Những Lợi Ích Cụ Thể Thấy Rõ Khi Áp Dụng ISO 9001

Theo kinh nghiệm từ đánh giá nhiều doanh nghiệp để cấp chứng nhận ISO 9001, việc xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 vào trong kinh doanh/sản xuất thật sự có thể cải thiện được chất lượng của sản phẩm/dịch vụ.

Dưới đây là những điều dễ nhận thấy được ngay khi áp dụng các điều khoản trong ISO 9001 vào tổ chức/doanh nghiệp:

• Tăng cường thêm yêu cầu, vai trò và sự tham gia của lãnh đạo.
• Doanh nghiệp có chính sách chất lượng, mục tiêu và kế hoạch rõ ràng.
• Tư duy dựa trên rủi ro.
• Các hành động khắc phục và phòng ngừa.
• Tăng hiệu quả trong kinh doanh/sản xuất.
• Giảm chi phí.
• Tiếp tục cải tiến.

Sự tham gia của lãnh đạo

Phiên bản mới nhất của ISO 9001 đặt trọng tâm mới vào vai trò của lãnh đạo khi triển khai hệ thống quản lý chất lượng. Nó đòi hỏi Ban lãnh đạo cao nhất trong một tổ chức phải chịu trách nhiệm về mức độ hiệu quả của hệ thống.

Có sự cam kết của lãnh đạo cao nhất trong giai đoạn chuyển đổi là điều cần thiết để đưa tiêu chuẩn ISO 9001 vào hoạt động trong tổ chức. Nếu các nhà lãnh đạo không tin vào sự thay đổi, thì làm sao nhân viên có thể?

Lãnh đạo đam mê và tận tâm là nền tảng để nâng cao chất lượng tổng thể. Khi họ thực hiện một bước tích cực trong quá trình này, nó sẽ thúc đẩy những người khác cũng làm như vậy. Với ISO 9001, các thủ tục được thiết lập và mọi người đều biết vị trí của mình trong hệ thống. Điều này bắt đầu với sự cam kết của tất cả mọi người từ các cấp quản lý cao nhất cho tới nhân viên.

Chính sách chất lượng, mục tiêu và kế hoạch

Việc thực hiện ISO 9001 trong tổ chức đi kèm với các yêu cầu về tài liệu. Có lẽ điều quan trọng nhất trong những tài liệu này là Chính sách Chất lượng và Mục tiêu Chất lượng của tổ chức.

Chính sách Chất lượng là một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả xác định chất lượng có ý nghĩa như thế nào đối với công ty. Không có cách định sẵn để xác định chất lượng cho tất cả các doanh nghiệp. Chính sách Chất lượng của tổ chức phải là duy nhất cho tổ chức đó và được xây dựng dựa trên các giá trị mà tổ chức có.

Các Mục tiêu Chất lượng phải phù hợp với Chính sách Chất lượng và có thể đo lường để đạt được thành công. Chúng có thể là bất cứ điều gì từ giảm thời gian giao hàng đến giảm lãng phí. Chúng phải phù hợp với định nghĩa được đưa ra trong Chính sách chất lượng và có ý nghĩa đối với tổ chức.

Với những tài liệu này, thiết lập một cấu trúc để hệ thống quản lý chất lượng hoạt động. Bằng cách truyền đạt chính sách và mục tiêu trong toàn bộ tổ chức. Mỗi nhân viên nên biết và hiểu chính sách chất lượng cũng như cách thức áp dụng chính sách chất lượng cho họ.

Trên hết, việc xem xét và cập nhật thường xuyên cả chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng sẽ dẫn đến việc tìm cách liên tục cải tiến hệ thống hiện tại. Bạn càng chú ý đến chất lượng có ý nghĩa như thế nào đối với doanh nghiệp và khách hàng của mình, thì bạn càng có thể thực hiện nó một cách hiệu quả.

Trong khi lập kế hoạch cho các mục tiêu, bạn có thể học được một số điều về hệ thống của mình. Bạn sẽ có thể tìm hiểu những gì sẽ được thực hiện và những nguồn lực bạn sẽ cần để hoàn thành nó. Bạn sẽ thấy ai sẽ chịu trách nhiệm về những phần nào trong việc đáp ứng các mục tiêu của bạn. Bạn sẽ biết khi nào các mục tiêu sẽ được hoàn thành và chúng sẽ được đánh giá như thế nào khi đạt được.

Yêu cầu duy trì các tài liệu này theo tiêu chuẩn ISO 9001 chắc chắn dẫn đến một tư duy hướng tới chất lượng rất tốt trong tổ chức. Khi mọi người đều hiểu và tập trung vào những gì cần phải làm để duy trì chất lượng hàng đầu, ta có thể yên tâm rằng chất lượng sẽ là kết quả.

Tư duy dựa trên rủi ro

ISO 9001 yêu cầu tổ chức cân nhắc các rủi ro và cơ hội trong hệ thống quản lý chất lượng. Cách tiếp cận này có thể giúp ngăn chặn mọi thứ không thành công và tìm cách cải thiện mà có thể không rõ ràng ngay từ đầu.

Khi bạn sử dụng tư duy dựa trên rủi ro, bạn đang tích cực cố gắng ngăn chặn các vấn đề trong hệ thống của mình trước khi chúng phát sinh. Cách suy nghĩ này sẽ đảm bảo rằng hệ thống của bạn hoạt động như bình thường, ngăn ngừa hoặc giảm thiểu các tác động tiêu cực và liên tục cải tiến hệ thống.

Những lợi ích nhận thấy rõ nhất:

• Giúp doanh nghiệp có khái niệm về tư duy dựa trên rủi ro và đánh giá rủi ro trong việc ra quyết định hàng ngày.
• Sử dụng thành thạo các công cụ phân tích rủi ro và cơ hội như SWOT, phân tích lỗi sai tiềm ẩn và các tác động của nó FMEA.
• Tạo ra các mục tiêu chất lượng dựa trên kết quả đánh giá rủi ro.
• Triển khai tư duy dựa trên rủi ro và tham chiếu rủi ro trong các quy trình, có ghi chép lưu trữ lại các rủi ro cùng các hành động khắc phục và phòng ngừa.
• Có phương pháp "Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động" để giảm thiểu rủi ro dựa trên việc hiểu rõ về bối cảnh tổ chức (4.1), hiểu rõ nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan (4.2); hành động ứng phó rủi ro và cơ hội (6.1).
• Doanh nghiệp thật sự thúc đẩy khái niệm sử dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình "Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động" để phát triển và cải thiện hệ thống.
• Doanh nghiệp thực hiện và sử dụng các khảo sát khách hàng, khảo sát nhân viên và khảo sát nhà cung cấp để xác định các vấn đề bên ngoài và nội bộ, cũng như nhu cầu của nhân viên và nhà cung cấp.

Suy nghĩ dựa trên rủi ro không chỉ là hành động tìm kiếm những rủi ro cần phải tuân theo mà còn tìm kiếm cơ hội để cải thiện những thứ có thể đang hoạt động tốt hơn. Bằng cách xác định các cơ hội, có thể thiết lập quan hệ đối tác mới hoặc tạo ra các sản phẩm mới.

Khi được yêu cầu áp dụng phương pháp tiếp cận dựa trên rủi ro, tổ chức sẽ xây dựng và hình thành được nền văn hóa chủ động trong tổ chức của mình để phát hiện ra rủi ro và cơ hội. Điều này dẫn đến sự nhất quán hơn trong việc tạo ra chất lượng tốt và dịch vụ, dẫn đến niềm tin và sự hài lòng của khách hàng cao hơn.

Các hành động khắc phục và phòng ngừa

Mặc dù sẽ có những vấn đề xảy ra trong hệ thống quản lý chất lượng, nhưng ISO 9001 bao gồm các yêu cầu giúp giảm thiểu những vấn đề này cũng như khắc phục chúng. Với cách tiếp cận tư duy dựa trên rủi ro để tìm ra vấn đề, có thể sửa chữa chúng nhanh nhất có thể hoặc thậm chí ngăn chặn chúng. ISO 9001 đưa ra 03 loại giải quyết vấn đề cụ thể:

• Chỉnh sửa là một hành động để loại bỏ sự không phù hợp.
• Hành động sửa chữa là hành động loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp để nó không tái diễn hoặc xảy ra ở nơi khác.
• Hành động phòng ngừa là hành động loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn.

Bằng cách thực hiện ISO 9001, bạn sẽ tập trung nhiều hơn vào việc khắc phục các vấn đề và ngăn chúng tái diễn trong tương lai. Bạn sẽ kiểm soát và loại bỏ thiệt hại trong tương lai trong hệ thống của mình trước khi nó có thể vượt khỏi tầm tay.

ISO 9001 yêu cầu các hành động khắc phục và phòng ngừa phải được lập thành văn bản và lưu giữ dưới dạng hồ sơ. Với sự nhấn mạnh này vào việc giải quyết vấn đề, thật dễ dàng để thấy ISO 9001 có thể giữ cho hệ thống quản lý chất lượng của bạn hoạt động như một cỗ máy được bôi trơn tốt như thế nào. Bằng cách đó, bạn có thể liên tục cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ chất lượng cho khách hàng của mình.

Tăng hiệu quả trong kinh doanh/sản xuất

Hệ thống quản lý chất lượng được hiểu là một hệ thống hiệu quả giúp cho quá trình kinh doanh/sản xuất hoạt động trơn tru. Khi bạn đã thiết lập hệ thống quản lý chất lượng của mình theo tiêu chuẩn ISO 9001, bạn sẽ thấy rằng việc duy trì hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn đó sẽ trở nên dễ dàng. Các yêu cầu giúp giữ cho tất cả các tài liệu của bạn có thứ tự cũng như hỗ trợ trong việc xác định các lĩnh vực cần được cải thiện.

ISO 9001 tạo ra một hệ thống dễ sử dụng cho bất kỳ ai. Mọi thứ đã được thiết lập sẵn, vì vậy bạn không phải lo lắng về việc thay đổi nhân sự ảnh hưởng đến vận hành công ty. Nhân viên đều có quyền truy cập dễ dàng vào tất cả các tài liệu và mọi người đều biết vị trí của họ trong quá trình này. Mất đi một vài mảnh ghép sẽ không dẫn đến sự sụp đổ của toàn bộ hệ thống.

Giảm chi phí

Giảm chi phí có lẽ là một trong những cách tốt nhất ISO 9001 có thể mang lại lợi ích cho tổ chức và hỗ trợ thành công về mặt tài chính. Bằng cách áp dụng ISO 9001 trong hệ thống quản lý chất lượng, bạn có thể thấy được sự tiết kiệm trong nhiều lĩnh vực. Giảm chi phí sau khi áp dụng ISO 9001 có thể là do:

• Cải thiện độ tin cậy của sản phẩm
• Cải thiện quy trình và kiểm soát quy trình
• Cải thiện tài liệu về quy trình
• Nâng cao nhận thức về chất lượng của nhân viên
• Giảm lãng phí, gia công lại và loại bỏ sản phẩm
• Cải tiến liên tục

ISO 9001 đặt trọng tâm vào việc không ngừng cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để đáp ứng các yêu cầu và thậm chí là lập kế hoạch cho tương lai. Có nhiều cách hữu ích có thể cải thiện hệ thống của mình theo cách cung cấp bằng chứng cho thấy mọi thứ luôn tiến về phía trước.

Bằng cách lưu giữ hồ sơ rõ ràng về các quá trình và đầu ra của chúng, bạn sẽ hiểu rõ về cách hệ thống quản lý chất lượng của bạn đang hoạt động. ISO 9001 yêu cầu các đánh giá của ban lãnh đạo thường xuyên để xem xét các kết quả đầu ra này và xác định các cơ hội cải tiến trong hệ thống.

Một hệ thống có thể được cải thiện bằng cách sử dụng các công nghệ mới hoặc tung ra các sản phẩm mới. Điều quan trọng là phải luôn dự đoán các nhu cầu trong tương lai và đổi mới cách đáp ứng những nhu cầu này để giữ được sự hài lòng khách hàng của bạn. Nghĩa là ISO 9001 giúp cho tổ chức giữ được việc duy trì sự ổn định về chất lượng sản phẩm/dịch vụ cho dù có xảy ra chuyện gì đi nữa.

Rõ ràng để thấy rằng việc áp dụng các yêu cầu của ISO 9001 vào thực tế cho tổ chức mang đến nhiều lợi ích cho tổ chức của bạn. Nếu bạn đang tìm kiếm một cách để cải thiện chất lượng cũng như chứng minh rằng tổ chức của bạn có cam kết về chất lượng, nên bắt đầu từ chứng nhận ISO 9001.