Xây dựng văn hóa chất lượng: Sử dụng có kỷ luật các công cụ cải tiến

Các công cụ cải tiến và kỷ luật phòng ngừa

Phòng ngừa đòi hỏi sự phản ánh. Để ngăn chặn những kết quả xấu trong tương lai, người ta phải rút ra những kinh nghiệm đi trước để dự đoán những gì có thể xảy ra hoặc có khả năng xảy ra. Chúng ta có thể xác định những điều chúng ta không muốn xảy ra trong tương lai, xem những điều đó đã được xử lý như thế nào trong quá khứ và sử dụng kiến ​​thức đó, lập kế hoạch làm thế nào để giảm khả năng chúng xảy ra lần nữa. Ngay cả sau khi những kế hoạch và thực hành đó được thực hiện, những kết quả không mong đợi vẫn có thể xảy ra. Điều này mô tả vòng lặp lặp đi lặp lại của cải tiến liên tục.

Thư viện bài học

Thư viện bài học kinh nghiệm cho phép một nhóm tận dụng các bài học được ghi lại bởi các nhóm khác trong tổ chức và chia sẻ trí tuệ tập thể. Một trong những hành vi kỷ luật đầu tiên trong Giới thiệu Sản phẩm Mới (NPI) là xem xét thông tin lịch sử liên quan về các bài học kinh nghiệm, sự không phù hợp và các hành động khắc phục.

Mẫu dự án NPI

Kỷ luật trong việc lập kế hoạch và quản lý dự án là rất quan trọng đối với một NPI hiệu quả. Để tận dụng kiến ​​thức từ quá khứ, các mẫu cần được phát triển để cung cấp một khuôn khổ nhằm giảm rủi ro NPI và tăng khả năng tiêu chuẩn hóa và lặp lại, bao gồm:

• Cổng hoặc cột mốc xác định để theo dõi các bước quan trọng
• Các nhiệm vụ và thời gian cần thiết cho mỗi cổng với khả năng có danh sách kiểm tra để đảm bảo tính hoàn chỉnh và được những người khác phê duyệt cho các nhiệm vụ quan trọng
• Khả năng hiển thị đối với tất cả các bên liên quan và trách nhiệm giải trình thông qua đánh giá định kỳ và thông báo báo cáo tự động
• Liên kết với các hoạt động liên quan đến NPI của nhà cung cấp và PPAP để theo dõi tiến độ của nhà cung cấp

Giảm thiểu rủi ro thiết kế

Trong giai đoạn thiết kế của NPI, kỷ luật xem xét cẩn thận các rủi ro thiết kế và kế hoạch giảm thiểu những rủi ro đó là rất quan trọng để giảm chi phí chất lượng tổng thể của sản phẩm. Sử dụng Phân tích Ảnh hưởng của Chế độ Thất bại trong Thiết kế (DFMEA) là một công cụ tuyệt vời để hiểu những rủi ro đó và cách giải quyết chúng. Để thực hiện DFMEA một cách hiệu quả và hiệu quả, đồng thời tận dụng kiến ​​thức thể chế, một thư viện sống gồm các DFMEA hệ thống cần được phát triển để hoạt động như một DFMEA cơ bản cho bất kỳ công việc NPI mới nào. Các cân nhắc thiết kế khác nên bao gồm thiết kế cho sản xuất, lắp ráp và dịch vụ để giảm chi phí và cải thiện sự hài lòng của khách hàng, do đó, sự tham gia của những người thuộc các lĩnh vực đó sẽ rất quan trọng.

Sau khi thiết kế hoàn tất, các nguyên mẫu có thể được phát triển và một loạt các thử nghiệm kỷ luật bao gồm tất cả các khía cạnh của thiết kế được yêu cầu để xác nhận thiết kế. Quá trình này thường được gọi là Báo cáo và Kế hoạch Xác thực Thiết kế (DVP & R). Đây là một cửa ải quan trọng, và nếu sản phẩm không đáp ứng được các yêu cầu về thiết kế, thì việc thay đổi thiết kế nên được xem xét trước khi tiến hành.

Tìm nguồn cung ứng

Quá trình lựa chọn nhà cung cấp kỹ lưỡng và chu đáo có thể rất quan trọng đối với chất lượng tổng thể. Có một giải pháp Yêu cầu Báo giá (RFQ) mạnh mẽ cung cấp khả năng hiển thị về giá cả, năng lực, tính khả thi, chất lượng nhà cung cấp và hiệu suất giao hàng kết hợp với một công cụ kiểm tra nhà cung cấp hiệu quả là rất quan trọng. Giá mảnh chỉ là một phần nhỏ của chi phí có thể do lựa chọn nhà cung cấp không tốt. Có kỷ luật để theo dõi bất kỳ lao động, nguyên liệu hoặc giá trị gia tăng nào bị mất đi do chất lượng của nhà cung cấp là điều quan trọng. Các chi phí này phải được tính lại cho họ và được tính đến trong các quyết định tìm nguồn cung ứng hoặc đàm phán hợp đồng trong tương lai.

Quy trình Giảm thiểu Rủi ro

Hầu hết hàng hóa được sản xuất thông qua một loạt các quy trình tuần tự. Việc xác định rủi ro quy trình và phát triển ứng phó với rủi ro đó phải được thực hiện thông qua Phân tích ảnh hưởng của phương thức xử lý lỗi quy trình. Các đặc tính chính của quá trình chỉ ra sự phù hợp với các thông số kỹ thuật cần được kiểm tra khi thiết lập và ở các tần suất cụ thể sau đó. Mục đích là để ngăn chặn việc tạo ra sản phẩm xấu bằng cách kiểm soát quá trình.

Một kế hoạch chính thức thường được gọi là kế hoạch kiểm soát cho thấy những gì cần đo lường, vị trí trong quy trình để đo lường nó, tần suất đo lường, cách thức đo lường và những gì cần làm nếu một cuộc kiểm tra không thành công là điều quan trọng khi phát triển các hướng dẫn công việc có thể được thể chế hóa thông qua đào tạo.

Cuối cùng, đánh giá định kỳ có thể được thực hiện để đảm bảo mọi người đang thực hiện đúng kế hoạch và đảm bảo thông tin phản hồi được thu thập làm cơ sở cho các cải tiến và đào tạo lại trong tương lai.

Các công cụ cải tiến và kỷ luật phản ứng

Giải quyết vấn đề về sản phẩm bằng cách tiếp cận không có cấu trúc sẽ không hiệu quả và có thể dẫn đến việc điều trị một triệu chứng chứ không phải nguyên nhân gốc rễ thực sự dẫn đến các vấn đề lặp lại. Kỷ luật đầu tiên là phân loại các Báo cáo không tuân thủ (NCR) và chọn báo cáo nào sẽ trở thành hành động khắc phục dựa trên mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra. Không tổ chức nào có thời gian hoặc nguồn lực vô hạn và việc thực hiện quá nhiều hành động sửa chữa có thể dẫn đến việc không có hành động nào trong số đó hiệu quả hoặc chi phí khiến chúng quá đắt để duy trì. Thực hiện kỷ luật khi chứa sản phẩm bị lỗi. Không có gì rủi ro hơn đối với một thương hiệu ngoài việc có các vấn đề lặp lại do các biện pháp ngăn chặn và khắc phục kém mà không loại bỏ được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Sau khi đã đưa ra quyết định để chuyển sự không tuân thủ thành hành động khắc phục, mục tiêu phải là loại bỏ sự tái diễn. Để thực sự làm tốt điều này cần có những điều sau:

• Sử dụng các nhóm đa chức năng gồm các Chuyên gia về Chủ đề (SME) để có được những người giỏi nhất làm việc trong lĩnh vực xóa bỏ.
• Một tuyên bố vấn đề chính xác, được xác định và đồng ý.
• Sử dụng các công cụ nguyên nhân gốc rễ (5 lý do tại sao, ishikawa / fishbone, v.v.). Không xem xét các hành động khắc phục cho đến khi nhóm tin rằng nguyên nhân gốc rễ thực sự đã được xác định
• Sử dụng một điều hành viên dày dạn kinh nghiệm trong việc phân tích nguyên nhân gốc rễ hiệu quả.
• Xác định các hành động có thể loại bỏ nguyên nhân. Nếu điều đó không thể được thực hiện, hãy tìm kiếm các hành động để giảm thiểu sự xuất hiện của nguyên nhân.
• Suy nghĩ xa hơn tình hình hiện tại.
• Quan điểm hệ thống - xác định xem có nguyên nhân toàn thân không và nếu có, vấn đề này có thể sẽ ảnh hưởng đến các bộ phận khác. Cân nhắc áp dụng các hành động khắc phục đối với các số bộ phận bị ảnh hưởng khác (ví dụ: cơ sở cho các bản cập nhật FMEA dành cho gia đình).
• Bài học kinh nghiệm - ghi lại những bài học mà nhóm đã học được trong quá trình CAPA để có thể chia sẻ nó cho những nhân sự trong tương lai hoặc các sản phẩm mới.
• Cải tiến liên tục - xem xét sử dụng các dự án cải tiến liên tục để quản lý các cải tiến.
• SCAR - nếu NCR là do các nhà cung cấp, hãy phát hành SCAR và yêu cầu các nhà cung cấp phải chịu trách nhiệm để loại bỏ vấn đề.

Kỷ luật trong việc sử dụng các quy trình và công cụ này sẽ cải thiện chất lượng sản phẩm, chi phí chất lượng tổng thể, thời gian giao hàng, thương hiệu và giảm sự hỗn loạn và cháy nổ trong tổ chức.