây không phải là thời điểm để thử nghiệm trừ khi bạn tự tin cao vào khả năng của mình và đã làm được điều gì đó tương tự.

Lựa chọn nguồn cung ứng - Không nên chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên chi phí từng phần, mà phải chọn chi phí tổng thể bao gồm chất lượng, hiệu suất giao hàng, năng lực, khả năng, khả năng thích ứng và sức khỏe tài chính của nhà cung cấp. Sự thiếu sót trong bất kỳ thuộc tính nào trong số này góp phần làm tăng chi phí tổng thể của thành phần phụ/vật liệu đó. Việc đánh giá các thuộc tính này có thể được thực hiện thông qua đánh giá, dữ liệu hiệu suất lịch sử hoặc RFI (Yêu cầu cung cấp thông tin)/RFP (Đề nghị mời thầu) cho các nhà cung cấp tiềm năng.

Những gián đoạn tiềm ẩn - Trong những năm gần đây, chúng tôi đã chứng kiến ​​sự gián đoạn chuỗi cung ứng do toàn cầu hóa, nơi mà khoảng cách và thiên tai ở bất kỳ khu vực nào có thể ảnh hưởng đến tất cả các khu vực. Chúng ta nên chủ động phát triển hồ sơ rủi ro của các thành phần/nguyên liệu phụ quan trọng và xác định các chiến lược giảm thiểu (ví dụ: nhà cung cấp thứ cấp hoặc thực hiện dư thừa hàng tồn kho). Gần đây nhất là vào tháng 4 năm 2021, có thông tin tiết lộ rằng ở Toyota, các nhà lãnh đạo của Lean, đã học được từ trận động đất/sóng thần năm 2011 rằng họ cần xác định các thành phần có nguy cơ bao gồm chất bán dẫn. Kết quả là họ quyết định mang theo lượng hàng tồn dư thừa và có thể tiếp tục sản xuất các phương tiện mà những người khác đang gặp khó khăn.

Mối quan tâm về địa-chính trị - Môi trường địa-chính trị liên tục thay đổi. Các hiệp định thương mại và các quy tắc về thuế/thuế quan cũng đang thay đổi và việc có một chiến lược thương mại và vận tải toàn cầu là rất quan trọng để tiết kiệm đáng kể thông qua chiến lược di chuyển sản phẩm.

Quản lý nhà cung ứng

Giám sát Hiệu suất - Việc đo lường hiệu suất của nhà cung cấp có thể rất tốn kém, do đó, một cách tiếp cận tự động và dựa trên rủi ro có thể giảm những chi phí này. Xem xét các thành phần phụ/nguyên vật liệu quan trọng đối với doanh nghiệp hoặc các nhà cung cấp chiếm một phần đáng kể trong chi tiêu tìm nguồn cung ứng và giám sát cẩn thận các nhà cung cấp đó để đảm bảo các mối quan hệ đó là lành mạnh. Hầu hết các công ty đang đo lường chất lượng và hiệu suất giao hàng của các nhà cung cấp, nhưng việc nắm rõ năng lực, khả năng, khả năng thích ứng và sức khỏe tài chính của họ có thể giảm thiểu các thảm họa sắp xảy ra. Có phải công suất hiệu quả của họ giảm chỉ vì họ đã ký hợp đồng với một công ty có sức mua lớn hơn? Có các chỉ số tài chính cho thấy các vấn đề đáng kể không? Cần có những hành động nào để giảm thiểu rủi ro đó?

Hợp tác Hiệu quả và Bền vững - Khi có sự thay đổi hoặc thay đổi, cộng tác với các nhà cung cấp của bạn không còn là một lựa chọn nữa - đó là điều bắt buộc - hoặc các vấn đề về tìm nguồn cung ứng có thể xảy ra. Thay đổi kỹ thuật, NPI và Sai lệch là những lĩnh vực mà nhà cung cấp cần phải biết về những thay đổi, nhưng họ cũng phải cộng tác để thực hiện những thay đổi mà họ muốn thực hiện. Nếu không có thông tin liên lạc hiệu quả về sự thay đổi, các vấn đề về chất lượng hoặc giao hàng sẽ xảy ra. Sự thay đổi liên tục xảy ra trong nhu cầu và giao hàng, vì vậy khách hàng cần thông báo nhu cầu và yêu cầu thay đổi với nhà cung cấp, và nhà cung cấp cần cung cấp thông báo giao hàng và lo ngại về việc đáp ứng các thay đổi nhu cầu. Một phương pháp để điều chỉnh tốt hơn khoảng trống quảng cáo với nhu cầu của khách hàng là khoảng trống quảng cáo do nhà cung cấp quản lý (VMI), nơi các nhà cung cấp duy trì khoảng không quảng cáo cho khách hàng.

Đánh giá

Trọng tâm - Kết quả đánh giá trong quá khứ và những điểm không tuân thủ trong quá khứ xác định các khu vực, quá trình hoặc sản phẩm có rủi ro cao để đánh giá. Cụ thể, đối với các cuộc đánh giá quá trình hoặc sản phẩm (bao gồm LPA), Phân tích ảnh hưởng của chế độ lỗi (FMEA) nên được sử dụng làm hướng dẫn cho các lĩnh vực có rủi ro cao. Kiểm toán tốn kém tiền bạc và chỉ nên được thực hiện nếu chúng có khả năng phát hiện ra các vấn đề hoặc cơ hội, thường nằm trong các lĩnh vực rủi ro cao hơn. Đánh giá là một cách tuyệt vời để xác nhận rằng các hành động khắc phục là có hiệu quả.

Đánh giá quy trình phân lớp (LPA) - LPA là một phương tiện để có được những góc nhìn khác nhau trong công ty tiếp xúc với những gì đang thực sự diễn ra trên sàn cửa hàng. Những quan điểm đó mang lại một cách tiếp cận toàn diện hơn để nâng cao chất lượng, an toàn và hiệu quả. Họ cũng giáo dục những kiểm toán viên về những gì hiệu quả và những gì không, nâng cao trình độ kiến ​​thức trong tổ chức. Các LPA nên kéo dài 10 phút hoặc ít hơn, nên tập trung vào rủi ro hoặc các lĩnh vực có tính thay đổi cao và các câu hỏi phải càng cụ thể càng tốt.

Yếu tố con người

Loại bỏ sự thay đổi - Sử dụng tự động hóa khi nó có thể làm giảm đáng kể sự thay đổi hoặc ngang bằng với sự thay đổi của con người nhưng có thông lượng cao hơn so với con người.

Tài liệu và Đào tạo - Khi nhân viên đang thực hiện một quy trình, hãy đảm bảo các yếu tố của sự thay đổi quy trình được ghi chép đầy đủ, nhưng sau đó đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo đầy đủ. Nếu không, có những danh sách kiểm tra để đảm bảo giảm thiểu sự thay đổi.

Quản lý tài sản

Thiết bị - Đảm bảo rằng thiết bị đã được thiết kế để cung cấp độ chính xác và độ chính xác cần thiết. Sau đó, đảm bảo rằng nó được duy trì đúng cách để giữ hiệu suất theo tiêu chuẩn yêu cầu. Bảo trì phòng ngừa khuyến nghị thường làm giảm sự thay đổi và tăng thời gian hoạt động. Gần đây hơn, bảo trì dự đoán (ví dụ: phân tích nhiệt, âm thanh, dầu hoặc giám sát rung động) và các kỹ thuật AI xung quanh chúng có thể giúp dự đoán khi nào sự thay đổi bắt đầu trở thành vấn đề hoặc khi thiết bị cần được chú ý.

Đo lường - Tương tự, các đồng hồ đo được sử dụng để đo thông số quá trình hoặc sản phẩm cần phải phân biệt một cách đáng tin cậy các giá trị ở mức độ yêu cầu và có khả năng mang lại kết quả có thể lặp lại và tái lập bất kể người dùng là gì. Một khi các đồng hồ đo này đã có sẵn, có thể là cảm biến nhiệt và đồng hồ đo tay, hiệu chuẩn hoặc xác nhận định kỳ, kiểm tra là bắt buộc để đảm bảo chúng đang đo chính xác. Nếu các vấn đề được phát hiện với một máy đo, một sự không phù hợp sẽ được tạo ra để bắt đầu ngăn chặn sản phẩm có khả năng không phù hợp được đo bằng máy đo đó.

Nhận thức về phản ứng

Khi chúng ta không ngăn chặn được chi phí chất lượng, có nhiều cách để giảm chi phí của những tình huống này. Dưới đây là một số lĩnh vực phản ứng chính và các phương pháp để giảm các chi phí đó.

Sự không phù hợp

Ngăn chặn - Việc không kiểm soát được tất cả các bộ phận có khả năng bị ảnh hưởng bởi vấn đề chất lượng là điều quan trọng hoặc sản phẩm bổ sung có thể được tiêu thụ trong sản phẩm của khách hàng, nơi giá trị được thêm vào một sản phẩm bị lỗi, sản phẩm này có thể sẽ quay trở lại nhà cung cấp. Ngược lại, việc chứa quá nhiều có thể dẫn đến việc loại bỏ các sản phẩm tốt, chi phí phân loại không cần thiết, v.v. Bắt buộc phải nhanh chóng xác định thời điểm sản xuất bộ phận tốt cuối cùng hoặc bộ phận bị lỗi đầu tiên có khả năng được sản xuất. Tần suất kế hoạch lấy mẫu thường xác định điều này.

Xử lý - Sau khi chất lượng tràn được ngăn chặn, các bước tiếp theo là tìm ra những việc cần làm với sản phẩm bị lỗi (Phân loại, Phế liệu, Làm lại, Trả lại cho Nhà cung cấp, v.v.) để tiết kiệm chi phí nhất. Người định vị sản phẩm cần có kiến ​​thức để đưa ra quyết định tốt nhất nhằm giảm thiểu tác động đến công ty. Đây có thể không phải là một quyết định dựa trên chi phí thuần túy vì thời gian giao hàng có thể rất quan trọng đối với khách hàng.

Phát hiện - Lý tưởng nhất là có các chỉ số quá trình sẽ giúp chúng tôi xác định rằng các đặc điểm chính đang có xu hướng xấu để có thể thực hiện các điều chỉnh trước khi sản phẩm không phù hợp được sản xuất. Trong trường hợp không có các phép đo quy trình hàng đầu khả thi, việc phát hiện sự không phù hợp là tuyến phòng thủ cuối cùng. Các phép đo sản phẩm và tần suất của chúng xác định kích thước có thể có của một vật chứa chất lượng. Điều quan trọng là phát hiện sản phẩm không phù hợp tại nguồn để giảm thiểu giá trị gia tăng bổ sung cho sản phẩm bị lỗi.

Hành động khắc phục

Lựa chọn khôn ngoan - Hầu hết các công ty không có đủ nguồn lực để xử lý mọi sự không phù hợp bằng hành động khắc phục, vì vậy chúng ta cần sử dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro để xác định sự không phù hợp nào cần hành động khắc phục. Những hành động được chọn cho hành động khắc phục là những hành động yêu cầu loại bỏ sự lặp lại.

Tạo điều kiện thuận lợi - Việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề không phải là chuyện nhỏ, và các nhóm thường xác định nguyên nhân của một triệu chứng là nguyên nhân gốc rễ và có thể không bao giờ làm giảm đủ đáng kể tỷ lệ tái phát. Bắt buộc phải có người hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ, người có kỹ năng xác lập nguyên nhân gốc rễ. Nếu tổ chức không có kinh nghiệm này, có thể đáng đầu tư vào đào tạo hoặc trợ giúp chuyên môn.

Nguyên nhân gốc rễ và Hành động khắc phục (RCCA) - Thu hút các doanh nghiệp vừa và nhỏ thuộc tất cả các lĩnh vực liên quan để hỗ trợ trước tiên đồng ý với tuyên bố vấn đề và sau đó làm việc trên RCCA, nhưng quan trọng nhất là trong hành động khắc phục để đảm bảo các hành động khắc phục đều hiệu quả và không gây ra các vấn đề khác vấn đề cho công ty. Kiến thức chuyên môn về RCCA cùng với kiến ​​thức về SME sẽ giảm đáng kể việc lặp lại.
 

Hãy nhớ rằng, mọi người chỉ có thể hành động phù hợp khi họ nhận thức được hành động của họ ảnh hưởng như thế nào đến chi phí cho công ty. Hãy dành thời gian để xây dựng nhận thức, thực thi nó thường xuyên, đo lường nó, và văn hóa sẽ thay đổi.