Top 10 câu hỏi thường gặp về ISO 9001

Hiện nay, các tổ chức, doanh nghiệp tại Việt Nam ngày càng quan tâm và chủ động trong việc đăng ký cấp Giấy ISO 9001:2015 - chứng nhận về Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 được áp dụng rất phổ biến tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp trong vài năm trở lại đây. Tuy nhiên, vẫn còn rất nhiều đơn vị, cá nhân vẫn chưa hiểu được tầm quan trọng về ISO 9001 trong sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây, ISOCERT tổng hợp những câu hỏi thường gặp về ISO 9001.

Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 là gì?

Hệ thống quản lý chất lượng là cụm từ viết tắt của cụm từ Quality management system – QMS là việc hệ thống hóa các quy trình giúp điều phối và định hướng hoạt động của các tổ chức, cá nhân để quản lý các quy trình. ISO 9001 được ban hành bởi Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế. ISO 9001 là tiêu chuẩn quốc tế xác định các yêu cầu đối với hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, cá nhân. Hiện nay, phiên bản chứng chỉ ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất.

Đăng ký Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO 9001 tại ISOCERT

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là gì?

ISO 9000 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý được ban hành bởi Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO). Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 được áp dụng khi một doanh nghiệp cần chứng tỏ khả năng cung cấp dịch vụ, sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng và luật định một cách ổn định và mong muốn nâng cao sự thỏa mãn của người tiêu dùng.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 bao gồm 4 tiêu chuẩn cơ bản là:

• ISO 9000:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng
• ISO 9001:2015 - Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu
• ISO 9004:2009 - Hệ thống quản lý chất lượng- Hướng dẫn cải tiến hiệu quả
• ISO 19011:2011 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý chất lượng

Trong đó, tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được coi là trọng tâm cốt yếu nhất. Tiêu chuẩn chính để các tổ chức, cá nhân thiết lập là áp dụng ISO 9001:2015 trong doanh nghiệp mình. ISO 9001 lần đầu được xuất bản vào năm 1987. Hiện tại thì phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001 được phát hành vào tháng 9 năm 2015.

Các doanh nghiệp áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 để chứng minh khả năng luôn cung cấp dịch vụ, sản phẩm đáp ứng các yêu cầu về luật định và thỏa mãn mong muốn của khách hàng. Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 bao gồm 10 điều khoản sau đây: 

1.    Phạm vi áp dụng.

2.    Tài liệu viện dẫn.

3.    Thuật ngữ và định nghĩa.

4.    Bối cảnh của tổ chức.

5.    Sự lãnh đạo.

6.    Hoạch định.

7.    Hỗ trợ.

8.    Điều hành.

9.    Đánh giá kết quả hoạt động.

10. Cải tiến.

Tại sao doanh nghiệp cần áp dụng ISO 9001?

Dưới đây là một số lý do mà doanh nghiệp cần áp dụng ISO 9001. Cụ thể:

• Tổ chức, cá nhân có nhu cầu xây dựng và áp dụng ISO 9001 để nâng cao chất lượng, hiệu quả công việc;
• Do yêu cầu từ khách hàng hoặc các bên đối tác kinh doanh;
• Do yêu cầu của luật định;
• Việc áp dụng ISO 9001 trong doanh nghiệp giúp nâng cao hình ảnh, thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp đối với khách hàng và đối tác hơn.

Lợi ích của việc áp dụng ISO 9001 đối với doanh nghiệp là gì?

• Giúp phân định rõ công việc của từng nhân viên, mỗi cá nhân sẽ hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của mình;
• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, minh bạch, hiệu quả;
• Nâng cao hình ảnh, thương hiệu, uy tín của doanh nghiệp với khách hàng và các đối tác kinh doanh;
• Giúp quy trình sản xuất sản phẩm rõ ràng, chi tiết, không bị chồng chéo;
• Đào tạo nhận thức ISO 9001, nâng cao hiểu biết và trách nhiệm của cán bộ công nhân viên đối với vấn đề chất lượng và sự thỏa mãn của khách hàng;
• Xây dựng văn hóa làm việc khoa học, bài bản;
• Tạo chất lượng sản phẩm ổn định, đáp ứng nhu cầu của khách hàng;
• Giúp nhân viên mới dễ dàng tiếp cận công việc khi được giao;
• Giảm thiểu chi phí trong việc thu hồi sản phẩm bị lỗi, hỏng;
• Nâng cao doanh thu cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nào có thể áp dụng ISO 9001?

Phiên bản ISO 9001:2015 có thể được áp dụng trong mọi doanh nghiệp mà không phân biệt quy mô, lĩnh vực hay phạm vi hoạt động. Cho dù tổ chức của bạn là doanh nghiệp nhà nước hay tư nhân, quy mô lớn hay nhỏ thì đều có thể áp dụng ISO 9001.

Có thể áp dụng ISO 9001 cho một phòng ban của doanh nghiệp không?

Việc chủ động, sẵn sàng đăng ký làm ISO 9001:2015 giúp đảm bảo cung cấp các dịch vụ, sản phẩm đáp ứng yêu cầu của khách hàng và luật định một cách ổn định và mong muốn nâng cao sự thỏa mãn của  người tiêu dùng. Do đó, việc xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng cho tất cả các quá trình và nhân sự có liên quan tới việc đảm bảo chất lượng từ khâu tiếp nhận yêu cầu của khách hàng, mua nguyên liệu, thiết kế, sản xuất sản phẩm, giao hàng, các quá trình hỗ trợ như tiếp nhận thông tin, bảo trì thiết bị, máy móc, đào tạo nhân sự…

Thời gian để xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong bao lâu?

Thời gian xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 phụ thuộc vào những yếu tố sau:

• Mức độ phức tạp của các quá trình và quy mô của hệ thống (công việc có nhiều rủi ro hay không, áp dụng tại bao nhiêu địa điểm, có kiểm soát dễ dàng và có tốn nhiều thời gian không);
• Việc sắp xếp và bố trí nguồn lực có liên quan đến xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;
• Sự cam kết và quyết tâm của ban lãnh đạo;
• Mức độ đáp ứng và tình trạng hiện tại của doanh nghiệp so với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015;
• Nhận thức và năng lực của cán bộ, nhân viên. Đặc biệt là những nhân viên có trách nhiệm trực tiếp tham gia xây dựng hệ thống quản lý chất lượng;
• Thông thường, thời gian trung bình để thiết lập và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng thường kéo dài 8-10 tháng, hoặc có thể rút ngắn tầm 3 tháng.

Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001:2015 có hiệu lực trong bao lâu?

Giấy Chứng nhận ISO 9001:2015 - Hệ thống Quản lý Chất lượng có hiệu lực trong vòng 03 năm. Trong 3 năm đó, tổ chức chứng nhận sẽ đánh giá, giám sát thường niên 01 lần/năm để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận tuân thủ các yêu cầu của ISO 9001:2015. 

Sau khi giấy chứng nhận ISO 9001 hết hiệu lực thì doanh nghiệp có thể đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá sẽ được tiến hành tương tự như cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Sau khi tổ chức chứng nhận đánh giá sự phù hợp thì doanh nghiệp sẽ lại được cấp giấy chứng nhận mới có hiệu lực trong 3 năm.

Làm thế nào để duy trì và cải tiến hệ thống chất lượng theo ISO 9001?

Chỉ khi ban lãnh đạo/ người đứng đầu doanh nghiệp có kiến thức, quan tâm và biết cách áp dụng hệ thống quản lý chất lượng để kiểm soát và nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ thì QMS mới được duy trì và cải tiến liên tục. Sau khi chi ra một khoản tương ứng cho chi phí xin cấp ISO 9001:2015, để tận dụng tối đa lợi ích của chứng chỉ này và để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được duy trì và cải tiến thường xuyên thì doanh nghiệp cần thực hiện tốt một trong các vấn đề sau:

• Các lỗi phát hiện trong quá trình giám sát, điều hành công việc hoặc qua đánh giá nội bộ hoặc phản hồi từ phía khách hàng thì cần được thực hiện theo đúng nguyên tắc của khắc phục- phòng ngừa để ngăn ngừa hoặc hạn chế các lỗi có thể phát sinh tiếp theo;
• Triển khai tốt các cuộc đánh giá nội bộ về QMS để phát hiện những bất cập hoặc những vấn đề cần cải tiến trong hệ thống;
• Hệ thống văn bản cần được thay đổi, chỉnh sửa, bổ sung, cải tiến một cách kịp thời;
• Khi doanh nghiệp có nhân viên mới thì cần chú ý đến đào tạo, hướng dẫn thực hiện các quy định của Hệ thống Quản lý Chất lượng ISO;
• Cuộc xem xét của lãnh đạo về hiệu lực của QMS hàng năm cần xác định rõ mức độ hiệu lực của hệ thống cũng như các công việc cần thực hiện nhằm cải tiến hệ thống sao cho phù hợp;
• Tổ chức các hoạt động như đánh giá nội bộ, đánh giá từ bên ngoài của tổ chức chứng nhận, cuộc họp xem xét của lãnh đạo...vào chiến lược, kế hoạch chung của doanh nghiệp để không quên thực hiện các yêu cầu này.

Trên đây, ISOCERT đã tổng hợp những câu hỏi thường gặp về ISO 9001. Hy vọng với những thông tin trên, các doanh nghiệp sẽ hiểu rõ hơn về hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001. Mọi thắc mắc về QMS hoặc chứng nhận ISO 9001, quý khách hàng vui lòng liên hệ với ISOCERT qua hotline 0976 389 199 để được nhận sự tư vấn và hỗ trợ phù hợp nhất.