Ưu điểm và nhược điểm của chứng nhận ISO 9001

Vậy những lợi ích mà chứng nhận ISO 9001 đem lại là gì? Và liệu nó có thật sự hữu ích cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

Quá trình chứng nhận ISO 9001 không kết thúc với việc thực hiện cuối cùng của chứng nhận ban đầu. Nó phải được duy trì trong suốt thời gian tồn tại của công ty, hoặc ít nhất là tuổi thọ của công ty vì nó liên quan đến công ty được chứng nhận ISO 9001. Điều này có thể dẫn đến các chi phí không lường trước được cũng như nhu cầu về các vị trí tuân thủ ISO 9001 chuyên dụng và được đào tạo.

Chứng nhận hệ thống ISO đã thâm nhập vào cuộc sống của chúng ta trong suốt thời gian qua. Ngày nay, hầu như không có nhà quản lý nào lại không biết về ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 và các hệ thống quản lý khác. Chứng nhận đã trở thành một lĩnh vực kinh doanh to lớn đối với cả các công ty tư vấn và đặc biệt là các công ty chứng nhận. Tuy nhiên, câu hỏi vẫn là liệu nó có mang lại cho chủ sở hữu công ty, người quản lý và người lao động bất kỳ giá trị gia tăng nào hay không. 

Trước đây, chứng nhận ISO đã từng là yêu cầu bắt buộc để tham gia các thủ tục lựa chọn cho các hợp đồng chính phủ. Tuy nhiên hiện nay, đối mặt với số lượng lớn các sản phẩm dịch vụ gia tăng chóng mặt và những biến hóa không lường trước được của thị trường, cũng như những vụ bê bối tham nhũng có liên quan, người ta phát hiện ra rằng không phải công ty nào được chứng nhận ISO cũng đem lại “Chất lượng”. Bởi lẽ chứng chỉ có thể mua được, từ những tổ chức tư vấn hoặc tổ chức chứng nhận sẵn sàng hạ thấp giá trị sản phẩm và xem nhẹ lòng tin của người tiêu dùng. Đây là lý do vì sao bạn nên đặt ra những câu hỏi:

• Các lợi ích của ISO và các tiêu chuẩn khác có phổ biến trong thực tế không?
• Chứng nhận ISO có thực sự làm gia tăng giá trị cho các công ty không?
• ISO thực sự mang lại lợi ích trên những điều kiện nào?
• Làm thế nào các chứng nhận được xác nhận bởi các cơ quan công nhận?
• Làm thế nào để các chuyên gia đánh giá chứng nhận được cơ quan công nhận xác nhận năng lực của họ?

Trong thế giới đa dạng như vậy, không gì có thể khái quát được hết. Bạn sẽ luôn phải xử lý từng trường hợp cụ thể và cũng cần phải xem xét liệu các công ty có chỉ chịu trách nhiệm cho chính họ về cách tiếp cận mà các công ty tư vấn và chứng nhận đã áp dụng hay không. Các nhà quản lý không nghĩ đến tương lai của công ty họ khi sắp xếp vào hệ thống quản lý vào thời điểm cuối cùng; chủ yếu là muộn như khi họ đã gặp vấn đề hoặc khi khách hàng yêu cầu chứng chỉ. Sau đó, họ đưa ra những mệnh lệnh vô nghĩa như - "Tôi cần bạn cấp chứng chỉ hệ thống ISO 9001 trong vòng 7 ngày. Tất cả những gì tôi muốn là tài liệu giấy (có nghĩa là chứng nhận) được dán trên tường." Trong trường hợp đó, tất cả những gì họ có thể nhận được là bản sao hệ thống của công ty khác.

>>> Xem thêm: Giấy chứng nhận ISO, giấy chứng nhận hợp chuẩn, giấy chứng nhận hợp quy có mua được không? 

Ưu điểm của chứng nhận ISO 9001

Mục đích chung của chứng nhận là tạo niềm tin cho tất cả các bên rằng hệ thống quản lý đáp ứng các yêu cầu cụ thể. Giá trị của chứng nhận là mức độ tin cậy và tín nhiệm của công chúng được thiết lập bởi sự đánh giá công bằng và có thẩm quyền của một bên thứ ba.

Những lợi thế liên quan đến chứng nhận ISO 9001 là rất nhiều, vì cả các nhà phân tích kinh doanh và chủ sở hữu doanh nghiệp sẽ chứng thực được điều này. Những lợi ích này, có thể tác động đến gần như mọi ngóc ngách của công ty, từ tăng tầm vóc đến tiết kiệm hoạt động lợi nhuận. Chúng bao gồm: 

1. Tăng khả năng tiếp thị — Gần như tất cả các nhà quan sát đều đồng ý rằng đăng ký ISO 9001 mang lại cho các doanh nghiệp sự tín nhiệm cao hơn rõ rệt đối với các khách hàng hiện tại và tương lai. Về cơ bản, điều đó chứng tỏ rằng công ty đang tận tâm cung cấp chất lượng cho khách hàng, đó là một lợi thế không nhỏ cho dù công ty đang đàm phán với một khách hàng lâu năm hay đang cố gắng thu hút một khách hàng tiềm năng sinh lợi khỏi đối thủ cạnh tranh. Lợi ích này không chỉ thể hiện ở việc tăng khả năng giữ chân khách hàng mà còn ở việc tăng khả năng thu hút khách hàng và tăng khả năng thâm nhập thị trường mới; thực sự, đăng ký chứng nhận ISO 9001 đã được coi là có giá trị đặc biệt đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ mong muốn thiết lập sự hiện diện trên thị trường quốc tế.
2. Giảm chi phí hoạt động — Thực tế là quy trình đăng ký nghiêm ngặt thường bộc lộ những thiếu sót đáng kể trong các lĩnh vực hoạt động khác nhau. Khi những vấn đề này được đưa ra ánh sáng, công ty có thể thực hiện các bước thích hợp để cải thiện quy trình của mình. Những hiệu quả được cải thiện này có thể giúp các công ty tiết kiệm cả thời gian và tiền bạc. Chi phí phế liệu, làm lại, trả hàng và thời gian của nhân viên dành cho việc phân tích và xử lý sự cố các sản phẩm khác nhau đều giảm đáng kể bằng cách áp dụng kỷ luật của ISO 9001.
3. Kiểm soát quản lý tốt hơn — Quy trình đăng ký ISO 9001 đòi hỏi rất nhiều tài liệu và tự đánh giá đến nỗi nhiều doanh nghiệp chịu sự nghiêm ngặt của quy trình này cho rằng sự hiểu biết về định hướng và quy trình tổng thể của công ty là một lợi ích đáng kể.
4. Tăng mức độ hài lòng của khách hàng — Vì quy trình chứng nhận ISO 9001 gần như chắc chắn sẽ phát hiện ra các lĩnh vực mà chất lượng sản phẩm cuối cùng có thể được cải thiện, những nỗ lực như vậy thường mang lại mức độ hài lòng cao hơn của khách hàng. Ngoài ra, bằng cách tìm kiếm và đảm bảo chứng nhận ISO 9001, các công ty có thể cung cấp cho khách hàng cơ hội để quảng cáo sự cống hiến của các nhà cung cấp đối với chất lượng trong các giao dịch kinh doanh của riêng họ.
5. Giao tiếp nội bộ được cải thiện — Chứng nhận ISO 9001 nhấn mạnh vào các vấn đề tự phân tích và quản lý hoạt động khuyến khích các khu vực hoặc bộ phận nội bộ khác nhau của công ty tương tác với nhau với hy vọng có được sự hiểu biết đầy đủ hơn về nhu cầu và mong muốn của khách hàng nội bộ của họ.
6. Dịch vụ khách hàng được cải thiện — Quá trình đảm bảo chứng nhận ISO 9001 thường nhằm tái tập trung vào các ưu tiên của công ty là làm hài lòng khách hàng của họ ở mọi khía cạnh, bao gồm cả các lĩnh vực dịch vụ khách hàng. Nó cũng giúp nâng cao nhận thức về các vấn đề chất lượng giữa các nhân viên.
7. Giảm rủi ro trách nhiệm sản phẩm — Các công ty đạt được chứng chỉ ISO 9001 ít có nguy cơ bị kiện tụng về trách nhiệm sản phẩm, v.v., vì chất lượng quy trình của họ.
8. Hấp dẫn đối với các nhà đầu tư — Chứng nhận ISO 9001 có thể là một công cụ mạnh mẽ trong việc đảm bảo nguồn vốn từ các nhà đầu tư.

>>> Xem thêm: Hệ thống hồ sơ ISO 9001 gồm những gì?

Nhược điểm của chứng nhận ISO 9001

Mặc dù có nhiều lợi ích liên quan đến ISO 9001, tuy nhiên, các chủ doanh nghiệp và nhà tư vấn vẫn thận trọng với các công ty nghiên cứu quy trình chứng nhận nghiêm ngặt trước khi dành nguồn lực cho nó. Sau đây là danh sách các rào cản tiềm năng mà các chủ doanh nghiệp phải nghiên cứu trước khi cam kết thực hiện sáng kiến ​​để đạt được chứng nhận ISO 9001:

1. Chủ sở hữu và người quản lý không có hiểu biết đầy đủ về quy trình chứng nhận ISO 9001 hoặc về bản thân các tiêu chuẩn chất lượng — Một số chủ doanh nghiệp được biết là hướng các nguồn lực của công ty họ đến việc đăng ký ISO 9001, nhưng họ nhận thấy rằng họ chưa hiểu rõ về quy trình và yêu cầu dẫn đến lãng phí thời gian và công sức.
2. Kinh phí để thiết lập hệ thống chất lượng không đủ — Những người chỉ trích ISO 9001 cho rằng đạt được chứng nhận có thể là một quá trình rất tốn kém, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ hơn.
3. Chú trọng nhiều vào tài liệu — Quy trình chứng nhận ISO 9001 chủ yếu dựa vào tài liệu về quy trình hoạt động nội bộ trong nhiều lĩnh vực và như các chuyên gia quản lý chất lượng đã nêu. Nhiều người nói rằng các yêu cầu tài liệu chính xác của ISO tiêu tốn thời gian. Do đó các chủ doanh nghiệp nhỏ cần tìm ra sự cân bằng thích hợp giữa các yêu cầu về tài liệu ISO.
4. Độ dài của quy trình — Các giám đốc điều hành doanh nghiệp và chủ sở hữu quen thuộc với quy trình của ISO 9001 cảnh báo rằng đây là một quy trình mất nhiều tháng để hoàn thành. Các doanh nghiệp phải mất trung bình 15 tháng để chuyển từ giai đoạn đầu của quy trình sang giai đoạn đánh giá cuối cùng và các quy trình kéo dài 18-20 tháng hoặc thậm chí lâu hơn không phải là hiếm.

Khảo sát ISO mới nhất cho thấy hiện nay có hơn một triệu tổ chức trên toàn thế giới được chứng nhận ISO 9001. Phần lớn trong số này đã dành những nỗ lực và nguồn lực đáng kể (thường được hỗ trợ bởi sự sử dụng hợp lý của các chuyên gia đào tạo có năng lực) để triển khai các hệ thống mạnh mẽ có khả năng tạo ra đầu ra mong muốn - “sản phẩm và dịch vụ nhất quán, phù hợp”. Sau đó, các hệ thống này đã được đánh giá và chứng nhận bởi các tổ chức chứng nhận có đạo đức, công bằng sử dụng các nhóm chuyên gia có năng lực đánh giá trong nhiều lĩnh vực khác nhau. 

Chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng là cung cấp sự tin tưởng - sự tin tưởng rằng tổ chức được chứng nhận đã thực hiện một hệ thống đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001 và sự tin tưởng rằng hệ thống có hiệu quả trong việc đạt được các kết quả mong đợi.

Điều này có nghĩa là một tổ chức được chứng nhận phải đạt được kết quả mong đợi là cung cấp “các sản phẩm và dịch vụ phù hợp, nhất quán” cho khách hàng của mình. IAF và ISO đã rất coi trọng trong những năm gần đây khi nhấn mạnh khái niệm này rằng “vấn đề đầu ra”, cần được triển khai ngay thông qua chuỗi cung ứng đánh giá sự phù hợp (từ IAF đến các tổ chức chức nhận, và từ các tổ chức chứng nhận đến các chuyên gia đánh giá riêng lẻ). Chuyên gia đánh giá chỉ cần kiểm tra xem hệ thống quản lý được chứng nhận có bao gồm tất cả các tài liệu được yêu cầu hay không là chưa đủ (các tiêu chuẩn trong mọi trường hợp trở nên dựa trên hiệu suất cao hơn với ít các yêu cầu quy định về tài liệu hơn) – nó thực sự phải có hiệu quả rõ ràng. Theo định nghĩa được đưa ra trong ISO 9000, “hiệu quả” có nghĩa là “mức độ thực hiện các hoạt động theo kế hoạch và đạt được kết quả theo kế hoạch”. Tầm quan trọng của một hệ thống quản lý được chứng nhận có khả năng đạt được “kết quả mong đợi” sẽ được đề cập ở phần sau của hướng dẫn này.

Chứng nhận phù hợp với ISO 9001 không phải là “giải thưởng trọn đời” mà phải được tổ chức chứng nhận gia hạn định kỳ, thường là ba năm một lần, với một cơ chế giám sát định kỳ ở giữa để giám sát sự phù hợp đang diễn ra và tính hiệu quả của hệ thống.

Cách lựa chọn tổ chức chứng nhận uy tín tại Việt Nam?

Khi bạn hài lòng rằng doanh nghiệp của bạn đang làm việc theo các hướng dẫn của Hệ thống quản lý, đã đến lúc bạn nên gọi đến Tổ chức chứng nhận. Việc đánh giá có thể được thực hiện bởi một số Tổ chức chứng nhận khác nhau, tuy nhiên điều quan trọng cần lưu ý là không phải tất cả các tổ chức chứng nhận đều có năng lực cấp tất cả các loại chứng nhận ISO ở trên.

Xem thêm: Bí quyết lựa chọn tổ chức chứng nhận ISO uy tín >

Tại sao nên làm việc với ISOCERT?

• Sứ mệnh của ISOCERT đóng góp vào sự nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, hàng hóa cho các doanh nghiệp vì lợi ích quốc gia. 
• ISOCERT – Thương hiệu của lòng tin: Từ Lòng tin – Trust, như bao nhiêu từ ngữ khác, đều có ý nghĩa khác nhau, như một biểu đổ Venn. Đối với chúng tôi (ISOCERT), lòng tin là một trách nhiệm thiêng liêng. Là một trong các tổ chức chứng nhận và giám định độc lập (bên thứ 3), công việc hàng ngày của chúng tôi là đánh giá hoặc giám định về sự phù hợp của sản phẩm, hàng hóa phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật mang lại giá trị gia tăng cho sản phẩm, dịch vụ của khách hàng thì niềm tin càng trở lên quan trọng. 

•  Ước nguyện của ISOCERT xây dựng xã hội tươi đẹp trong tươi lai.

> Khám phá thêm lý do để làm việc với ISOCERT >

Ngày cập nhật: 02-12-2021